Projektgenomförande | #20 Komma igång med projektledning

Projektgenomförande är genomförandet av uppgifter som leder till uppnåendet av det avsedda målet. Därför omfattar området för projektgenomförande mer än bara att utföra dagliga uppgifter. Det handlar också om att skapa processer, hantera företagets resurser och arbeta för att bygga en öppen, inkluderande miljö som främjar samarbete och lärande.

Projektgenomförande – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Området för projektgenomförande
3. Processhantering i projektgenomförande
4. Retrospektiv, lärande och förbättring
5. Sammanfattning

Introduktion

Genomförandeområdet är ett av de åtta huvudområden där projektaktiviteter äger rum. Det är inte bara en fas som följer efter uppgiftsplanering. Snarare definierar genomförandeområdet allt arbete som pågår under projektet.

Området för projektgenomförande

Projektgenomförande är främst en lång lista med uppgifter som utförs av varje medlem i projektteamet. Dessa väljs från en lista med uppgifter som förberetts av projektledaren, organiseras efter prioritet och publiceras vanligtvis på en Kanban-tavla.

Bland de uppgifter som tillhör området för projektgenomförande hittar vi både återkommande cykliska aktiviteter relaterade till exempelvis programuppdateringar och engångshändelser, såsom att designa en logotyp för en applikation.

Området för projektgenomförande består av aktiviteter relaterade till:

• Utförande av dagliga uppgifter,
• Utveckling av nya uppgifter,
• Ändringar av uppgifter som redan har utförts och planeras för genomförande,
• Skapande av effektiva processer,
• Kommunikation med intressenter,
• Hantera material, utrustning, data och andra företagsresurser,
• Förberedelse av dokument som är nödvändiga för genomförandet av projektet,
• Observera förändringar inom och utanför organisationen som kan påverka projektgenomförandet,
• Kontinuerligt lärande och korrigering av åtgärder.

Vi kommer att titta lite närmare på vilken roll processhantering och lärande spelar i projektgenomförandet, och var områdena för projektövervakning och genomförande möts närmast.

Processhantering i projektgenomförande

För att hanteringen av projektprocesser ska tjäna sitt syfte och inte bli en onödig byråkrati, måste de komma från praktiken. Därför delas deras utveckling vanligtvis mellan projektledaren och projektteamet. I detta tillvägagångssätt bestäms varje intern process, även kallad teknisk eller produktionsprocess, samtidigt av två axlar:

• Genomförandestadiet av uppgiften
• Arbetsflödet gällande en specifik uppgift

Faser av uppgiftsgenomförande

Faserna av en uppgifts genomförande bestäms av så kallade portar, dvs. kriterier som en uppgift måste uppfylla för att gå vidare till nästa fas. Statusen för en given uppgift kan ändras på följande sätt:

• avsedd för genomförande – det vill säga, placerad av projektledaren på att-göra-listan,
• i genomförande – det vill säga, vald för genomförande av en av medlemmarna i projektteamet,
• testad – uppgiften har slutförts och överlämnats till en annan person som testar korrektheten och kvaliteten på dess utförande, om testerna misslyckas återgår uppgiften till föregående fas,
• väntar på publicering – uppgiften har passerat testerna och har godkänts för publicering, produktion eller överföring till kunden, beroende på vilken typ av projekt som pågår,
• avslutad – allt arbete har utförts och resultatet har godkänts som avslutat.

Antalet statusar justeras efter projektteamets behov och specifikationen av de uppgifter som pågår. I sin tur är den minimi-version som ofta används de tre som tas från klassiska Kanban-tavlor som definierar uppgiften som “att slutföra”, “pågående” och “klar”.

Arbetsflöde

Arbetsflödet handlar om stegen som behövs för en uppgift och vem som slutför den vid en given tidpunkt. Det definierar därför ansvaret för att slutföra uppgiften. Arbetsflödet indikerar också vilken åtgärd som behöver vidtas för att uppgiften ska gå vidare till nästa genomförandestadium.

Låt oss överväga hur arbetsflödet för en uppgift kan se ut: “publicera ett inlägg på LinkedIn om projektets slutförande”. Det handlar om att ändra dess status från “pågående” till “slutförd”. Dess arbetsflöde kan se ut som följer:

• Välja ämnet för inlägget och innehållet i publiceringen – den ansvariga personen är en specialist inom sociala medier, som delegerar uppgiften till copywritern och grafiska designern,
• Textförberedelse – uppgiften utförs av en frilansare som specialiserar sig på textskrivning,
• Utveckling av grafik – en grafisk designer förbereder visuella element enligt företagets varumärke,
• Kvalitetskontroll – utvärdering av en marknadsföringsspecialist och eventuella korrigeringar eller godkännande för publicering,
• Publicering – beslutet om tidpunkten för publiceringen fattas av den person som hanterar publiceringsschemat.

Processoptimering

En annan viktig del av processhantering i projektgenomförande är processoptimering. Det handlar om att övervaka och omorganisera processen om den inte fungerar smidigt. Det fokuserar främst på att eliminera flaskhalsar – det vill säga stunder när en person är ansvarig för fler uppgifter än han eller hon kan slutföra, medan andra teammedlemmar väntar passivt tills han eller hon är klar. Flaskhalsar kan också relateras till maskinernas prestanda eller genomförande- eller leveranstid för komponenter från en extern leverantör.

Retrospektiv, lärande och förbättring

Att värdera lärande och skapa en inkluderande miljö som stöder kommunikation och ömsesidig hjälp leder till stora resultat inom projektledning. Därför under möten med teamet är det värt att särskilt uppmärksamma:

• bäst genomförda uppgifter och fira framgångar,
• misslyckande att slutföra uppgifter utan att skylla på teammedlemmar,
• reflektera över hur man arbetar och samarbetar som ett team.

Att förbättra tillsammans och lära av sina framgångar och misslyckanden är det bästa sättet att utveckla bästa praxis för uppgiftsgenomförande. Å andra sidan leder reflektion över arbetsmetoder, motivation, de verktyg som används och till och med fördelningen av roller i teamet till en förbättring av teamets övergripande effektivitet. Därför är det så viktigt att ha regelbundna möten som ägnas åt inte bara sammanfattningar av det arbete som utförs utan också retrospektiv.

Detta beror på att en del av den kunskap som erhållits kan användas omedelbart. På så sätt påskyndar teamet uppgiftsgenomförandet och fördjupar samarbetet. Medlemmarna i projektteamet lär sig av varandra bättre och bättre metoder för att slutföra uppgifter och förbättrar samarbetet.

Sammanfattning

Området för projektgenomförande kräver att projektledaren designar processer, övervakar pågående processer, observerar dem samtidigt och förbättrar dem gradvis. Genomförandeområdet omfattar också alla uppgifter som utförs av projektteamet som gradvis leder till realiseringen av projektmålet.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.