Projektledningsmetoder | #4 Komma igång med projektledning

Valet av projektledningsmetoder påtvingas ofta av organisationen, vilket inte lämnar projektledaren fritt spelrum när det gäller hur man planerar och ramar in genomförandet av de uppgifter som ingår i projektet. Det händer dock ibland att vi kan välja projektledningsmetoder själva, eller berika aktiviteterna med element från andra metoder.

Projektledningsmetoder – innehållsförteckning:

1. Projektledningsmetoder – introduktion
2. Scrum
3. Kanban
4. Scrumban
5. Extrem programmering (XP)
6. Lean
7. Prince2
8. Six Sigma
9. Kritisk vägmetod (CPM)
10. Kritisk kedjemetod (CCPM)
11. Sammanfattning

Projektledningsmetoder – introduktion

I följande text fortsätter vi vår presentation av projektledningsmetoder och ser på ett annat sätt som organisationer praktiserar projektgenomförande.

Scrum

Scrum är det mest populära sättet att hantera agila projektteam. Enligt 2021 års 15:e årliga State Of Agile-rapport används Scrum nu för 66% av projekten. Även om det utvecklades för mjukvaruutveckling har det snabbt blivit populärt bland team med andra specialiteter. Det används av HR- och marknadsavdelningar, finansiärer och designers.

Den största fördelen med Scrum är intensiv kommunikation och kontinuerlig förbättring av teamets samarbete samt maximering av teamets motivation och effektivitet. Det fungerar bäst för engångsuppgifter som kräver en innovativ ansats.

Å andra sidan, bland nackdelarna med Scrum, finns specifik terminologi och allmängiltigheten av principerna, som är lättare att lära sig än att tillämpa i praktiken. Därför bör man förbereda sig på att ta in en stor dos terminologi, förstå vem Scrum Master och Product Owner är, och vad en Sprint och dess Retrospective handlar om. Men de mätbara framgångar som uppnås av team som leds med Scrum väger upp för dessa mindre besvär.

Kanban

Enligt den ovan nämnda State Of Agile-rapporten hanteras 7% av teamen med Kanban. Det är bättre lämpat än Scrum för kontinuerliga och repetitiva uppgifter som inte behöver planeras i detalj. Å andra sidan handlar dess huvuddrag om fokus på tidsenlighet och kvalitet på de levererade resultaten.

Projektledarens uppgift är att skapa en kö av uppgifter, från vilken varje teammedlem väljer de uppgifter han eller hon ska göra först. Den största fördelen med Kanban är den tydliga visualiseringen av projektstatus. Det är från Kanban-tavlorna som Kanban fått sitt namn. De delar upp uppgifter i en kö av arbete som ska göras, de som är under arbete och de som redan är gjorda.

Källa: kanban-tavla från ett gratis projektledningsverktyg: www.firmbee.com

Scrumban

Scrumban, som används av 10% av teamen, är en kombination av Scrum och Kanban i mer än bara namn. Vanligtvis tillämpar företag som kombinerar skapandet av innovativa produkter med tillhandahållandet av repetitiva tjänster till kunder det.

Det har fördelen av att minska den tid som behövs för teamkommunikation. Scrumban använder Scrum-principerna för att betona värdet av att förbättra arbetsprocessen och ständigt justera arbetsriktningen för att möta kundernas krav. Å andra sidan använder det Kanban-tavlor, vilket minskar den tid som behövs för att diskutera arbetskrav och resultat. Som ett resultat hålls uppföljningsmöten var tredje eller till och med var tolfte månad.

Extrem programmering (XP)

XP är en av de agila metoderna för genomförande av IT-projekt med hög risk för misslyckande. Den karaktäristiska egenskapen för projektledning i XP:s anda är maximal flexibilitet och att inte planera längre än nödvändigt. Den grundläggande premissen för extrem programmering är å sin sida att förbättra kvaliteten på den utvecklade mjukvaran och livskvaliteten för de som utvecklar den.

