Arbetsorganisation: 10 tips för att bemästra arbetsorganisation

Undrar du vad hemligheten är bakom framgångsrika människor i deras jobb? Naturligtvis märker du genast att detta är en helt individuell fråga, eftersom varje anställd har en unik uppsättning hårda och mjuka färdigheter, personlighet eller karaktärsdrag. Det finns dock ett element som du kan ta hand om för att förbättra prestationen av dina dagliga uppgifter och öka uppnåendet av förväntade resultat – god arbetsorganisation. Hur? Nedan hittar du vår lista med 10 organisationstips som kan göra det möjligt.

Arbetsorganisation – innehållsförteckning:

1. Planera ditt arbete
2. Fokusera på ett mål (och uppgift) i taget
3. Kom ihåg att ta regelbundna pauser
4. Sätt prioriteringar
5. Uppskatta och kontrollera tid
6. Etablera individuella produktivitetcykler
7. Bli av med distraktioner
8. Arbeta med Kanban-tavlor
9. Använd verktyg för att effektivisera ditt arbete
10. Sätt gränser för kollegor
11. Bättre arbetsorganisation – nu vet du vad du ska göra

Planera ditt arbete

Du kan organisera ditt schema i ett speciellt onlineverktyg, i en online anteckningsbok, traditionellt på papper (vilket som fungerar bäst för dig) – du kan inte glömma att planera ditt arbete om du är intresserad av att förbättra din organisation. Att skriva ner alla att-göra-uppgifter för en viss dag eller vecka är grunden för de nästa stegen vi nämnde. Kom dock ihåg att planera dig själv endast 80% av tiden på jobbet – resten bör avsättas för oförutsedda händelser.

Fokusera på ett mål (och uppgift) i taget

Du kommer inte att kunna uppnå allt du sätter för dig själv direkt – precis som du inte kommer att lyckas slutföra alla uppgifter du har planerat för dagen innan eftermiddagen. Fokusera på det som är mest viktigt för tillfället, så kommer du att se positiva resultat.

Kom ihåg att ta regelbundna pauser

Det är bäst att planera dina pauser varje dag runt samma tid (så långt det är möjligt, förstås) – på så sätt kommer din kropp att komma in i en viss arbetsrytm, vilket gör det lättare att nå dina mål.

Sätt prioriteringar

Vilken uppgift är viktig och brådskande, och vilken kan skjutas upp? När du har planerat ditt arbete bör du bestämma i vilken ordning du ska utföra de olika ansvarsområdena (Eisenhower-matrisen kan hjälpa dig med detta). På så sätt vet du exakt vad du ska göra och hur du smidigt kan gå från en uppgift till nästa, utan att ge dig själv ett ögonblicks tvekan.

Uppskatta och kontrollera tid

För att bäst organisera din tid på jobbet, bör du också förlita dig på att uppskatta hur lång tid det kommer att ta dig att slutföra en viss uppgift. På så sätt får du kontroll över tiden samtidigt som du ökar din motivation att slutföra den. Att ständigt kontrollera takten på dina uppgifter kommer i sin tur att låta dig förutse flaskhalsar och lära dig läxor för framtiden (t.ex. när det gäller att en viss typ av uppgift kräver en förlängd deadline). Dessa två åtgärder förbättrar arbetsorganisationen avsevärt.

Etablera individuella produktivitetcykler

Vilka timmar arbetar du bäst? Att upptäcka om du är mer produktiv på morgonen, vid lunchtid eller på eftermiddagen (och hur denna fakta korrelerar med dina måltider på jobbet) är utgångspunkten för en bättre organisation av ditt dagliga arbete. Det är trots allt bäst att lämna de mest utmanande uppgifterna till när du är mest produktiv så att slutförandet av dem ska gå med åtminstone lite mer lätthet. Under perioden med minst produktivitet bör du å sin sida utföra automatiska och repetitiva uppgifter som inte kräver mycket engagemang. Denna strategi kommer att hjälpa dig att bli av med känslan av bortkastad tid på jobbet.

Bli av med distraktioner

Tänk på att ingenting fungerar så dåligt för att utföra dagliga uppgifter som att ständigt ge efter för distraktioner av alla slag – att kolla sociala medier, besöka kollegor eller granska e-post. Varför? För att det tar ett tag för våra sinnen att fokusera på den aktuella uppgiften och varje distraktion gör att vår koncentration bleknar och vi måste börja om från början. Av denna anledning är det en bra idé att blockera vissa webbplatser under din arbetstid eller använda Pomodoro-tekniken (som stödjer arbete i cykler) för att undvika att ge efter för distraktioner.

I detta avseende, notera också att du stöter på distraktioner både på kontoret och när du arbetar hemifrån – identifiera vad som oftast distraherar dig från ditt arbete och försök sedan att eliminera dessa problem för att förbättra ditt arbetsflöde.

Arbeta med Kanban-tavlor

Att visualisera dina att-göra-uppgifter på Kanban-tavlan (kolumndelning är att-göra-pågående-gjort) förbättrar kontrollen över arbetsflöden. Dessutom gör det att andra kan se om de för närvarande kan använda dina resurser, eller kanske fokuserar du på en viktig uppgift och kan inte hitta utrymme för att hjälpa till.

Använd verktyg för att effektivisera ditt arbete

Tänk på denna typ av programvara (som vår Firmbee projektledningsprogramvara) om du arbetar i ett team och känner behovet av att förbättra kommunikationen mellan de enskilda teammedlemmarna. Lösningar som gör att du kan lagra all nödvändig information om de processer som pågår på ett ställe kan mycket snabbt och effektivt förbättra organisationen av arbetet för de involverade. Men du måste komma ihåg att välja dem lämpligt för ditt teams behov (genom att analysera de områden som orsakar problem).

Sätt gränser för kollegor

Det sista rådet är ett som få vill ta emot eftersom det anses att man kan få en “ovänlig vän”-stämpel genom att göra det. Ändå är det ibland bättre att förmedla till kollegor att du inte kan hjälpa dem just nu än att tvinga dig själv att stödja andra och senare stå inför förseningar i dina uppgifter, vilket kan skada både dig (fysiska och mentala hälsokonsekvenser relaterade till stress och övertid) och organisationen (på grund av missade deadlines).

Bättre arbetsorganisation – nu vet du vad du ska göra

Du kanske tycker att de tips som listas ovan är “triviala” och säkert inte tillräckliga för att rensa upp röran i ditt arbetsliv. Men försök att införliva några av dem i dina dagliga aktiviteter så kommer du snabbt att märka att resultaten kommer att överträffa dina förutsägelser. Naturligtvis är det inte så att alla tips som listas ovan kommer att fungera exakt i din situation (det beror helt på vilka problem du har haft med att organisera ditt arbete hittills), men de är utan tvekan en lämplig utgångspunkt för att tänka på en förändring, genomföra den och sedan – njuta av resultaten.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva bi-gemenskap på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.