Hur väljer man den bästa programvaran för projektledning? | #11 Komma igång med projektledning

Den bästa programvaran för projektledning är en som du inte kan se. Den gör sitt jobb utan att dra mycket uppmärksamhet. Den är lätt att använda och innehåller alla nödvändiga funktioner. Men vad inkluderar dessa “nödvändiga” funktioner? Läs vidare för att ta reda på!

Den bästa programvaran för projektledning – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Projektmallar
3. Vy
4. Integrationer
5. Verksamhetsområden
6. Sammanfattning
7. Kolla in vår programvara för projektledning

Hur väljer man den bästa programvaran för projektledning? Introduktion

Innan vi går vidare för att diskutera specifik programvara för projektledning, låt oss överväga vilka funktioner den bör utföra. Vi har delat upp dagens ämne i tre delar. Först kommer vi att titta på de vyer som erbjuds i olika program. I den andra delen kommer vi att överväga de integrationer som behövs. Och för det tredje kommer vi att titta på vilka områden av en organisations verksamhet sådan programvara bör täcka.

Projektmallar

De flesta program gör det möjligt för dig att hantera flera projekt oberoende. Detta är värt att notera om du arbetar med program eller en portfölj av projekt, och om projektledare i din organisation hanterar mer än ett projekt samtidigt, eller om du driver projekt med ett repetitivt flöde – då är det värt att skapa en projektmall själv som kan användas upprepade gånger.

Men om du använder programmet för första gången, eller om det är ett skräddarsytt projekt, kan du använda de inbyggda mallarna. De gör det mycket enklare och snabbare att komma igång med ett nytt projekt. Detta beror på att de hjälper dig att börja direkt i en färdig miljö, förkonfigurerad och designad för projektledning i till exempel Scrum eller Prince2-metodiken.

Vy

Oavsett vald mall eller metod inkluderar programvara för projektledning oftast standardvyer. De visar den valda aspekten av projektgenomförandet tydligt. För oss är de viktigaste vyerna:

• Tidslinje – som kan skalas för att täcka hela projektets varaktighet eller en vald period,
• Uppgiftslista – för att förhandsgranska uppgifter som för närvarande pågår, nyligen slutförda, eller som ska utföras inom kort,
• Kalender – en agenda för att schemalägga möten och gruppaktiviteter,
• Analytiska verktyg – det vill säga diagram och datavisualiseringar av specifika områden av projektgenomförande och arbetsbelastningen för enskilda teammedlemmar för att generera rapporter,
• Team – en lista över personer involverade i projektet med kontaktinformation.

Integrationer

När man väljer ett program för projektledning läggs det sällan uppmärksamhet på integrationer, det vill säga vilka program och applikationer vårt verktyg arbetar med. Detta beror på att vissa ledningsprogram, såsom Firmbee, är monoliter. Detta är en plattform som erbjuder omfattande stöd för alla projektrelaterade uppgifter – från uppgiftslistor och anteckningar till hantering av fakturor och till och med rekryteringsprocessen för teamet.

Ibland fungerar dock ett program som underlättar projektledning som en uppsättning så kallade mikrotjänster, det vill säga en uppsättning samarbetande moduler som kan slås på och av. I detta fall visar sig integrationer vara mycket användbara. Dessa kan inkludera anslutningar till till exempel:

• externa kalendrar (till exempel Google eller Apple Kalender), vilket gör det möjligt att till exempel skicka mötesinbjudningar,
• kommunikatörer – såsom Microsoft Teams, Zoom eller Slack, vilket gör det enkelt att kommunicera utan att behöva kopiera eller flytta innehåll,
• läsare av olika format, så att du enkelt kan förhandsgranska innehållet i dokument eller bildfiler,
• e-post – för att lägga till uppgifter direkt via mail,
• försäljningsverktyg för e-handel, såsom Salesforce, Zoho Desk och Zendesk,
• molnet för att lagra och dela större projektfiler
• säkra och auktoriseringsverktyg är avgörande, särskilt när man arbetar utanför kontoret och har mindre säkra internetanslutningar,
• specialiserade rapporteringsverktyg, såsom Power BI, Looker eller Google Sheets, till exempel.

När du väljer ett särskilt program är det också värt att fråga dig själv om det bara kommer att fungera på en dator eller om det också har en mobilapp.

Verksamhetsområden

De primära områdena för projektgenomförande som stöds av programvaran är uppgiftshantering över tid, samt budgetvisualisering. Men beroende på vilken typ av projekt som genomförs, kan moduler som:

• kontakter – särskilt om projektgenomförandet inkluderar samarbete med frilansare eller flera kundrepresentanter,
• kampanjer – när marknadsförings- eller försäljningsaktiviteter är en del av projektet,
• dokument – när det är nödvändigt att dela olika material,
• personalresurser – ett alternativ som är särskilt användbart när ett projektteam formas eller personal behöver rekryteras under projektgenomförandet,
• finanser – förutom den övergripande statusen för projektbudgeten är det användbart att ha ett verktyg som gör det möjligt att sammanställa kostnader för olika ändamål, eller att jämföra erbjudanden på produkter och tjänster som är nödvändiga för projektet.

Sammanfattning

De grundläggande funktionerna som programvara för projektledning bör utföra är att underlätta arbetsorganisation och planering. Att använda mallar – oavsett om de är inbyggda eller självskapade – gör det mycket enklare att komma igång. Och tydliga vyer som skildrar specifika aspekter av ett projekts genomförande gör de dagliga uppgifterna trevligare och enklare. Integrationer innebär å sin sida att vi kan använda vår favoritprogramvara genom att kombinera den med den vi använder för att hantera projektet. Om det inte, förstås, är tillräckligt sofistikerat för att kombinera moduler som möjliggör kommunikation, ekonomisk förvaltning och HR.

Kolla in vår programvara för projektledning:

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva bi-gemenskap på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.