Rapport: Coronavirusets påverkan på teamwork

Vad var Coronavirusets påverkan på teamwork? Med deklarationen från Världshälsoorganisationen blev coronavirus sjukdomen COVID-19 en global pandemi den 11 mars 2020. Det infördes olika restriktioner, men den som förändrade arbetstagarnas liv var restriktionen mot pendling från hemmet till kontoret. Detta genererade essensen av distansarbete och definierade kontorets framtid genom hybrida modeller.

Nyheter om distansarbetskooperation och balans mellan arbete och privatliv i COVID-19-eran

Denna rapport kommer att diskutera Coronavirusets påverkan på teamwork och olika trender som framträder som ett resultat av distansarbete.

Viktiga punkter:

• Distansarbete har sett en stor ökning över hela världen, med ekonomier som USA, Kanada, Japan och Storbritannien i spetsen.
• När det kommer till distansarbete har intressenterna blandade åsikter. Medan majoriteten av arbetsgivarna framgångsrikt har hanterat övergången, är de mindre benägna att fortsätta med den fulla distansarbets trenden.
• Även om arbetstagare beundrade flexibiliteten i schemat som erbjuds i distansarbete, är de försiktiga med att missa resurser som är exklusiva för kontorsmiljön.
• Även om teamwork och samarbete upprätthålls genom digitala produkter, är inte alla företag framgångsrika och det finns ett behov av att lära av dem som leder förändringen.
• Statistik om balans mellan arbete och privatliv visade också blandade trender bland arbetstagarna.
• Den hybrida modellen är populär bland majoriteten av intressenterna och kan ses som en norm i den post-COVID-världen.

Coronavirus och distansarbete

Distansarbete var en term som mest användes av digitala fältarbetare som inte var bundna till den traditionella kontorsmiljön. Konceptet blev bredare och omfattade hundratals andra sektorer sedan COVID-19.

COVID-19 gjorde distansarbete till det enda alternativet för att rädda liv. I USA ensam ökade andelen distansarbetare från 17 till 44 som arbetade hemifrån 5 dagar eller mer per vecka.

Enligt U.S Bureau of Labor Statistics ökade även andelen tillfälliga distansarbetare, som endast var 25% under 2018-2019.

Trender för distansarbete i USA före och efter COVID-19 (Statista)

Ekonomier utanför USA

Med COVID-19 stannade världen upp. Liksom USA implementerade många avancerade ekonomier distansarbete för att minska förekomsten av COVID-19.

Japan

Japan är en av de ekonomier som inte bara implementerade distansarbete och upprätthöll det, utan också beslutade om distansarbetets framtid till viss del. I juni 2020 bytte 56,4% av företagen i Japan till hemarbete. Bland dessa implementerade 35,4% helt distansarbete i Japan.

Storbritannien

Storbritannien har också sett en ökning av distansarbete. Före COVID-19 arbetade endast 9% av de vuxna hemifrån. Med pandemin steg siffran till 69% av dem som arbetar 5 dagar eller mindre hemifrån. Siffrorna indikerar också att en stor andel, nästan två tredjedelar, inte har för avsikt att lämna distansarbetet eller återgå till kontorsarbete.

Kanada

Känslorna kring distansarbete i Kanada är inte annorlunda. Enligt en studie bland kanadensiska anställda 2021 önskade mycket få anställda att helt återvända till kontoret när COVID-19-pandemin är över. Endast nio procent av kanadensiska anställda deklarerade att de var villiga att arbeta alla timmar utanför hemmet. Den största gruppen arbetare (40,8 procent) föredrog att arbeta hälften av timmarna hemma och hälften utanför hemmet. Å andra sidan ville cirka 15 procent av distansarbetarna arbeta alla timmar hemma efter coronaviruspandemin.

Nuvarande och framtida distansarbete (Intressenters åsikter)

Många experiment för att anta distansarbete har misslyckats tidigare. Men det var en livs- och dödssituation under COVID-19. Oavsett om intressenterna står för eller emot distansarbete hade de inte mycket kontroll. Därför ser många experter på distansarbetsvillkoren under COVID-19 som en möjlighet att förändra arbetsmiljön en gång för alla.

69% av distansarbetarna, som undersöktes 2014, visade mindre frånvaro än de vanliga kontorsarbetarna, en upptäckte som är lovande för dem som är för distansarbete.

