6 bra metoder för att hantera förlorade, felaktiga, ofullständiga fakturor

Förlorade, felaktiga och ofullständiga fakturor är en plåga för varje revisor och företagare. Du kanske säljer de bästa produkterna eller erbjuder utmärkta tjänster, men om dina fakturor har fel kan du få dina pengar för sent. Att utfärda felaktiga fakturor gör betalningsprocessen längre och mer komplicerad. Du kommer inte att få någon betalning om din faktura är förlorad. Hur undviker du sådana problem? Hur hanterar du förlorade, felaktiga eller ofullständiga fakturor? Läs artikeln för att ta reda på mer.

Förlorade, felaktiga, ofullständiga fakturor – innehållsförteckning:

1. Förlorad faktura – konsekvenser
2. Hur undviker man att förlora fakturor
3. Vad händer när din kund får en felaktig faktura?
4. Hur undviker man att utfärda felaktiga fakturor?
5. Ofullständig faktura – vilka problem kan man förvänta sig?
6. Hur undviker man att utfärda ofullständiga fakturor?

Förlorad faktura – konsekvenser

Vad är en förlorad faktura? Det är ett dokument som aldrig har nått kunden. Det kan finnas många olika anledningar till en sådan situation. De vanligaste orsakerna är:

• Felaktiga adressuppgifter
• Skickar en faktura till fel kund
• Fakturan utfärdades inte
• Brev har förlorats av postföretaget

Konsekvensen av att förlora fakturan är en brist på betalning från kunden. Kunden som inte har mottagit dokument från dig kommer inte att betala. Det är inte lätt att ta reda på att din faktura ännu inte har betalats – det enda sättet är att samla in bekräftelser från dina kunder kontinuerligt, annars är det enda tecknet på en obetald faktura bristen på betalning på ditt konto. I en sådan situation kommer du att tvingas skicka det förlorade dokumentet igen med en ny betalningsfrist. Det betyder att du kommer att behöva vänta länge på dina pengar.

Hur undviker man att förlora fakturor

Om du använder en traditionell form av post försök att välja rekommenderad post eller post med kvittens. Detta kommer att försäkra dig om att dina dokument har nått sin destination. Kontrollera noggrant adressen till din kund innan du skickar din post för att vara säker på att fakturan kommer att levereras till honom. Elektroniska fakturor är ett bättre alternativ, du kan skicka dem via e-post och lösningen är mycket snabbare än traditionell post. Det finns en kvittoval i e-postsystemet som gör att du kan få en bekräftelse på din post. Med sådana alternativ kommer du snabbt att få veta att din faktura har nått rätt person.

Hur undviker man att göra misstag i e-postadressen? Faktureringsprogramvara är mycket användbar i sådana situationer. Du måste ange kundens korrekta uppgifter bara en gång för att vara säker på att adressen alltid är korrekt. Faktureringsprogramvara kommer att hjälpa dig med att utfärda repetitiva fakturor och kommer generellt att hjälpa dig med en bättre organisering av dina dokument.

Vad händer när din kund får en felaktig faktura?

Varje faktura bör tydligt ange vad som är huvudobjektet för transaktionen. Köparen bör inte ha några tvivel om vad fakturan avser. Imprecis bestämning av objektet för transaktionen kan göra betalningsprocessen längre. Du kanske förstår alla termer och fraser som används i ditt dokument, men dina kunder kanske inte förstår dem, särskilt om du tenderar att använda jargong eller otydliga formuleringar.

Frasen “tjänst nr 5” är förståelig för dig, men företaget som gör beställningar på tiotals eller hundratals produkter kommer att ha ett stort problem med att identifiera produkten eller tjänsten från fakturan. Sådan formulering kan orsaka många tvivel – här är det inte ens klart om nummer 5 beskriver säljaren eller köparen. Det finns ingen information om objektet för tjänsten heller.

