10 vanliga typer av fakturor

Att driva ett företag är oåterkalleligt kopplat till att utfärda fakturor och dessa kommer i alla former och storlekar. Vissa är vanliga och bekanta, medan andra måste utfärdas en gång i en blå måne. Ändå, som yrkesverksamma, bör vi veta hur man väljer och utfärdar alla typer. Denna artikel kommer att skissera de nödvändiga grunderna för att hjälpa dig att särskilja och snabbt välja just den rätta typen av fakturor.

Typer av fakturor – innehållsförteckning

1. Proformafaktura
2. Förskottsfaktura
3. Försäljningsfaktura
4. Återkommande faktura
5. Delbetalningsfaktura
6. Slutfaktura
7. Sammanställningsfaktura
8. Kreditnota
9. Debetnota
10. Momsfaktura

Proformafaktura

En proformafaktura, eller som vissa säger en preliminär faktura, är en lösning utformad för att visa ditt erbjudande för kunderna. Om de accepterar dina villkor, kommer de att betala fakturan och du kan leverera de varor eller tjänster som anges.

Om kunderna inte accepterar dina villkor, behöver de inte betala. Det beror på att utfärdande av proformafakturor varken ålägger kunderna att betala eller skapar några skatteåtaganden.

Vilka villkor innebär då en sådan skyldighet? Endast när kunden betalar proformafakturan. I sådana fall måste du utfärda en normal faktura och betala alla skatter som rör försäljningen. Vad du får är pengarna även innan behandlingen av beställningen. Hur är det med dina kunder? De drar också nytta av att proformafakturan gör det möjligt för kunden att enkelt och fritt jämföra erbjudanden från flera företag för att välja och välja rätt.

Förskottsfaktura

Vid första anblicken liknar förskottsfakturan proformafakturan. Men titta närmare och du kommer att upptäcka att de skiljer sig åt. En förskottsfaktura innebär en betalningsskyldighet, medan en proformafaktura bara är ett förslag att ingå ett försäljningsavtal.

När är en förskottsfaktura ett bra val? Definitivt, om du behöver åta dig betydande, från din synvinkel, ekonomiska resurser för att slutföra beställningen. Förskottsfakturan gör att du kan ta emot en del av betalningen från kunden även innan varorna eller tjänsterna säljs. Detta kommer att ha en positiv effekt på din likviditet, särskilt när du behandlar stora beställningar. Du kan ställa in värdet som en specifik procentandel av den totala beställningen. Detta ger dig mer säkerhet att dina kunder inte kommer att dra sig ur kontraktet, eftersom de då skulle förlora de pengar som redan betalats.

Försäljningsfaktura

Detta är en vanlig faktura men den kan inte saknas från denna lista. I kommersiella transaktioner förekommer en sådan faktura oftast. Det är det dokument vi alla har i åtanke när vi hör termen faktura. Liksom andra typer av fakturor innehåller den alla 12 element som varje faktura kräver. Den dokumenterar en affärshändelse som ägde rum mellan säljaren och köparen. En sådan faktura kan täcka både försäljning av varor och tillhandahållande av tjänster.

Återkommande faktura

Denna typ av faktura är mycket vanlig för tillhandahållande av tjänster. Den utfärdas på varje förutbestämd period. Oftast är det en månad men du kan också hitta veckovisa, kvartalsvisa eller årliga fakturor. Dessa förekommer vanligtvis i samband med olika prenumerationer.

Avgiften för varje månad fastställs i förväg, så du vet omedelbart vilket belopp som ska betalas. Denna funktion hos återkommande fakturor gör det mycket enkelt att automatisera utfärdandet av sådana fakturor. Genom att använda en faktureringsapplikation kan processen för att utfärda återkommande fakturor bli riktigt enkel och lätt. Allt du behöver göra är att ange viss nödvändig information och nästa fakturor kommer att genereras automatiskt. Vilken information är nödvändig för detta? Vanligtvis räcker följande information:

• kunddata,
• information om vad fakturan avser,
• fakturabeloppet,
• när nästa faktura ska utfärdas,
• betalningsdatum.

För återkommande fakturor är varje efterföljande faktura mycket lik den första fakturan som utfärdades. De kommer att skilja sig åt i nummer, utfärdandedatum och försäljning, samt förfallodatum. Om du känner till e-postadresserna till dina kunder kan du också låta din faktureringsprogramvara skicka dessa fakturor automatiskt, vilket säkert kommer att spara dig mycket tid.

