Hur man börjar arbeta med en virtuell assistent? Nyttiga tips

Varje entreprenör som vill utveckla sitt företag över tid når en punkt när de behöver stöd. Men inte omedelbart är antalet uppgifter tillräckligt stort för att anställa en kontraktsarbetare. I sådana fall är den ideala lösningen att använda tjänsterna av en virtuell assistent. Idag kommer vi att fokusera på virtuella assistenter, deras roll i företaget, deras färdigheter och sätt att hitta dem. Om du aldrig har arbetat med en, kommer den här artikeln definitivt att hjälpa dig att välja den ideala distansarbetaren.

Virtuell assistent – innehållsförteckning:

1. Vem är en virtuell assistent?
2. Vad gör en virtuell assistent?
3. Hur hittar man en virtuell assistent?
4. Hur verifierar man färdigheterna hos en virtuell assistent?
5. Vad är det bästa sättet att arbeta med en virtuell assistent?
6. Sammanfattning

Vem är en virtuell assistent?

En virtuell assistent är en distansarbetare som utför tilldelade uppgifter från var som helst i världen med hjälp av en dator och Internet. Det är en person som ersätter en vanlig kontorsarbetare. Denna person kan hantera frågor som är strikt kopplade till att driva ett företag från back office, dvs. utfärda fakturor, kontakt med grossister eller ta hand om webbplatsen, men inte bara. Katalogen av tjänster som erbjuds av virtuella assistenter växer ständigt och detta yrke blir mer och mer populärt.

Vad gör en virtuell assistent?

Bredden av kompetenser hos virtuella assistenter, och därmed katalogen av tjänster de erbjuder, är extremt varierad. Ändå har var och en av dem sin specialisering där de känner sig mest bekväma. Ibland är det mycket omfattande och hänvisar till hela katalogen av uppgifter eller så handlar det om en specifik färdighet. Det är därför när du letar efter en virtuell assistent, är det avgörande steget att specificera de uppgifter du vill få utförda.

Många virtuella assistenter börjar med enkla kontorsuppgifter, men med tiden genomgår de vidareutbildning och utökar sina kompetenser. I slutändan får kunden en anställd som utför ett helt spektrum av uppgifter. Det är mer praktiskt när en person är ansvarig för hela projektet. Både när det gäller konsekvens och kontroll av resultat.

För enkel referens finns nedan en lista över exempeluppgifter som en VA kan utföra:

Typiska administrativa uppgifter

Detta är uppgifter som en traditionell kontorsassistent också utför. Dessa kan inkludera att ta hand om kalendern, schemalägga möten eller hantera e-post. Virtuella assistenter som hanterar administrativa frågor kan också vara ansvariga för utfärdande av fakturor eller beställningar hos tillverkare. En sådan assistent kommer också att förbereda mallar av dokument eller genomföra den initiala rekryteringen av en anställd. Med ett ord – de kommer att stödja dig i alla administrativa och kontorsrelaterade frågor som rör driften av ditt företag.

Online affärsstöd

Denna kategori kan inkludera mycket. En virtuell assistent som specialiserar sig på tekniska frågor kan vara ansvarig för att skapa en landningssida för en ny onlinekurs eller sätta upp en onlinebutik. Vissa assistenter specialiserar sig på specifika program som redigering eller videoredigering.

Marknadsföring och reklamaktiviteter

Denna katalog omfattar alla aktiviteter som syftar till att utveckla ett varumärke. Detta inkluderar skapande av marknadsföringsmaterial, dvs. innehåll, grafik eller video, men också omfattande stöd för sociala medier eller webbplatsen. En virtuell assistent kan också specialisera sig på att skapa reklamkampanjer på en given plattform eller skapa innehåll.

