Är ett projektledningsverktyg verkligen nödvändigt i din organisation?

Kommer ett projektledningsverktyg att fungera för vilken organisation som helst? Definitivt, ja. I fallet med stora organisationer påskyndar användningen av sådan programvara alla processer avsevärt, underlättar informationsutbytet och säkerställer konstant kontroll över de utförda uppgifterna. Å andra sidan kan små team som genomför småskaliga projekt få tillgång till ett antal användbara verktyg i systemet – inte bara för projektledning, utan också CRM och HR – som förbättrar olika områden av företagets verksamhet.

Projektledningsverktyg – innehållsförteckning:

1. Projektledningsprogramvara – när ska man implementera det?
2. Brist på kontroll över utförandet av uppgifter
3. Brist på korrekt kommunikation mellan teammedlemmar
4. Projektförseningar
5. Brist på kontroll över budgeten
6. Sammanfattning
7. Kolla in vårt allt-i-ett projektledningssystem

Projektledningsprogramvara – när ska man implementera det?

Under ett projekts gång uppstår ofta problem på grund av både externa och interna situationer. Medan externa faktorer vanligtvis ligger utanför vår kontroll, kan interna faktorer elimineras – förutsatt att vi förstår att de är ett permanent och inte bara ett engångsproblem. De 4 vanligaste exemplen på situationer med negativa konsekvenser för hela projektet – för vilka implementeringen av ett lämpligt verktyg skulle kunna vara en lösning – listas nedan.

Brist på kontroll över utförandet av uppgifter

Kan du inte komma ihåg när din underordnade ska slutföra den tilldelade uppgiften? Har du tappat bort anteckningsboken där du fördelade uppgifter för den pågående fasen av projektet? Vet du inte vad dina anställda gör just nu? Om du på något sätt känner att du inte kan upprätthålla kontroll över projektet, bör du definitivt satsa på att implementera ett projektledningsverktyg.

Att lägga till alla uppgifter tillsammans med de ansvariga personerna, ställa in deras prioriteringar och förfallodatum, statusändringar (t.ex. att göra – gör – gjort) – detta är bara några av funktionerna som gör att du kan eliminera problemet med brist på övervakning. Konstant övervakning är trots allt det bästa sättet att uppnå de förväntade fördelarna.

Brist på korrekt kommunikation mellan teammedlemmar

Noterar du att andra teammedlemmar inte vet vad deras kollega gör just nu? Medan det kan verka som att alla bara borde vara ansvariga för sina egna uppgifter, är detta felaktigt tänkande som leder till ineffektiv användning av resurser – och därmed, misstag. Att arbeta i ett team på ett gemensamt projekt innebär att individer är beroende av varandra, vilket gör korrekt kommunikation nödvändig. Med all information i systemet och alla som har tillgång till den kan du kontrollera statusen för andras arbete när som helst och planera dina aktiviteter.

Vad mer är, ett projektledningsverktyg gör att du kan erbjuda hjälp (efter att du har slutfört dina uppgifter) till den person som mest sannolikt kommer att misslyckas med att möta sin deadline. Möjligheten att lagra alla dokument på ett ställe hjälper också till att förbättra kommunikationen mellan olika teammedlemmar. Att ge tillgång till dem till varje person i ett system är det enklaste sättet att samarbeta effektivt med varandra.

Projektförseningar

Förseningar kan hända av olika skäl, och i alla faser av implementeringen – och att utöva kontroll över alla processer utan hjälp av lämplig programvara kan vara betydligt svårt. Ett projektledningsverktyg gör att du kan undvika sådana situationer som påverkar slutresultatet av implementeringen genom att ge dig en konstant möjlighet att kontrollera flaskhalsar. När du har all information i ett system, och det finns en slutförandedatum bredvid varje uppgift, kommer möjligheten för oväntade förseningar att minimeras.

Brist på kontroll över budgeten

Ekonomi är ofta den största smärtan i ett projekt, och bristen på konstant kontroll över inkomster och utgifter kan leda till katastrofala konsekvenser, vilket avsevärt försämrar företagets ekonomiska situation. Självklart kan det hända under projektets gång att vi inte uppfyller de ursprungliga antagandena (på grund av till exempel betydande prisökningar på de varor vi behöver), men genom att hålla koll på all information i ett system kan vi upptäcka problemet tidigare och reagera därefter. Om du någonsin har haft problem med att hålla dig till budgeten, riskera inte att upprepa en sådan situation.

Sammanfattning

Tänk på om de ovan nämnda situationerna någonsin har dykt upp i din organisation, och om deras frekvens var tillräckligt hög för att bli ett problem som hindrar ditt företag från att fungera smidigt. Om svaret är ja, vet du exakt vilket steg du ska ta härnäst. Enklare schemaläggning av uppgifter, bokning av möten, kontakt med kollegor, utövande av kontroll, hålla koll på händelser i din kalender – om du känner att du behöver sådana funktioner, tveka inte längre, välj bara det bästa projektledningsverktyget för dig.

Läs också:Bästa onlinekalendern för projektledning

Kolla in vårt allt-i-ett projektledningssystem:

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva bi-gemenskap på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.