Delbetalningsfaktura

Vid stora projekt är delbetalningsfakturor populära. I denna situation delas det överenskomna arbetet upp i etapper. När en viss etapp är uppfylld utfärdar du en delbetalningsfaktura. Denna metod för fakturering gäller både för leverans av varor och för tillhandahållande av tjänster. Det är bäst att fastställa betalningsschemat i förväg, redan vid kontraktsskrivningen. På så sätt informerar du dina kunder i förväg utan att överraska dem med den faktura du utfärdar.

Vilka är fördelarna med delbetalningsfakturor? De ger dig större likviditet, medan din kund undviker en mycket stor räkning efter att hela beställningen har slutförts eftersom betalningen delas upp i delar och sprids över tid.

Slutfaktura

Denna typ av faktura förekommer vanligtvis efter att en beställning har slutförts. Den kan komma tillsammans med förskottsfakturor eller delbetalningsfakturor. Du utfärdar slutfakturan genom att beräkna beloppet som är skillnaden mellan de slutförda och reglerade fakturorna till dags dato och det totala beloppet av kontraktet. Hur gör man det? Du måste subtrahera värdet av de förskotts- eller delbetalningsfakturor du har utfärdat för projektet från det totala projektvärdet.

Sammanställningsfaktura

En sammanställningsfaktura är praktisk när en kund har lagt flera beställningar hos dig. Du behöver inte utfärda en separat faktura för varje beställning. I detta fall kan du använda en sammanställningsfaktura. Naturligtvis, för att göra denna lösning fördelaktig för dig, får individuella beställningar inte sträcka sig över tid. Varför? Du måste komma ihåg att du kommer att få pengarna först efter en tid efter att fakturan har utfärdats. Därför, om du väntar för länge innan du utfärdar en sammanställningsfaktura, kommer pengarna att krediteras ditt konto för de slutförda beställningarna.

I praktiken kan du schemalägga en sammanställningsfaktura varje viss period, till exempel en vecka eller en månad. I slutet av veckan eller månaden sammanställer du alla beställningar du har gjort för den kunden och förbereder en enda sammanställningsfaktura. Du kan också använda denna typ av faktura när en kund har lagt en beställning men senare lagt till något annat. I detta fall behöver du inte skriva ut två separata fakturor, utan du kan inkludera båda beställningarna i sammanställningen.

Kreditnota

En kreditnota är en typ av kreditfaktura. Den används vanligtvis när en kund har returnerat en produkt, betalat för en produkt men vill avbryta beställningen, eller mottagit skadad eller felaktig vara som innebär en prissänkning som kompensation. Du kan också utfärda denna nota när du vill ge en kund en ytterligare rabatt efter att deras beställning har slutförts och betalats. Den är också tillämplig när en faktura innehåller ett felaktigt och uppblåst totalt belopp, vilket kräver justeringar.

En kreditnota innebär att säljaren är skyldig pengar till köparen. Det är en bekräftelse från säljaren att han eller hon har gett köparen någon form av kredit. Köparen kan använda denna kredit för framtida köp eller begära en återbetalning.

Debetnota

Detta är den typ av korrigerande faktura som du skickar till en kund när du gör ett misstag i att underskatta värdet av sålda varor eller tjänster. En debetnota innebär att kunden förutom fakturabeloppet också är skyldig dig det belopp för vilket notan utfärdades. Skillnaden mellan en kredit- eller debetfaktura och en vanlig faktura är att du skickar den vanliga fakturan när varorna eller tjänsterna säljs. Kredit- eller debetfakturan, å sin sida, utfärdas efter att den vanliga fakturan har utfärdats för att korrigera de belopp som visas på fakturan.

Momsfaktura

I länder där det finns moms (mervärdesskatt), är en mycket vanlig typ av faktura moms fakturan. Den dokumenterar försäljningen av varor och tjänster av enheter som är momspliktiga. Detta är vanligtvis majoriteten av företag som verkar i sådana länder. Intressant nog, även om det inte finns någon moms i ditt land, om du säljer varor eller tjänster till länder där det finns moms, kan du vara skyldig att utfärda en faktura som inkluderar moms.

Läs också: 5 vanliga faktureringsmisstag

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av bin på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.