Planeringens område inom projektledning | #17 Komma igång med projektledning

Planering inom projektledning tar lika lång tid som hela projektet. Först skapas den bredaste bilden, milstolpar sätts och de viktigaste implementeringsområdena, ibland kallade epics, identifieras. Men även dagen innan projektet avslutas finns det fortfarande ett avslutningsmöte kvar att planera.

Planering inom projektledning – innehållsförteckning:

1. Planering inom projektledning – introduktion
2. Projektområden
3. Planeringsområde
4. C.L.E.A.R
5. Sammanfattning

Introduktion

I den traditionella kaskadmetoden fanns det en planeringsfas som föregick projektgenomförandet. Det var i denna fas som upprättandet av en detaljerad aktivitetsplan, som satte milstolpar och fördelade budgetresurser mellan de olika uppgifterna, skulle avslutas. När planeringen inom projektledning var klar var det tillräckligt att gå vidare till genomförandet och bocka av slutförda uppgifter steg för steg. Men verkligheten inom projektledning har avvikit skarpt från den idealiserade bilden, där planerings- och genomförandefaserna av ett projekt enkelt kan separeras.

Projektområden

Den senaste PMBOK hänvisar inte längre till efterföljande faser av projektplanering och genomförande. Istället har projektledningsområdet särskiljt prestationsområden, som är de områden där ett projekt äger rum, snarare än dess tidsram. Dessa områden är:

• intressenter
• team
• metoder och projektlivscykel
• planering
• projektgenomförande
• leverans av resultat
• övervakning
• osäkerheter och risker

De blandas och korsar varandra på många ställen. Men att prata om områden istället för faser gör det lättare att särskilja mellan projektlivscykeln och den tillämpade arbetsmetoden. I många metoder sker planering, genomförande och leverans av resultat många gånger under projektet.

Planeringsområde

Med planering inom projektledning genomförs projektet på ett organiserat, koordinerat och målinriktat sätt. Den kunskap och de färdigheter som förvärvas under projektgenomförandet anpassas kontinuerligt för att effektivast nå projektmålet. Det är därför planeringsområdet definieras i PMBOK som:

“Aktivitetsområdet som involverar aktiviteter och funktioner kopplade till den initiala, pågående och utvecklande organisationen och koordineringen som är nödvändig för att leverera projektresultat och utfall.”

Detta innebär att element av planering kan hittas i nästan varje ögonblick av projektet. De är närvarande i initieringsfasen när arbetet med att genomföra projektet ännu inte har börjat, men också i dess slutskeden, under vilka resultaten av teamets arbete testas och implementeras på kundens plats.

Förknippade med planeringsområdet är dokument och verktyg, gemensamt kända som artefakter. Även om de främst används inom projektplaneringsområdet, används de ofta även i andra områden. Till exempel:

• Backlog – tar ofta formen av Kanban-tavlor och är en samling av uppgifter som är schemalagda för genomförande, det tillhör också området för projektgenomförande,
• Projektledningsplan – gäller också för intressentområden och projektgenomförande,
• Riskhanteringsplan – tillhör också området för osäkerhet och risk.

Men oförändrat är den mest betydelsefulla aspekten av planering att skapa en handlingsplan som leder till effektiv realisering av projektmålet.

C.L.E.A.R

C.L.E.A.R. är en av metoderna för att formulera mål. Den formulerades av Adam Crick. Akronymen utvidgas som följer:

• C – Samarbetsinriktad, eller Delad – när man planerar ett projektmål är det viktigt att komma ihåg att uppmuntra projektteamet att arbeta tillsammans
• L – Begränsad, eller Restriktiv – ramen för det planerade projektet måste definieras och vara känd av alla intresserade parter
• E – Emotionell, eller Emotionellt Påverkad – projektmålet bör ärva från sin vision förmågan att väcka lusten till realisering
• A – Uppskattningsbar – att planera ett mål som är för litet fungerar helt enkelt inte för fantasin, det bör sätta ribban tillräckligt högt för att stimulera ambition
• R – Förbättringbar, vilket innebär att den kan förändras och justeras under nya förhållanden

Den sista punkten i C.L.E.A.R.-metoden är särskilt viktig för planeringsområdet. Detta beror på att den betonar behovet av att anpassa målet till förhållandena för projektgenomförande och kontinuiteten i planeringsprocessen.

Användningen av C.L.E.A.R. kan hjälpa till med effektiv planering för att uppnå ett projektmål. Detta beror på att det kopplar planeringsområdet till teamområdet. Detta, i sin tur, marginaliseras ibland när man använder vanliga metoder för att formulera mål, som SMART, till exempel. Så det är värt att kombinera de två metoderna, vilket ger en bredare bild och mer intressanta planeringsmöjligheter.

Planeringsområdet inom projektledning. Sammanfattning

Planeringsområdet är allestädes närvarande inom projektledning. Det följer nästan alla projektledarens aktiviteter. Detta beror på att det är närvarande redan i initieringsfasen som definierar vad projektet är till för. I sin tur spelar det en stor roll i den initiala planeringen, schemaläggningen och definieringen av projektets milstolpar. Men när man planerar projektuppgifter är det viktigaste att agera i anda av lean, det vill säga att planera i detalj endast vad planeringen kräver. Och anpassning, det vill säga att omedelbart använda den kunskap som erhållits under projektet för att förbättra effektiviteten i verksamheten.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.