Fördelen med XP är det ständiga kontakten mellan teamet och kunden samt den pågående kontrollen över de skapade resultaten, vilket uppnås genom att arbeta i par. En person utför de tilldelade uppgifterna, medan den andra granskar hans eller hennes arbete, ställer ytterligare frågor och fångar fel om det behövs. Å andra sidan, bland nackdelarna med extrem programmering, är först och främst att det är mycket krävande för kunden, som måste vara ständigt tillgänglig för programmeringsteamet.

Lean

Lean Management uppstod strax efter andra världskriget, baserat på projektledningspraxis utvecklade av Toyota. Det fick dock först popularitet i väst på 90-talet efter publiceringen av boken The Machine That Changed the World. Huvudmålet med “lean projektledning” var att minska slöseri, det vill säga att göra bästa möjliga användning av ett företags tid och resurser.

En framgångsrik implementering av Lean kommer att signifikant minska kostnaderna för verksamheten, förbättra effektiviteten samt kvaliteten på produkter och tjänster. Numera används det främst för att hantera produktion, och nyligen har det alltmer tillämpats för att minska den negativa påverkan av produktion på miljön.

Prince2

Namnet Prince2 hänvisar till projektledningsmetoden och certifieringen för Projects In Controlled Environments-metodologin. Den fokuserar på hög standardisering och upprepning av projekt. Av denna anledning används den oftast i företag som utför repetitiva uppgifter. Den möjliggör en exakt definition av projektets ramverk och dess effektiva standardisering.

Det grundläggande problemet med Prince2 har till och med levt upp till sin separata förkortning – PINO, eller Prince2 in Name Only. En av dess grundläggande brister är dess tendens att bli alltmer byråkratisk – hålla oproduktivt möten och skapa dokument som inte har något syfte förutom för hushållningsändamål.

Six Sigma

Six Sigma uppstod på Motorola, och används främst av stora organisationer som är involverade i tillverkning. Huvudmålet med denna projektledningsmetod är att förbättra processer, förbättra kvaliteten och eliminera frekvensen av defekter i färdiga produkter. Den baseras främst på dataanalys och statistik.

Six Sigma har kritiserats för sin låga betoning på kommunikation, vilket resulterar i att de implementerade ledningsförändringarna ofta är ineffektiva och inte ger de förväntade resultaten.

Kritisk vägmetod (CPM)

Kritisk vägmetod (CPM) innebär att skapa en projektmodell som inkluderar följande element:

• uppgifter som är nödvändiga för att slutföra projektet
• uppgiftsresultat
• den tid det tar att slutföra var och en av dem, och
• beroenden mellan uppgifter.

CPM handlar således om att visualisera hela projektet och vägen till slutförande. Det används ofta för projektplanering och spelar en roll som liknar den för ett Gantt-schema i den kaskadmetoden, eller epics i projekt som hanteras genom agila metoder.

Kritisk kedjemetod (CCPM)

Kritisk kedjeprojektledning (CCPM) är en modifiering av CPM-metoden som vi beskrev ovan. Nyckelkonceptet här – kritisk kedja – innebär att identifiera den längsta listan av sammanlänkade uppgifter som måste slutföras för att avsluta projektet. CCPM-metoden fokuserar på resursförvaltning och prioritering av uppgifter. Därför ställer den mycket snävare uppgifter än metoder som Scrum, Agile eller kaskadmetoden (Waterfall).

Sammanfattning

Projektledningsmetoder utvecklas oftast av praktiker. Därför speglar de vanligtvis behoven hos en specifik organisation och svarar på utmaningar som kopplar till en specifik typ av aktivitet – tjänster eller produkter, repetitiva eller unika projekt, resurs- eller personalhantering. Av denna anledning är det tillrådligt att bekanta sig med befintliga projektledningsmetodologier och medvetet välja en eller en kombination av dem som optimalt möter situationens behov.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.