På samma sätt är frasen “varor enligt beställning nr 5” otydlig. Vi vet inte mycket om varorna, deras antal, typ, frakt eller pris. En sådan faktura kommer att cirkulera mellan avdelningarna i köparens företag och du kommer inte att få betalt förrän alla frågor har lösts.

Vissa misstag kan förekomma angående formuleringen som används i samband med betalningsavsnittet. Använd inte fraser som: efter mottagande, i slutet av månaden, sista arbetsdagen – detta kan leda till misstag. Din kund kan förstå sådana uttryck på sitt sätt. Otydlig information om betalningsterminen kan orsaka en försening i betalningen – du kommer inte att få dina pengar när du förväntar dig det.

Hur undviker man att utfärda felaktiga fakturor?

Den enda lösningen är precis, korrekt formulering. Fakturor som är lätta att förstå gör betalningsprocesserna snabbare. Använd samma formulering på din faktura som på kundens beställningar. På samma sätt, om du har ett avtal med din kund, använd formuleringen från avtalet. Tack vare detta behöver din kund inte tänka två gånger på posterna på fakturan.

Vad gör du om du varken har beställningen eller avtalet? Försök att använda EAN (Europeisk artikelnummer) eller GTIN (Global Trade Item Number) – dessa nummer identifierar de sålda varorna entydigt. Vad gäller tjänster – beskriv dem noggrant, ange datum för tillhandahållande.

Om du utfärdar delbetalningsfakturor, inkludera ytterligare information. Det kommer att hjälpa din kund att kontrollera korrektheten av fakturan. Det kan vara en detaljerad lista som presenterar omfattningen av utförda uppgifter. En bra praxis är att inkludera några av bestämmelserna i kontraktet. Ju mer transparent och begriplig dokumentet är, desto snabbare når det betalningsavdelningen.

Att ange betalningsdatum ger den exakta dagen då din faktura förfaller. Informera om rabatter för tidigare betalningar, om du använder dem. Informera om avgifter för försenade betalningar. Dina kunder måste veta i förväg vad de kan förvänta sig – det hjälper dem att hantera sin betalningsplan. En sådan noggrann hantering av fakturor kommer att ge många fördelar för dina kunder och dig också – avstämning av fakturor kommer att bli mycket enklare.

Ofullständig faktura – vilka problem kan man förvänta sig?

En ofullständig faktura fördröjer faktureringsprocessen eftersom komplettering av data kräver tid. Ofullständiga fakturor flyttas vanligtvis till slutet av betalningskön. Det är mycket osannolikt att en ofullständig faktura kommer att betalas av kunden. Saknad information måste hittas och förklaras. Någon måste ta itu med detta problem. Kunder gillar inte att slösa sin värdefulla tid på sådana frågor. Generellt, om din faktura är ofullständig en gång är det inte ett problem, men frequent mistakes may encourage your client to stop cooperation with you. Ofullständiga fakturor talar dåligt om tillståndet för din förvaltning. Fel i dokument av sådan värde och betydelse som fakturor väcker tvivel hos kunder och frågor. Du kan inte hålla ordning på fakturorna, därför finns det ingen ordning någon annanstans i ditt företag.

Hur undviker man att utfärda ofullständiga fakturor?

Innan du skickar din faktura, kontrollera igen all viktig information. Var noga med att uppmärksamma datum och betalningsmetod. Ofullständiga uppgifter kommer att resultera i brist på betalning på det angivna datumet. Det är bättre att undvika sådana obehagliga händelser. Använd färdiga mallar för att utfärda dina fakturor. En bra värdemall bör ha alla nödvändiga element som krävs enligt lag. Det är fördelaktigt att använda faktureringsprogramvara med mallar som är professionellt skapade av specialister. Med sådana mallar, ska dina fakturor vara prydliga, ordentliga och kompletta. Faktureringsprocessen måste vara välorganiserad och dina fakturor ska vara felfria och utan fel.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.