Projektinitieringsfas – vad ska man vara uppmärksam på? | #16 Komma igång med projektledning

Projektinitieringsfasen börjar med en idé för ett företag. Den avslutas dock med ett bindande beslut att starta projektet. Innan det är dags att planera budgeten, välja implementeringsmetod och sammansättning av teamet, förbereder projektledaren en översikt av visionen och målet för projektet. Så vad behöver särskild uppmärksamhet under initieringsfasen?

Projektinitieringsfas – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Dokument och intressenter
3. Bestäm hur det nya projektet ska hanteras
4. Från initiering till planering
5. Sammanfattning

Introduktion

Projektinitieringsfasen äger rum endast en gång, oavsett implementeringsmetod. Syftet är att definiera vad projektet handlar om. Det är också den bästa tiden att överge ett projekt om det finns allvarliga tvivel om dess genomförbarhet. I detta tidiga skede kommer organisationen inte att ådra sig stora kostnader, medan det är relativt enkelt för projektledaren att skiljas från ett fortfarande skissartat projekt. Men om ett nytt projekt verkar lovande, vad är värt att uppmärksamma under dess initieringsfas?

Dokument och intressenter

Efter de första arrangemangen är det dags att göra en genomförbarhetsstudie och en projektplan. Det första dokumentet kommer att avgöra chanserna för vår satsning. Medan den andra dokumentet kommer projektledaren att skriva en skissartad ram för satsningen. Även om den fortfarande saknar detaljer, är det dessa två dokument som kommer att tjäna till att övertyga intressenterna om att det nya projektet är värt att driva.

Men vem behöver övertygas? Detta avgörs också av projektinitieringsfasen, där intressentregistret upprättas. Detta är en lista över personer som är direkt relaterade till projektet, dvs. representanter för kunden, organisationens styrelse eller potentiella entreprenörer, bland andra. Intressenterna kan dock inkludera personer som indirekt kommer att påverkas av genomförandet av vårt projekt. Dessa kan vara, till exempel, invånarna på gatan där vi kommer att utföra arbetet, eller anställda på kundtjänstavdelningen där vi kommer att implementera automatiseringen. De kommer inte att vara involverade i projektet, men våra åtgärder kommer att förändra deras boende- eller arbetsmiljö.

Bestäm hur det nya projektet ska hanteras

Men vem är involverad i att förbereda planer för den nya satsningen? Projektledaren är främst ansvarig för dem. Han eller hon kontaktar de personer som kommer att övervaka genomförandet av projektet och fastställer med dem, bland annat, sådana frågor som:

• ansvar
• kommunikationssätt – formella, såsom rapportering, och informella, såsom att ställa frågor om pågående frågor i projektplanering och genomförande
• toleransområden – till exempel, för budgeten och ledtiden för ett planerat projekt, eller de risker som tas.

Om fler personer i styrelsen kommer att vara involverade i projektet, hålls ibland ett möte som kallas ett initieringsmöte för detta ändamål. Det äger vanligtvis rum när projektledaren redan har avslutat arbetet med de första versionerna av de dokument vi skrev om ovan:

• genomförbarhetsstudie
• projektplan
• intressentregister, och ibland en preliminär version av
• riskfaktorsregister.

Från initiering till planering

Det enklaste sättet att ange skillnaden mellan projektinitiering och planering är att ställa de nyckelfrågor som behöver besvaras i båda faserna. Deras jämförelse visas i tabellen nedan:

INITIERINGSFAS	PLANERINGSFAS
Vad är visionen för projektet?	Vad är startdatumet för projektet?
Vad är målet med projektet?	När ska vi genomföra den första milstolpen?
Vad kommer genomförandet av projektet att förändra i organisationen eller hos kunden?	Vilken teammedlem kommer att vara ansvarig för förändringshantering?
Kommer det att vara lönsamt att genomföra projektet?	Hur mycket av budgeten bör avsättas för testning?
Hur hög är risken för projektmisslyckande?	Är den ökade risken under Uppgift A ett hot mot genomförandet av Uppgift B?

Planering är mer detaljerad – den tenderar att besvara frågor om hur man gör något, samt fakta om tidpunkten för genomförande och budget. Initiering, å sin sida, fokuserar på frågor om det övergripande syftet och meningen, samt genomförbarheten av projektet som helhet.

Även om planering ofta äger rum parallellt med initieringsfasen och innan projektet formellt startas, har dessa två områden av projektet olika omfattning. Planeringssteget kan upprepas många gånger under projektet. Detta beror på att det handlar om hur och i vilken ordning specifika uppgifter sker och mål som leder till uppnåendet av projektmålet blir genomförda. Initieringssteget, å sin sida, fokuserar på att definiera projektmålet och bedöma om dess genomförande är möjligt och rimligt överhuvudtaget. Om så är fallet, ingår också att övertyga nyckelintressenter i den delen av steget.

Sammanfattning

I projektinitieringsfasen, fråga upprepade gånger den mest grundläggande frågan: ger det mening att genomföra detta projekt? När allt kommer omkring, när svaret väl är givet, kommer det att avsluta och låsa, så att säga, initieringssteget. Detta kommer att avgöra riktningen och omfattningen av projektteamets arbete under hela den planerade verksamhetens varaktighet.

För att göra rätt val, är det värt att ägna energi åt att noggrant förbereda dokument och etablera ett tydligt sätt att hantera det nya projektet. Dessa investeringar kommer säkert att löna sig i de kommande faserna av dess genomförande.

Är du intresserad av projektledning? Följ vår serie så att du inte missar någon artikel.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av arbetsbin på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.