Individuell kompetensbaslinje inom praktikområdet – Del 6 IPMA certifieringsguide

Kompetensområdet “Praxis” handlar om de centrala portföljkompetenserna. Det definierar fjorton kompetenselement. De bestämmer de tekniska aspekterna av att hantera projekt, program och portföljer. Låt oss ta en närmare titt på dem idag. Fortsätt läsa.

Individuell kompetensbaslinje inom praxisområdet – innehållsförteckning:

1. Praxis 1: Design
2. Praxis 2: Mål, syften och fördelar
3. Praxis 3: Omfattning
4. Praxis 4: Tid
5. Praxis 5: Organisation och information
6. Praxis 6: Kvalitet
7. Praxis 7: Finans
8. Praxis 8: Resurser
9. Praxis 9: Upphandling och partnerskap
10. Praxis 10: Planera och kontrollera
11. Praxis 11: Risk och möjligheter
12. Praxis 12: Intressenter
13. Praxis 13: Förändring och transformation
14. Praxis 14: Välj och balansera

Praxis 1: Design

Design beskriver hur krav, önskemål och influenser från en eller flera organisationer tolkas och utvärderas av en individ och sedan översätts till en övergripande design av projektet för att säkerställa högsta sannolikhet för framgång. Från analysen av den externa kontexten skissar vi en preliminär plan för den övergripande arkitekturen av hur projektet ska sättas upp, utvecklas och hanteras.

Detta inkluderar resurser, medel, intressenters mål, fördelar och organisatoriska förändringar, risker och möjligheter, styrning, slutprodukt, prioritet och mest akuta frågor. Eftersom alla externa faktorer och framgångskriterier (och/eller deras upplevda relevans) ofta förändras över tid, bör denna initiala plan ses över periodiskt för att hålla den uppdaterad.

Praxis 2: Mål, syften och fördelar

Varje projekt initieras eftersom interna och externa intressenter vill göra en vinst. Detta kompetenselement beskriver anledningarna till att projektet existerar – vilka mål och fördelar som behöver uppnås, vilka uppgifter som behöver utföras och vilka intressenters krav som behöver uppfyllas.

Alla dessa frågor uppstår ur behoven, förväntningarna, kraven och strategiska mål för den organisation som intressenterna representerar. Syftet med detta kompetenselement är att möjliggöra för individen att bygga en länk mellan vad intressenterna söker och vad projektet är avsett att leverera.

Praxis 3: Omfattning

Omfattning definierar det specifika fokuset eller innehållet i projektet. Det beskriver resultat, effekter, fördelar och det arbete som krävs för att producera dem. Vad mer är, det beskriver vad som inte ingår i projektet. I grunden definierar omfattningen dess gränser. Detta kompetenselement är utformat för att hjälpa individen att förstå var projektgränserna ligger för att kunna hantera och kontrollera det, och att lära sig hur det påverkar (och påverkas av) beslut när det gäller ledning och genomförande.

Praxis 4: Tid

Detta kompetenselement involverar schemaläggning av alla faser och uppgifter i ett projekt över tid för att optimera dess genomförande. Syftet med schemaläggning är att bestämma när vissa uppgifter ska utföras, vilket gör att genomförandet av ett givet projekt blir så effektivt som möjligt. Uppgifter bör därför analyseras, helst presenteras grafiskt i ett diagram eller schema, och tilldelas lämpliga personer eller team. Varaktigheten av varje uppgift bör uppskattas och placeras i tid. Detta kommer att säkerställa att sekvensen av aktiviteter upprätthålls och att hela processen optimeras.

Praxis 5: Organisation och information

Det omfattar definition, implementering och hantering av den temporära projektorganisationen. Det definierar nödvändiga roller och uppgifter samt effektiv kommunikation i en organisation. Detta kompetenselement inkluderar också skapande och lagring av dokumentation, samt planering av kommunikationsprocesser och personalresurser. Det säkerställer ett effektivt informationsflöde mellan människor och högkvalitativt beslutsfattande.