Naturligtvis är listan ovan inte komplett och inkluderar inte alla uppgifter du kan delegera till en assistent. Denna uppdelning innebär inte heller att en person inte kan hantera sociala medier och kontrollera e-post samtidigt. Ofta kommer du att upptäcka att en virtuell assistent kommer att ersätta anställda i flera avdelningar. Denna flexibilitet är en av de största fördelarna med detta yrke och anledningen till att fler och fler entreprenörer arbetar med en virtuell assistent.

Även om en virtuell assistent är uteslutande kopplad till distansarbete, är detta inte alltid fallet. I vissa fall letar uppdragsgivare efter någon som också kan hjälpa till med uppgifter på plats, såsom att besöka kontoret eller skicka dokument på posten.

Hur hittar man en virtuell assistent?

Detta yrke blir mer och mer populärt, men fortfarande vet inte många entreprenörer om möjligheten till distanssamarbete. Även om de har hört något om det, har de ingen aning om var och hur man hittar dem. Det finns flera sätt att inleda samarbete.

Webbplatser

Många virtuella assistenter har sina digitala visitkort i form av webbplatser. På dem visar de upp sina portföljer, färdigheter och feedback från kunder de har arbetat med. Det är dock värt att komma ihåg att de bäst rankade sidorna alltid dyker upp i de första sökresultaten.

Sociala medier

Eftersom det är ett distansjobb, sker rekryteringen också på distans. Att gå med i en av Facebook-grupperna är en av de mest effektiva metoderna. Allt du behöver göra är att lägga till ett inlägg med en jobbannons och en beskrivning av uppgifterna, och som svar kommer du säkert att få några eller dussintals intressanta erbjudanden. Sådana grupper samlar virtuella assistenter, så du kan vara säker på att ditt erbjudande kommer att gå direkt till kompetenta personer. Du kan också lägga till en annons i en av affärsgrupperna relaterade till din verksamhetsprofil. Tack vare detta har du en bättre chans att hitta en person som har erfarenhet eller intressen relaterade till din bransch.

Virtuella assistentbyråer

Vissa byråer arbetar med virtuella assistenter. Denna lösning har sina fördelar och nackdelar. Den största fördelen är att den ansvariga personen tar hand om att välja den bästa anställda. Det är bara upp till dig att komma med en lista över specifika uppgifter som du vill outsourca. Den ansvariga personen på byrån vet exakt vem de arbetar med och vem som är värd att tilldela en specifik typ av uppgift. Dessutom har alla assistenter genomgått en rekryteringsprocess, så de har fått visa sina färdigheter.

I dessa fall signerar du ett kontrakt med en byrå och inte med en specifik assistent, vilket också är en fördel i vissa situationer. För det första kommer ditt ansvar inte att vara att kontrollera arbetet. Vad som betyder något för dig är resultatet, och resten tas om hand av byrån. Den största nackdelen är dock priset, som är högre än i fallet med direkt samarbete. Ändå, om budgeten inte är ett problem för dig, gå för det.

Frilanswebbplatser

En alltmer populär form av att söka efter olika typer av specialister är att lägga till annonser på webbplatser som förknippar frilansare, såsom Upwork. Lägg bara till ett erbjudande och beskriv en specifik position, och efter en tid kommer du att få en mängd svar från hela världen.

Rekommendationer är också ett bra sätt att hitta virtuell support. Det är en bra idé att fråga vänner som arbetar inom liknande branscher eller driver sina företag om de har använt denna typ av lösning. Virtuella assistenter arbetar ofta med flera entreprenörer samtidigt, och att anställa genom rekommendation är ett av de bästa sätten att hitta den perfekta anställda.

Hur verifierar man färdigheterna hos en virtuell assistent?

En välkänd form av initial färdighetsverifiering är att förbereda ett rekryteringsformulär. Detta är ett bra sätt att välja de bästa kandidaterna redan i det initiala skedet och samtidigt en mycket bättre metod för att lära känna kandidaten.

