Hur skapar man en projektplan? | #39 Komma igång med projektledning

Projektchartrar är brödet och smöret inom projektledning. De ger en tydlig och koncis översikt över målen och syftena som tillhör projektet. Chartern är ett avgörande dokument för alla intressenter, inklusive projektledaren, projektteammedlemmar samt organisationens ledning. Det utgör den formella grunden för hela projektet, eftersom det ger projektledaren befogenhet att påbörja och fortsätta projektet, samt definierar målen, omfattningen och förväntade resultat.

Projektcharter – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Vad bör projektledaren inkludera i projektchartern
3. Motivering för att genomföra projektet
4. Projektmål
5. Projektets omfattning
6. Leveranser
7. Projektets tidslinje
8. Projektbudget och resursallokering
9. Projektrisker
10. Hur skiljer sig projektchartern från affärsplanen?
11. Sammanfattning

Introduktion

Enligt PMBOK är projektchartern ett av de mest väsentliga dokumenten som beskriver projektstrategin. Det definieras som:

“Ett dokument som utfärdas av projektinitiatören eller sponsorn som formellt auktoriserar existensen av ett projekt och ger projektledaren befogenhet att tillämpa organisatoriska resurser på projektaktiviteter.”

Projektchartern formuleras vanligtvis i början och förblir oförändrad. Även om mindre justeringar är tillåtna under genomförandet av uppgifter. Men vad bör dokumentinnehållet vara och hur förbereder man det?

Vad bör en projektledare inkludera i en projektcharter?

Omfattningen av projektchartern beror på storleken och typen av projekt som genomförs. Den bör dock inkludera följande element:

• motiveringen för att genomföra projektet,
• projektmål,
• projektets omfattning,
• resultat,
• projektplan,
• projektbudget,
• designrisker.

Projektchartern bör också inkludera kontaktinformation för projektledaren och nyckelintressenter.

Motivering för att genomföra projektet

När man förbereder en kort motivering för att starta ett projekt är det lämpligt att använda affärsplanen som förberetts i förväg. Den bör skrivas på ett enkelt språk så att den kan förstås av en person som hanterar projektet för första gången. Vanligtvis är en eller två förklarande stycken tillräckliga:

• Vad är den affärsmässiga bakgrunden till projektet?
• Vilket problem löser projektet eller vilken möjlighet ger det att utnyttja? och
• Vad är de förväntade resultaten av projektet?

Projektmål

Det är inte värt att inkludera alla mål i projektchartern. Det är bättre att fokusera på det huvudsakliga målet och de som ligger i hierarkin direkt under det. Beskrivningen av projektmålet i affärsplanen bör ge ett svar på frågan “Vad ska vi göra?” som måste förbli giltig under hela projektet. De huvudsakliga målen och syftena sätter riktningen mot vilken aktiviteterna som utgör projektet strävar. De bör vara tydliga och mätbara och i linje med organisationens övergripande mål.

Projektets omfattning

Projektets omfattning som ingår i chartern definierar projektets gränser, inklusive vad som ingår och vad som inte ingår i projektet. Det behöver inkludera en tydlig beskrivning av projektets resultat och eventuella begränsningar eller antaganden som kommer att påverka det. Därför är det värt att överväga svaret på frågan “Vilka uppgifter kommer att genomföras?” och “Vilka uppgifter kommer inte att genomföras?”. Detta är särskilt viktigt i projekt som involverar flera intressenter, vars outtalade förväntningar på projektets resultat kan avslöjas på detta sätt.

Leveranser

Projektchartern bör inkludera en lista över alla projektleveranser, inklusive en kort beskrivning av varje och de specifika mål de arbetar mot. Den bör också ha en tidslinje för varje punkt, helst med en referens till en milstolpe, samt den person eller det team som är ansvarigt för att leverera dem.

Projektets tidslinje

Projektchartern bör också inkludera en övergripande projektplan, vilket är värt att visualisera med en tidslinje. På den bör projektledaren markera projektets start- och slutdatum, milstolpar eller planerade datum för leverans av resultat.

Projektbudget och resursallokering

Projektchartern bör också inkludera den övergripande projektbudgeten, som oftast presenteras i form av en tabell. Detta gör det enkelt att ange:

• De huvudsakliga kostnadskategorierna – en uppskattning av arbetskraft, material och utrustning,
• Det förväntade förändringsintervallet – för att ta hänsyn till prisfluktuationer eller oförutsedda kostnader,
• Reserver och budgetbegränsningar.

Denna del av dokumentet bör också detaljerat beskriva resursallokeringen, inklusive personal, utrustning och lokaler.

Projektrisker

Riskavsnittet i projektchartern bör skissera potentiella risker och hur man ska hantera dem. Detta inkluderar att identifiera potentiella risker, såsom:

• förseningar,
• kostnadsöverskridanden eller
• omfattningsändringar.

Att lista dem hjälper intressenter att säkerställa att projektledaren, projektteamet och organisationen är förberedda på potentiella problem och har en plan för vad som ska göras för att mildra eller undvika dem.

Affärsplan vs projektcharter

Skillnaden mellan en projektcharter och en affärsplan ligger främst i syftet med vilka de förbereds. En projektcharter är ett dokument som initierar ett projekt, medan en affärsplan argumenterar för varför ett projekt bör startas. Chartern definierar vad som kommer att göras i projektet, medan affärsplanen svarar på frågan “För vilket syfte?”. Båda dokumenten är mycket viktiga för korrekt hantering av ett projekt och hjälper till att göra det framgångsrikt.

Sammanfattning

Projektchartern är ett väsentligt dokument som utgör grunden för genomförandet av projektet och auktoriserar dess initiering. Den skisserar projektmål, syften, omfattning, budget, resursallokering och tidsplan. Den identifierar också potentiella risker och antaganden, vilket ökar chansen att projektet kommer att fortskrida som planerat.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.