Hur hanterar man projekt? | #3 Komma igång med projektledning

Projektledningsmetoder är uppsättningar av regler och processer som beskriver en projekts livscykel från början till slut. Varje metodologi lägger vikt vid olika aspekter av ett projekt. Men nyckeln till att välja rätt metod är att förstå vad projektet handlar om. Hur hanterar man projekt? Läs vår artikel och lär dig mer.

Hur hanterar man projekt? – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Översikt över projektledningsmetoder
3. Vattenfall
4. Agil
5. Sammanfattning
6. Kolla in vår programvara för projektledning

Introduktion

Behöver du en mycket detaljerad handlingsplan innan du sätter igång? Du kommer att behöva det när du bygger ett hus, eftersom projektet specificerar den ordning i vilken arbetet måste utföras, och alla detaljer – även placeringen av eluttag. Arbetet måste utföras i en viss ordning och i en viss takt för att uppnå önskat resultat, medan varje förändring i projektet är kostsam och riskabel. Därför är uppgiften för en person som hanterar ett linjärt organiserat, förutsägbart projekt först och främst att säkerställa att hela teamet strikt följer planen.

Ledarskapet ser helt annorlunda ut när vi vill skapa en applikation för problemfri bokning av parkeringsplatser. Du kan komma på en idé om hur det ska fungera, och sedan outsourca arbetet till programmerare, designers och grafiska formgivare. Kanske kommer applikationen att fungera precis som vi har planerat. Men det kan visa sig att den inte uppfyller användarnas förväntningar. Det är därför den andra metoden – den iterativa eller adaptiva metoden – handlar om syfte och flexibilitet.

Hur applikationen kommer att se ut och vilka funktioner den slutligen kommer att ha kommer att bestämmas under implementeringen. Vi kan skapa många olika versioner, såväl som funktioner som inte kommer att användas i den slutliga produkten. Detta kommer att bero på de aktuella, föränderliga kundernas behov. Det viktigaste är att applikationen uppfyller sitt syfte. Huvuduppgiften för den person som hanterar ett sådant projekt kommer att vara att klokt anpassa teamets aktiviteter till förändrade marknadskrav och villkor för projektets genomförande.

När vi väl har identifierat vilken typ av projekt vi har att göra med, är det dags att välja rätt ledningsmetod. Så låt oss börja med en översikt över ledningsmetoderna.

Översikt över projektledningsmetoder

De mest allmänna tillvägagångssätten för projektledning kan delas in i:

• Linjära, även kända som förutsägbara – där det är viktigt att utföra planerade uppgifter och steg ett i taget, och slutförandet av ett steg ofta är en förutsättning för att påbörja nästa. Det underlättar hanteringen av komplexa och repetitiva projekt
• Iterativa, eller adaptiva eller evolutionära – där många aspekter av projektet genomförs samtidigt, och målet nås genom att skapa successiva versioner av den fungerande produkten som förbättras genom att analysera de uppnådda resultaten, korrigera och detaljera dem, dvs. iterationer

Mellan dessa två extremiteter finns ett helt spektrum av mellanliggande ledningsmetoder som kombinerar linjära och iterativa element. Bland de specifika metoderna är de mest använda:

• Vattenfall
• Agil
• Scrum
• Scrumban
• Kanban
• Extrem programmering (XP)
• Lean
• Prince2
• Six Sigma
• Kritisk vägmetod (CPM)
• Kritisk kedjeprojektledning (CCPM)

Vi kommer att diskutera de första två ledningsmetoderna nedan. En detaljerad beskrivning av de andra kommer att presenteras i nästa artikel.

Vattenfall

Vattenfallsmetoden, eller cascade-metoden, anses vara den klassiska metoden för projektledning. Det är den metod som ligger närmast det linjära tillvägagångssättet. I detta tillvägagångssätt delas ett projekt in i följande faser:

• identifiering av krav
• analys av krav
• lösningsdesign
• produktutveckling
• testning
• implementering

Du går vidare till nästa steg först efter att ha slutfört det föregående. Det är därför vattenfall främst fungerar för väldefinierade, repetitiva projekt som genomförs i en relativt stabil miljö.

Fördelarna inkluderar en tydlig definition av projektets syfte och arbetsmetoder från den allra första fasen av projektet, som fokuserar på att samla in riktlinjer från alla intressenter. Vattenfallsmodellen väljs också ofta eftersom den är relativt lätt att hantera och lägger stor vikt vid projektets dokumentation, vilket underlättar externa revisioner och gör det möjligt att spåra din uppgiftsfullföljande historia.

Denna modell har också sina nackdelar. Bland de allvarligaste är antagandet att organisationen eller kunden vet exakt vilket resultat de vill ha från början, och deras förväntningar inte kommer att förändras under projektets gång. Det andra stora problemet är behovet av att förutsäga det optimala sättet att utföra uppgifter redan i designfasen. Detta möjliggör mer exakt budgetplanering, men är i sig felbenäget och kostsamt – vilket kräver mycket arbete av specialister i projektets tidiga skeden.

Agil

Agil, en uppsättning av agila projektledningsmetoder, uppstod som ett svar på problemen med vattenfallsmodellen. Den ligger närmast sin motsats, det iterativa och evolutionära tillvägagångssättet. Detta beror på att agil projektledning handlar om kontinuerlig förbättring.

Enligt det Agila manifestet räknas följande värden framför allt i projektgenomförandet:

• människor och interaktioner framför processer och verktyg
• en fungerande produkt framför omfattande dokumentation
• samarbete med kunden framför att förhandla om ett kontrakt
• att svara på förändringar framför att genomföra en fast plan

Fördelarna med agil projektledning inkluderar kontinuitet i förändring och nära samarbete mellan teammedlemmar och intressenter. En av de största nackdelarna å sin sida är den höga ribban som sätts för kommunikationsstandarder. Detta beror på att det i Agil krävs frekvent och djup kundengagemang. I sin tur kan processen för att nå en överenskommelse visa sig vara tröttsam, konfliktfylld och svår att samordna, särskilt när många personer är involverade.

Sammanfattning

Nyckeln till att välja rätt projektledningsmetod är att förstå projektets specifika karaktär och placera det på linjen mellan de två extremiteterna: linjära och evolutionära tillvägagångssätt för projekt. Varje metod har sina fördelar och nackdelar, vilket gör det så viktigt att anpassa arbetsmetoden till det förväntade resultatet, liksom tillgängligheten och kvaliteten på kommunikationen med kunden.

Kolla in vår programvara för projektledning:

Vi har just läst om projektledningsmetoder. Kolla in våra andra serier om Python och Javascript!

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.