Fördelar med att använda ett Applicant Tracking System (ATS)

Hur kan du förbättra och snabba upp rekryteringsprocessen i ditt företag? Vilka fördelar finns det för rekryterare och företaget som helhet med att automatisera talangletandet? Nyfiken på att ta reda på mer? Läs vår artikel om ATS.

Fördelar med att använda ett ATS – innehållsförteckning:

1. Vad är ATS
2. ATS-fördelar för HR och företaget
3. Rekryterings-KPI:er
4. Vilka funktioner bör ett bra ATS inkludera?
5. FAQ

Vad är ATS

Rekryteringsprocessen – som består av att förbereda och publicera en jobbannons, samla in ansökningar, granska och intervjua kandidater, och slutligen välja den ideala kandidaten för positionen – är ofta en utmaning för rekryterare.

Tyngda av administrativt arbete och med tids- och budgetbegränsningar gör det dem oförmögna att effektivt söka efter yrkesverksamma och hitta rätt kandidat. Fler och fler företag väljer att automatisera rekryteringsprocessen med hjälp av ATS-verktyget.

Applicant Tracking System är rekrytering och kandidat hanteringsprogramvara som stöder HR i rutinmässiga anställningsaktiviteter.

ATS-fördelar för HR och företaget

Användningen av ATS stödjer rekryterarnas aktiviteter och ger fördelar till hela företaget. Det sparar främst tid och avlastar HR från administrativt arbete.

Rekryterare kan använda annonsmallar, använda multiposting istället för att manuellt publicera annonser på olika portaler, skapa sina egna meddelandemallar eller använda de redan förberedda och snabbt kommunicera med kandidater.

ATS möjliggör också snabb förurval av kandidater baserat på individuellt definierade kriterier och jämförelse av sökandes data med kraven för en viss position – tack vare detta sparar en rekryterare tid genom att inte behöva gå igenom alla mottagna ansökningar utan fokuserar endast på de som valts av systemet, som tillhör kandidater som passar profil för positionen och uppfyller kraven.

Tack vare sådan automatisering är rekryteringen mycket snabbare, och tiden från att sökningen startar till att en anställd anställs minskas avsevärt.

ATS-systemet utgör också en central databas – det innehåller insamlade ansökningsdokument, meddelanden som utbytts med kandidater, historik över redan genomförda intervjuer tillsammans med rekryterarens åsikt. Denna lösning möjliggör åtkomst till all nödvändig information för behöriga personer. I en situation där, till exempel, rekryteraren som leder en viss rekrytering byts under processen, finns det inget behov av att ta in en andra person, eftersom all relevant information om rekryteringssteget och kandidaterna kan hittas i databasen.

Rekryterings-KPI:er

ATS möjliggör också övervakning och rapportering av alla nyckelrekryteringsindikatorer (KPI:er). Dessa indikatorer mäter och övervakar kvaliteten och resultaten av rekryteringsaktiviteter vilket gör att du kan analysera och optimera dina rekryteringsprocesser effektivt. Detaljerade rapporter gör det möjligt, bland annat, att identifiera de mest effektiva källorna till ansökningar.

En annan fördel med att använda ett ATS är kostnadsbesparingar – eftersom det mesta av det administrativa arbetet är automatiserat, behöver vi inte utöka vårt rekryteringsteam. Effektiv användning av rekryteringsbudgeten resulterar i snabbare och mer produktiv rekrytering.

Enkel ansökan, transparens genom hela rekryteringsprocessen, automatiskt skickad bekräftelse av den inlämnade ansökan, nyheter och information om rekryteringssteget, snabb feedback och möjligheten att kontrollera statusen för ansökan online är alla aspekter av ATS som förbättrar kandidatens upplevelse. Det är upplevelsen genom hela rekryteringsprocessen och feedback om företaget. En stor fördel med ATS är att det fungerar bra oavsett företagets storlek eller bransch.

Vilka funktioner bör ett bra ATS inkludera?

ATS-systemet bör stödja rekryterarens åtgärder utan att påtvinga något. Därför bör de möjliggöra personalisering, justera lösningarna efter företagets egna behov, ha en möjlighet att skapa anpassade mallar eller definiera karriärvägar beroende på position och bransch är viktigt.

För att systemet ska visa sig vara användbart i en viss organisation är det värt att testa det i förväg, kontrollera om det är klart, intuitivt, enkelt och bekvämt att använda.

Om det kommer att visa sig vara användbart i en viss organisation och förbättra rekryterarens arbete. Därför är en annan oumbärlig aspekt DEMO-versionen, det vill säga en chans att testa ATS gratis under en viss period.

Snabb, gratis och kunnig kundtjänstsupport är en annan betydande funktion att se efter. Du bör kunna kontakta supportcentret genom olika kanaler – såsom genom ett bekvämt kontaktformulär, en snabb chatt eller telefonkontakt.

ATS bör lagra aktuell information och data i molnet, som alltid kan nås bekvämt online. Som ett resultat är företagets IT-avdelning befriad från bördan av att installera eller underhålla programvaran – detta blir leverantörens ansvar. Detta sparar både kostnader, tid och IT-resurser.

Det sista att tänka på när man väljer ATS-programvara är lagstiftning. Rekrytering involverar känsliga kandidatdata, så programvaran bör vara i enlighet med till exempel allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) när den genomförs i EU-länder och på andra ställen enligt lokala regler. Den bör erbjuda möjligheten att programmera automatisk radering av ansökningar efter en viss tid, så att man inte lagrar personuppgifter om tidigare kandidater onödigt.

ATS har fördelar för rekryterare, kandidater och organisationen som helhet. Det är värt att överväga dess implementering i varje organisation, oavsett bransch, för att påskynda och effektivisera rekryteringsprocesserna. Det sparar kostnader, tid och mänskliga resurser och gör rekryteringen mer effektiv.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook och Twitter!