Rätt utvalda frågor kommer att avslöja mycket mer än ett CV eller ett personligt brev. En intressant tillägg till rekryteringsformuläret kan vara situationsfrågor, där du kan beskriva exempel på situationer som företaget har befunnit sig i med en begäran om att lösa ett problem. Sådana svar gör det möjligt att bedöma om en person tänker i liknande mönster och vilka värderingar de styrs av. Ibland åtföljs formuläret också av en kort rekryteringsuppgift, som består av att förbereda grafik i ett specifikt program eller skriva en kort text.

Förutom den grundläggande verifieringen av färdigheter har sådana enkäter en annan fördel. Det krävs lite vilja och engagemang för att svara på dem, så du har mer förtroende för att personen som skickar sitt erbjudande är intresserad av att arbeta med dig och är säker på sina färdigheter.

Efter en initial analys av de erbjudanden som skickats till dig, behöver du välja ut några av de bästa kandidaterna. En videointervju som genomförs online med var och en av dem kommer att hjälpa dig att göra det slutgiltiga valet. Det finns många plattformar som tjänar detta syfte, som Google Meet eller Zoom.

Vad är det bästa sättet att arbeta med en virtuell assistent?

Det finns ett svar på det: det beror på.

När det gäller typen av kontrakt är det oftast B2B, eftersom virtuella assistenter driver sina företag eller arbetar med företagsinkubatorer eller andra typer av företag som gör att du kan fakturera dem för deras arbete. I vissa fall föredrar dock entreprenörer att skriva ett standardavtal. Det är också värt att komma ihåg om ytterligare dokument som bör undertecknas om samarbetet kräver det, såsom ett sekretessavtal.

Samarbete med en virtuell assistent kan vara långsiktigt eller det kan vara en specifik uppgift som ska utföras, t.ex. att genomföra forskning för en specifik beställning eller att introducera produkter på en webbplats.

När det gäller fakturering är situationen inte längre så enkel. Det finns flera alternativ tillgängliga. Vissa virtuella assistenter har timpaket som en entreprenör kan köpa. Paketet kan inkludera 10 eller till och med 40 timmars arbete. Oftast är det giltigt i 30 dagar och entreprenören måste bestämma storleken på paketet i början av månaden.

Sådana metoder fungerar bäst när omfattningen av samarbetet med en virtuell assistent är stor men oregelbunden, t.ex. en entreprenör behöver stöd i kundservice, men gemenskapen är så liten att det är en uppgift för endast en timme om dagen, och uppgifterna för en virtuell assistent inkluderar också att skapa inlägg på sociala medier. Tack vare detta kan hon fritt fördela sin tid till specifika uppgifter och kunden betalar endast för de verkliga arbetade timmarna.

Om samarbetet baseras på en specifik uppgift kan en bättre form av avräkning vara en avräkning för det skapade arbetet. I början av samarbetet kommer ni att komma överens om det slutliga beloppet, t.ex. för att förbereda en reklamkatalog eller sätta ihop en e-bok. I detta fall är det inte viktigt hur mycket tid din assistent kommer att spendera på att förbereda det. Vad som betyder något är effekten – den färdiga produkten.

Sammanfattning

Att arbeta med en virtuell assistent är en chans att hitta en anställd utan att göra ett långsiktigt åtagande. Det är utmärkt för växande företag eller företag som bara behöver stöd säsongsvis. Den ekonomiska aspekten är också en stor fördel. Entreprenören ådrar sig kostnader endast när han behöver dem. Han betalar för verklig arbetstid, inte för att sitta på ett kontor eller ta en kaffepaus.

Fördelarna med virtuell assistans inkluderar också mångsidighet. Å ena sidan kan en entreprenör be om stöd i enkla saker som tar mycket tid varje dag och få utrymme för kreativt arbete och utveckling. Å andra sidan kan han räkna med hjälp med frågor som går utöver hans kompetens, såsom teknisk support för program. Trots allt behöver en företagsägare inte veta allt.

Det är allt du behöver veta om att arbeta med en virtuell assistent. Läs också: 11 anledningar att anställa en virtuell assistent i ditt företag

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.