Att samla in obetalda fakturor i 5 enkla steg

När du driver ditt eget företag kommer du förr eller senare att stöta på en situation där din kund inte betalar i tid. Då kan många frågor snurra runt i ditt huvud. Vilka steg bör du ta för att få betalt? Kommer du att behöva hjälp av en advokat? Eller finns det något du kan göra själv? Ingen fara. I följande artikel svarar vi på dessa frågor. Läs om hur du samlar in obetalda fakturor i 5 enkla steg.

Inkräva obetalda fakturor – innehållsförteckning:

1. Kontrollera detaljerna på din faktura
2. Skicka en vänlig påminnelse
3. Skicka en betalningsbegäran
4. Skicka en slutlig betalningsbegäran
5. Ta kontakt juridiskt

Kontrollera detaljerna på din faktura

Innan du vidtar några åtgärder för att samla in obetalda fakturor, se till att du inte har gjort några misstag. Vi är bara människor och alla gör misstag. Kontrollera därför noga om du har utfärdat en faktura korrekt. Ett skrivfel i bankkontonumret kan avskräcka din kund, trots deras uppriktiga avsikter, från att betala en faktura.

Det är inte det enda du behöver verifiera. Det är viktigt att kontrollera om en faktura har utfärdats i enlighet med beställningen. Om beloppet på fakturan är högre än i kontraktet, är det inte konstigt att din kund inte är villig att betala för det. I sådana fall behöver du utfärda en kreditnota.

En liknande situation uppstår när din kund inte accepterar det utförda arbetet. I detta fall måste du göra korrigeringar. Kontrollera också om du har angett rätt kunduppgifter på fakturan och om den har skickats till rätt adress. Var uppmärksam på fakturadatum och betalningsmetod. Om du är säker på att informationen som anges i denna faktura är fullständig och korrekt kan du gå vidare till nästa steg.

Skicka en vänlig påminnelse

En brist på betalning kan vara en olycklig förbiseelse och ett enkelt missförstånd. Det kan hända alla. Därför bör den första betalningspåminnelsen vara vänlig. Du bör inte kalla in de stora kanonerna direkt. Ta hand om goda relationer med din entreprenör.

Vad bör du inkludera i en sådan påminnelse? Ge tydlig och saklig information i den. Presentera fakta på ett artigt men bestämt sätt. Skriv vilket arbete som har utförts eller vilka varor du har sålt till din kund. Du kan också bifoga en kopia av fakturan till din påminnelse, eftersom din kund kan ha tappat bort den. Ange när betalningstiden gick ut, men sätt inte en ny tidsfrist ännu. Dessutom kan du inkludera det totala beloppet som ska betalas. Vänta på din kunds reaktion i några dagar och skicka sedan nästa påminnelse.

Hur ska du skicka sådan information? Det är bäst att skicka det via e-post, eftersom det är det snabbaste och mest effektiva sättet att kontakta dina kunder. Be din kund att vänligen bekräfta mottagandet av ditt e-postmeddelande. Detta kan komma till nytta senare. Vad händer om din kund inte bekräftar mottagandet av ditt meddelande? Du kan ringa dem och fråga om det direkt. Om det inte fungerar, gå vidare till nästa steg.

Skicka en betalningsbegäran

En betalningsbegäran bör inkludera fakta, eftersom den kan bli bevis i domstol senare. Av denna anledning kan även mindre felaktigheter arbeta emot dig. Se till att förbereda den noggrant. Ett sådant dokument bör skrivas i en lugn ton, särskilt när din kund inte har betalat en faktura för första gången. Var artig och direkt, men överreagera inte så att du inte förlorar din kund.

Eftersom det är ett officiellt dokument bör du skicka en betalningsbegäran med rekommenderat brev. Du kan också använda en mottagningsbekräftelse. Du behöver inte ta till juridiska tjänster i detta skede. Även om ett brev från en advokatbyrå kan ha mer påverkan på din kund, är juridiska tjänster ganska kostsamma. Därför bör du först försöka skriva en betalningsbegäran själv.

Skicka en slutlig betalningsbegäran

Detta är det sista steget innan du tvingar fram frågan. Din slutliga begäran bör tydligt ställa och kommunicera dina förväntningar. Även om det inte finns något exempelbrev tillgängligt för användning, bör en slutlig betalningsbegäran presentera alla fakta och uppgifter angående den obetalda fakturan.

Kom ihåg att inkludera alla nödvändiga detaljer som fakturanummer, belopp som ska betalas och förfallodatum. Ett välskrivet begäransbrev för betalning kommer att visa din kund att du är ganska seriös angående frågan, och det kommer att vara en tydlig signal för dem att du kan vidta rättsliga åtgärder snart.

Det måste erkännas att juridiska ärenden kan vara dyra och tidskrävande. Därför är det dokument du är på väg att skicka den sista utomrättsliga metoden för att lösa ärendet. Ange ett rimligt datum för betalningen. Vanligtvis är den standardbetalningstiden 14 dagar.

Du kan också bifoga dokument som bekräftar kundens skuld. Det kan till exempel vara en varumottagning eller ett kontrakt du har skrivit under med din kund. Kom ihåg att ett kontrakt som skickas via e-post är lika juridiskt bindande som dess pappersversion.

Slutligen kan du lägga till en notis om att om betalningen inte görs inom den ovan nämnda tiden, kommer du att ta ärendet till domstol, vilket kommer att medföra extra kostnader för din kund.

Med vår gratis faktureringsapp kan du ställa in påminnelser för kommande betalningar och med bara ett klick kontrollera det belopp som ska betalas och förfallodatum.

Ta kontakt juridiskt

Om din kund fortfarande undviker betalningen, är ditt enda alternativ att vidta rättsliga åtgärder. I detta skede är det bäst att använda advokathjälp, särskilt om det utestående beloppet är en stor summa pengar. Även mindre misstag i det processuella brevet kan få domstolen att avvisa denna stämning.

Men vad händer om fakturabeloppet är litet? Kostnaden för att anlita en advokat kan vara oproportionerlig i förhållande till skulden. I sådana fall kan du använda en förenklad procedur, som är mindre kostsam och inte kräver advokats involvering.

Du har just läst om insamling av obetalda fakturor. Kolla in våra andra artiklar: 5 vanliga faktureringsmisstag

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av bin på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.