Vad ska en faktura innehålla? – 12 viktiga element

Den som startar ett företag kommer förr eller senare att behöva utfärda fakturor för sålda varor och tjänster. Vad ska en faktura innehålla? Eftersom det är ett officiellt dokument är dess innehåll strikt reglerat av lag. Med hjälp av tipsen som ges här kommer du säkert att klara av att utfärda fakturor korrekt.

Vad ska en faktura innehålla? – innehållsförteckning:

1. Ordet FAKTURA
2. Unikt fakturanummer
3. Säljarens namn och adress
4. Köparens namn och adress
5. Fakturadatum
6. Leveransdatum
7. Beskrivning av sålda produkter och tjänster
8. Pris och mängd för varje såld produkt eller tjänst
9. Totalt belopp att betala
10. Förfallodatum
11. Betalningsmetoder
12. Tillämpliga skatter

Ordet FAKTURA

Vad ska en faktura innehålla? Om du vill utfärda en faktura, då måste ordet “faktura” finnas med på den. Detta visar att det är ett officiellt dokument som bekräftar försäljningen av varor eller tjänster. Detta ord särskiljer fakturan från andra dokument som används i företag, såsom ett lagerutlämningsformulär eller kommersiellt erbjudande, som också kan innehålla vissa element som är typiska för fakturor.

Unikt fakturanummer

Varje faktura bör ha sitt eget unika nummer. Numren bör tilldelas i följd och det bör inte finnas några sekvensbrott. För att göra det enklare kan du använda olika serier av fakturanummer. Detta är särskilt användbart i stora företag. Varje serie kan ha sin egen numrering och gälla för försäljning från olika lager och handelsplattformar. Tack vare gruppering av dina fakturor kommer du att ha lättare att identifiera ditt företags intäktsströmmar.

Säljarens namn och adress

På fakturan behöver du ange uppgifter som identifierar dig som säljare. Beroende på typen av verksamhet kan detta vara ditt namn eller det fullständiga namnet på ditt företag. Här inkluderar du också din affärsmailadress och skatteidentifikationsnummer.

Köparens namn och adress

Fakturan måste tydligt identifiera till vem du sålt dina varor eller tjänster. Här anger du en liknande uppsättning data som i fallet med ditt företag. Om köparen är en privatperson behöver du vanligtvis inte utfärda fakturan. Men du kan behöva skapa ett sådant dokument på köparens begäran. I sådana fall räcker det med att ange köparens namn och efternamn i det avsedda utrymmet för köparens uppgifter.

Fakturadatum

Du har en specifik tidsperiod för att utfärda fakturan. Hur vet du när du ska utfärda den? Detta bestäms av skatteregler. Eftersom fakturor används, bland annat, för att beräkna skyldiga skatter, kan du inte vänta för länge med att utfärda dem. Varför? Fakturor som utfärdas efter deadline kan betraktas som avsiktlig skatteundandragande. Om du inte vill missa det, fråga din revisor eller använd ett verktyg som låter dig veta hur mycket tid du har för att utfärda din faktura.

Leveransdatum

Vad ska en faktura innehålla? Du måste också ange leveransdatumet för varor eller tjänster på din faktura. Detta är ofta ett specifikt datum, men för vissa tjänster kan det vara månaden då tjänsten tillhandahölls. Om du debiterar dina kunder i förskott kan leveransdatumet hänvisa till det schemalagda leveransdatumet för varor eller tjänster och placeras i framtiden.

Beskrivning av sålda produkter och tjänster

Fakturor måste noggrant beskriva vad du sålt. Detta gäller både varor och tjänster. I fallet med varor är det lite enklare eftersom du kan ange till exempel EAN (European Article Number) eller GTIN (Global Trade Item Number) nummer. När du säljer tjänster bör du också specificera vad tjänsten handlar om, så att det inte råder någon tvekan om att du tillhandahöll den.

Pris och mängd för varje såld produkt eller tjänst

Din faktura måste innehålla pris och mängd för varje såld produkt eller tjänst. Om kunden köpt mer än en vara eller tjänst bör du specificera deras värde. Hur gör man det? Multiplicera helt enkelt antalet köpta enheter med deras pris.

Totalt belopp att betala

Detta är utan tvekan ett av dina favoritmoment på fakturan. Det avgör hur mycket pengar du kommer att få för sålda varor och tjänster. Tänk på att detta måste vara en noggrann sammanställning av priserna för varje artikel. Det finns ingen plats för misstag här. Ett felaktigt angivet totalt belopp kommer att kräva en korrigering, vilket sannolikt fördröjer köparens betalning.

Förfallodatum

Här anger du det datum då din kund måste betala för de varor och tjänster de köpt. Tack vare detta vet du när du kan förvänta dig betalningen. Självklart kan det hända att din uppdragsgivare betalar mycket tidigare. Men kunder misslyckas ibland att hålla de överenskomna betalningsfristerna. Eftersom fakturan är ett juridiskt dokument kan du genom att ange förfallodatumet vidta rättsliga åtgärder som gör att du kan få den skyldiga betalningen.

Betalningsmetoder

Vad ska en faktura innehålla? När du utfärdar fakturor måste du också ange vilka betalningsmetoder du accepterar. Det finns en mängd populära betalningsmetoder tillgängliga för företagare: kontanter, postförskott, banköverföringar, PayPal etc.

Tillämpliga skatter

Om moms är tillämplig i det land där du driver ditt företag, då måste momssatser och belopp inkluderas på fakturan. Det finns dock vissa undantag eftersom vissa företag är befriade från att betala moms. I sådana fall behöver du inte oroa dig för skattesatser. Situationen kan se annorlunda ut om du säljer varor och tjänster utomlands. Då, även om ditt företag är registrerat i ett land där moms inte är tillämplig eller du är befriad från moms, kan du fortfarande behöva ta ut moms på utländska transaktioner.

Skapa fakturor med vår gratis faktureringsapp och faktureringsprogram. Kolla in det här!

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook och Twitter.