HR-avdelningens och teamledarnas påverkan på medarbetarens kvarhållande och engagemang

Utmaningar i anställdas kvarhållande

Personalomsättning är procentandelen av anställda som lämnat organisationen under en viss period och ersatts av nya personer. Det kan vara frivilligt (en anställd väljer att lämna ett företag genom att säga upp sig eller gå i pension), eller ofrivilligt (en anställd blir avskedad). I det andra fallet är sådana beslut oftast avsiktliga och styrda av organisationens bästa.

Anställdas beslut att frivilligt lämna sina jobb kan motiveras av en mängd olika faktorer, till exempel låg arbetstillfredsställelse, brist på karriärutvecklingsmöjligheter eller en obalans mellan arbete och privatliv. I en sådan situation måste ett företag hantera riskerna med personalomsättning, såsom:

• minskad produktivitet – tills en ny person anställs, tar andra teammedlemmar över en anställds tidigare uppgifter, eller arbetet sätts på paus.
• lägre kvalitet på produkter/tjänster – minskad teameffektivitet och produktivitet, i kombination med nyanställdas brist på erfarenhet, leder direkt till en försämring av produktkvaliteten.
• dålig moral – hög personalomsättning påverkar negativt miljön och atmosfären inom organisationen – nuvarande anställda står inför en överväldigande arbetsbelastning, medan nyanställda ofta har svårt att förstå sina uppgifter och de befintliga rutinerna.
• svagare varumärke – en hög omsättningshastighet avskräcker effektivt potentiella kandidater från att skicka in ansökningar för ett givet jobberbjudande, så HR-avdelningar kan ha svårt att fylla lediga tjänster.

Strategier för att behålla anställda

Med tanke på de risker som nämnts ovan är anställdas kvarhållande avgörande. Anställdas kvarhållande kan definieras som ett företags förmåga att behålla anställda i organisationen, vilket vi har skrivit om i detalj i artikeln: “Faktorer som påverkar anställdas kvarhållande.” Låt oss nu diskutera strategier som du kan använda för att behålla anställda i ditt företag:

1. Förbättra rekryterings- och urvalsprocessen

Redan i rekryteringsfasen är det värt att erbjuda ett jobb till kandidater vars kvarhållande, från företagets perspektiv, kommer att vara fördelaktigt. Anställda som inte är rätt matchade kanske inte uppfyller arbetsgivarens förväntningar. Som ett resultat kan de bli avskedade eller ha svårt att anpassa sig till arbetsmiljön, vilket får dem att lämna.

Det är dock svårt att lära känna en kandidat under en enda intervju. Därför är det värt att organisera en flerstegs rekryteringsprocess, under vilken det kommer att vara möjligt att noggrant verifiera sökandens färdigheter, samt bedöma deras anpassning till den organisatoriska kulturen och teamet (t.ex. genom personlighetstester).

2. Erbjuda tillväxtmöjligheter

När man arbetar för samma företag under en lång tid kan en anställd nå en punkt där de känner att de har uppnått sin fulla potential. Och detta väcker frågan: “Vad är nästa steg?” Vid detta tillfälle har de två alternativ, antingen att stanna i en bekant roll som inte längre ger dem glädje och tillfredsställelse eller att söka nya utmaningar någon annanstans.

Det är dock möjligt att förhindra en sådan situation. Som svar på anställdas förväntningar kan ett företag erbjuda förmåner som workshops, utbildningsprogram eller tillgång till kurser som gör att de kan förbättra sina professionella färdigheter. Det bör dock noteras att inte varje anställd kan vara intresserad av att lära sig. Ändå kan behovet av tillväxt tillfredsställas, till exempel genom att erbjuda befordringar eller en förändring av positioner.

3. Uppmuntra feedback och öppen kommunikation

Anställda själva är de som bäst förstår orsakerna till att de lämnar sina jobb. Därför är det värt att fråga dem varför de beslutade att lämna under avskedsprocessen och att ofta prata med dem om de problem de står inför och vad de tycker kan göras för att förbättra arbetsmiljön.

För att säkerställa effektiv kommunikation inom teamen är regelbundna individuella möten avgörande. De ger en möjlighet att utvärdera en anställds arbete och engagemang, samt diskutera deras perspektiv på deras roll och ansvar. Detta hjälper till att matcha uppgifter med deras färdigheter effektivt, vilket kommer att öka deras produktivitet.

HR-avdelningens och teamledarnas nyckelroll

HR-avdelningen och teamledarna spelar en mycket viktig roll i att behålla anställda och öka deras engagemang för arbetet. Men som vi nämnt tidigare har själva rekryteringsprocessen, och även vad som föregår den, också en inverkan på anställdas kvarhållande. Vi pratar om samarbetet mellan HR-avdelningen och teamledaren, som bör kommunicera behovet av att anställa en ny medarbetare vid rätt tidpunkt, och sedan skapa en idealisk kandidatprofil.