Ändå visar statistiken en blandad reaktion när det kommer till distansarbete. Firmbee tog hänsyn till olika aspekter av distansarbete och fann följande trender:

En undersökning av PWC visade att i juni 2020 lyckades 73% av cheferna framgångsrikt övergå till distansarbetsmiljön, medan andelen i december 2020 steg till 83%. Bland dem säger mer än hälften (52%) att den genomsnittliga produktiviteten har ökat medan arbetarna skiftade till distansarbetsrutiner.

När det kommer till den fullständiga övergången till distansarbete efter pandemin är siffrorna inte lika lovande från både arbetsgivarens och arbetstagarens sida. Endast 13% av cheferna är överens om att helt ge upp kontorsmiljön efter pandemin.

Vad gäller arbetarna är 13% för distansarbete medan för 87% är kontorsmiljön avgörande för deras lärande och tillväxt.

En annan viktig faktor som påverkar anställdas inställning till distansarbete är deras erfarenhet. De minst erfarna arbetarna känner sig mindre produktiva under distansarbete och behöver en kontorsmiljö för att lära och engagera sig.

Teamkommunikation

PWC gav en insikt i kontorets syfte och fann att arbetarna delade upp kontorets syfte i fyra sektioner:

• Kontoret hjälper till att öka personalens produktivitet
• Det ger ett effektivt utrymme för att engagera sig med kunderna
• Kontoret möjliggör för personalen att arbeta i samarbete
• Det säkerställer också att företagskulturen och värderingarna upprätthålls

Alla dessa dimensioner är viktiga. För att uppnå dessa syften bildar kontorspersonal effektiva team och arbetar i enhet för att uppnå effektivitet i arbetet. Med pandemin övergick detta samarbete och teamwork till digitala medel, och många insikter gavs angående positiva utvecklingar, teamwork och andra svårigheter som uppstod vid distansarbete.

Negativa utvecklingar

Socialisering och samarbete som ett team

Socialisering är en viktig aspekt av kontorsmiljön. Denna socialisering är nödvändig för att bygga meningsfulla arbetsrelationer och lära sig nya saker genom andras erfarenheter. Vid distansarbete har arbetarna sett en stor förändring i socialiseringen. Självklart är det inte möjligt att ha ansikte-mot-ansikte-interaktion när man arbetar 9-5 och uppgifter delas för att slutföras separat. Därför klagade 63% av arbetarna på mindre samarbete och uppmanade sina arbetsgivare att hitta nya sätt för teamwork och samarbete och att öka socialiseringen.

Teamkultur

Teamkulturen upprätthålls av de anställda enligt de uppgifter som tilldelas dem. Även om distansarbete har blivit en norm är arbetarna inte nöjda med hur företagen ignorerar värdet av teamkultur. Utan verklig motivation är det inte möjligt att utveckla det som önskas som ett team. Siffrorna visade också att 35% av företagen som antog distansarbetskulturen har misslyckats med att hålla ett evenemang för att främja virtuell teamkultur. Med mindre stöd från arbetsgivarna är de anställda i händerna på sina egna ansträngningar för att göra så mycket de kan.

Positiva utvecklingar

Tillgång till högsta ledningen

Detta är sällan möjligt i kontorsmiljön där verkställande direktörer är den enda länken mellan anställda och ledning. Under COVID-19 är de flesta chefer fortfarande på kontoret medan den högsta ledningen bekvämt engagerar sig med dem som arbetar på olika nivåer. 52% av de anställda har beundrat denna utveckling som upprätthåller den hierarkiska strukturen i kontakt genom digitala medel.

Kommunikationsteknologi

Den mest väsentliga utvecklingen som följer med COVID är den omfattande användningen av kommunikationsteknologier. Microsoft och Zoom ligger i topp och hjälper både utbildnings- och affärssektorn. 26% av företagen har gett mer tillgång till teknologiska resurser till de anställda och har hjälpt till att tillhandahålla kommunikationssätt och främja teamwork.

Balans mellan arbete och privatliv

Distansarbete har medfört många förändringar i arbetstagarnas liv. Å ena sidan finns det bevis på hög produktivitet och låg stress, å andra sidan finns det en känsla av ökad ensamhet och dåligt samarbete. Men en stor förändring förväntas i balansen mellan arbete och privatliv.

Situation före COVID-19

Över 50% av de anställda är missnöjda med balansen mellan arbete och privatliv och klagar på bristande hänsyn från sina företag, att de missar viktiga händelser och en minskning av sin motivation och moral.