Praxis 6: Kvalitet

Kvalitet i ett projekt kan förstås på två sätt. För det första innebär det kvaliteten på själva processen – det vill säga hur projektet är organiserat. Det hänvisar till införande, implementering och kontroll av standarder, och att upprätthålla kvalitet i varje steg av projektet. Å andra sidan innebär det att hantera och kontrollera kvaliteten på produkterna och resultaten av hela projektet. Begreppet kvalitet hänvisar till hela projektet från dess initiering till överlämnandet av den färdiga lösningen.

Praxis 7: Finans

Begreppet finans inkluderar alla aktiviteter relaterade till uppskattning, planering, utgifter och kontroll av de medel som flödar in och ut ur ett projekt. I det initiala skedet av projektet måste individen bestämma vilka kostnader som är nödvändiga för projektet – detta kallas att definiera budgeten. Individen måste också vidta åtgärder relaterade till hur projektet finansieras eller bekostas.

Praxis 8: Resurser

Detta kompetenselement inkluderar att definiera, skaffa, kontrollera och utveckla alla resurser som är nödvändiga för att uppnå projektets mål. Dessa resurser kan vara människor, men också deras kunskap och erfarenhet, anläggningar, utrustning, material eller verktyg, etc. – alla varor som är nödvändiga för att utföra de planerade uppgifterna och uppnå de uppsatta målen. Denna kompetens definierar hur man skaffar och använder resurser, optimerar och kontrollerar dem för bästa möjliga effektivitet i projektet.

Praxis 9: Upphandling och partnerskap

Det omfattar alla processer från upphandlingsplanering till inköp och kontraktsadministration. Det gör det möjligt att få det bästa tillgängliga värdet från en given leverantör eller partner, vilket hjälper till att leverera det bästa värdet för köparen och organisationen.

Praxis 10: Planera och kontrollera

Baserat på designen bildar alla dess element en balanserad plan. Dess genomförande bör kontrolleras och regelbundet uppdateras, i takt med förändringar som sker i projektet eller dess kontext. Denna kompetens kombinerar all nödvändig information och möjliggör beslutsfattande. Den väsentliga cykliska processen inkluderar successivt: planering, genomförande, övervakning och korrigering av planen eller dess genomförande.

Praxis 11: Risk och möjligheter

Det handlar om identifiering, bedömning, strategisk planering och kontroll av risker som uppstår inom ett projekt. Rätt hantering av risker och möjligheter kan hjälpa beslutsfattare att fatta informerade beslut baserade på tillgänglig information och tilldela prioriteringar till specifika aktiviteter. Riskhantering är en pågående process – så den sker under hela projektets livscykel.

Praxis 12: Intressenter

Detta kompetenselement involverar att identifiera, analysera, engagera och hantera intressenters attityder och förväntningar. Huvudsyftet med detta kompetenselement är att säkerställa att individen upprätthåller intressentengagemang genom att effektivt hantera intressenters förväntningar och intressen, samt deras påverkan på projektet.

Praxis 13: Förändring och transformation

Förändring (dvs. att förbättra den nuvarande situationen, med hänsyn till det förflutna) och transformation (dvs. utvecklingen av nya situationer, baserat på en vision av framtiden) möjliggör de processer, verktyg och tekniker genom vilka en organisation och dess anställda kan göra modifieringar som leder till antagande och implementering av en förändring. Detta gör det möjligt att uppnå de förväntade resultaten och framgången för hela projektet.

Praxis 14: Välj och balansera

Detta är det sista kompetenselementet. Det beskriver urval och balansering av komponenter i portföljer. Det fokuserar på att utvärdera, välja och övervaka prestandan hos projekt och program, och säkerställa att portföljen som helhet ger optimala fördelar för organisationen.

Du har just läst en artikel om individuell kompetensbaslinje inom praxisområdet. Läs också: Hur man hanterar stora frågor inom projektledning.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.