Baserat på dessa riktlinjer skapar rekryteraren ett jobberbjudande och börjar leta efter den bästa kandidaten. Kontinuerlig kommunikation med teamledaren bör upprätthållas under hela rekryteringsprocessen.

När en anställd har anställts och blivit bekant med sina uppgifter är det viktigt att övervaka deras arbete. Men överdriven övervakning bör undvikas, eftersom det kan få dem att känna sig obekväma. Syftet med övervakningen är helt enkelt att säkerställa att uppgifter inte tar upp för mycket av deras tid. Om de plötsligt börjar arbeta långsammare, bör teamledaren och/eller HR-avdelningen försöka hitta orsaken. Problemet kan bero på hälsoproblem, såväl som tristess som uppstår från monotona uppgifter eller en överväldigande arbetsbelastning.

Det är viktigt att inte lämna en anställd att hantera problemet ensam – en ömsesidigt tillfredsställande lösning bör utvecklas. I vissa fall kan förlängd uppgiftsutförande bero på brist på specifika färdigheter. Medan anställning av en ny person är en möjlighet, skulle en mer kostnadseffektiv strategi vara att ge en anställd utvecklingsmöjligheter, såsom kurser, utbildning eller tillgång till relevanta böcker. Detta kommer att göra det möjligt för dem att förbättra sina färdigheter och hantera de utmaningar de står inför.

En minskning av anställdas engagemang och tankar på att lämna kan bero på känslor av maktlöshet och brist på förståelse. För att främja en känsla av tillhörighet bör anställda vara medvetna om syftet bakom sina handlingar och den konkreta påverkan de har på organisationen. Att ge dem kontroll över uppgifter och projekt uppmuntrar en känsla av ansvar. Men det är avgörande att inte helt koppla bort, eftersom de kan behöva mentorskap och stöd.

Att ge konstruktiv feedback är också mycket viktigt. En ledare bör inte bara prata om en anställds misslyckanden utan också berömma dem för deras prestationer. Tillsammans med HR-avdelningen och ledningen kan de implementera ett bonussystem som en extra motivator.

Hur kan Firmbee hjälpa dig med anställdas kvarhållande? – fallstudie

Som du kan se är det ganska svårt att behålla anställda i ett företag. Firmbee, ett omfattande verktyg för projekt- och teamhantering, utvecklades som en lösning för att hantera denna utmaning. Hur kan systemets kapabiliteter effektivt användas i praktiken?

1. Rekrytering

Planera hela rekryteringsprocessen, från att skapa ett jobberbjudande (du kan spara det, även som en mall, och använda det för nästa rekrytering), skapa en kandidatdatabas och schemalägga möten i kalendern, till att anställa en person och lägga till dem som medarbetare.

Tack vare automatiska förslag kan du minska den tid som behövs för manuell CV-granskning. Ange helt enkelt de önskade kandidatkraven, och baserat på det kommer systemet att ge en lista över de bäst matchade individerna från databasen.

2. Projekt- och teamhantering

Bygg ditt team med specifika talanger, och identifiera sedan en teamledare. Skapa ett nytt projekt i Kanban-tavlor, bryt ner uppgifterna och tilldela dem till specifika teammedlemmar. Glöm inte att sätta mål för det pågående projektet och inkludera nödvändig dokumentation.

Uppmuntra anställda att spåra sina arbetstimmar, vilket ger dig insikt i deras tidrapporter och låter dig lära dig hur mycket tid de spenderar på varje uppgift. På så sätt kan du reagera snabbt om du märker någon försummelse.

3. Samarbete och feedback

Motivera anställda genom att ge feedback genom kommentarer på specifika uppgifter. Sätt regelbundna möten med teamet och individuella medlemmar med hjälp av en delad kalender. Underlätta både offline- och onlinekonversationer tack vare Firmbees integration med kommunikationsverktyg som Zoom eller Slack.

Sammanfattning

Engagerade anställda kommer inte bara att stanna längre utan också ge konkreta fördelar till företaget. HR-avdelningar och teamledare står inför en utmanande uppgift som kräver analytiska färdigheter, dra slutsatser, identifiera oegentligheter och problem, och reagera snabbt. Samtidigt måste de säkerställa att anställda inte förlorar förtroendet för dem och inte känner sig överväldigade.

Lyckligtvis gör verktyg som Firmbee det möjligt för användare att hantera team och projekt på ett icke-invasivt sätt och automatisera vissa uppgifter, till exempel rekryteringsprocessen. Den tid som sparas kan användas för samtal med anställda och för att tillgodose deras behov.

Nu vet du hur HR och teamledare påverkar anställdas kvarhållande och engagemang. Läs också: Empatisk ledarskap på arbetsplatsen.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva bi-gemenskap på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.