Situation under COVID-19

Mer än 50% rapporterar att deras balans mellan arbete och privatliv försämras mer, med 68% som klagar på att de måste arbeta längre under COVID-19. Å andra sidan trodde 50% att deras balans mellan arbete och privatliv förbättrades med distansarbete på grund av schemats flexibilitet, ingen pendling och mer tid med sina familjer.

Lösningar

Under COVID-19 är det naturligt att hitta lösningar som är genomförbara och praktiskt möjliga. Företag använder många digitala produkter för att uppnå de syften som sätts i en kontorsmiljö. Dessa bör antas av dem som har svårigheter att utveckla teamwork.

Webbkonferens med Skype

Skype är redan en välkänd och välutvecklad app som hjälpte till med övergången från kontor till hemmiljö. Men de flesta av dess funktioner användes under COVID-19, såsom omröstningar, frågor/svar-funktion och whiteboard. Företag utvecklade en snabbguide för att anta Skype-webbkonferens för att arbeta effektivt. Företaget visade en ökning på 70% i sina användare inom en månad efter pandemin.

Microsoft Teams och samarbete

En bra projektlednings- och teamarbetslösning som Firmbee kan hjälpa till att hantera alla företagets frågor på distans. Det erbjuder fördelarna med ett teamarbetsverktyg som att fördela uppgifter eller spåra tid. Men magin händer när du använder alla dess funktioner: budgetering, ekonomi- och fakturahantering, rekrytering, CRM och mer. Tack vare att det är mycket anpassningsbart kan nästan alla typer av företag hitta sitt sätt att använda det för att öka produktiviteten, organisera uppgifter och behärska kollektiv kunskap.

BOOM av ZOOM

ZOOM blev ett hushållsnamn under pandemin. Det användes innan, men var begränsat till några få sektorer. Med COVID-19 fann företagen att de befintliga lösningarna var otillräckliga för att engagera sina anställda. ZOOM har valts för att tillgodose team som består av upp till 500 personer. Därför är det inte bara användbart för omröstningar, whiteboard eller chattrum utan också för att hålla ett storskaligt online-evenemang. Applikationen har sett en ökning på 485% i kunder under pandemin.

Andra programvarulösningar

MURAL erbjuder funktioner för workshops och labb för att återskapa dessa aktiviteter med avancerade digitala funktioner. Dess funktioner inkluderar whiteboards, klisterlappar, mallar, tidsplaneringsverktyg och omröstningsresurser. Dess användare har också nått miljontals sedan pandemin. En annan programvara, MIRO, hjälper arbetarna att skapa berättelser, mood boards, virtuell idéutveckling, forskning och design, brainstorming, diagram och kartläggning för att stödja ett agilt arbetsflöde.

Hybrida arbetsmodeller

Även om människor tvingas arbeta på distans, blir den fullständiga övergången till hemarbete inte verklighet. Majoriteten av kontorsarbetarna vill inte gå till kontoret och är villiga att fortsätta arbeta hemifrån. Förutom 12% betonar att kontorsmiljön är avgörande för arbete. Den tredje kategorin (72%) föredrar att använda en hybrid arbetsmodell för att upprätthålla en medelväg och i hopp om att inte förlora den värdefulla kontorsmiljön samt bekvämligheten i hemmet.

Fördelar med hybridmodellen

Ökningen av produktivitet under COVID-19 är en positiv utveckling för förespråkarna av distansarbete. Men arbetarna och arbetsgivarna definierade tillsammans vissa områden där kontorsmiljön blir avgörande. Nedan är en kort idé om de svårigheter som är relaterade till distansarbete.

Även i bekvämligheten av hemmet gör sådana svårigheter interaktioner och samarbetsinsatser genom digitala medel meningslösa. Dessa svårigheter har också översatts till en brist på meningsfulla sociala relationer, komplexiteter i avancerade uppgifter och en minskning av mental hälsa och välbefinnande.

Med hänsyn till dessa fakta erbjuder organisationer en hybridmodell där uppgifter balanseras mellan att arbeta på distans och att arbeta på kontoret.

Övervägandet är också fruktbart för dem som arbetar inom sektorer där distansarbete inte är möjligt, såsom pendling och gästfrihet (60%) och deras försörjning är beroende av dem som går till dagliga kontorsjobb (40%).

Den distribuerade eller hybrida arbetsplatsen kommer att använda hemmet, kontoret och satellitkontor för att ge valmöjligheter för sina arbetare och för att balansera behoven på kontoret och utanför kontoret.

Källor:

Statista; PWC; Fingerprint For Success; Emerald; Deloitte; Harvard Business Review; McKinsey; The Japan Times