Vad är informationssystemens roll inom personalhantering?

Human resource information systems är ett effektivt verktyg som används av den stora majoriteten av moderna organisationer. I den moderna teknikens tidsålder är det svårt att föreställa sig HR-hantering utan IT-stöd. I vilken grad dessa system är anpassade till en organisation beror på dess storlek, komplexiteten i dess processer, dess inställning till användningen av moderna verktyg samt dess resurser och kapital. Implementeringen av IT-system eller moderniseringen av befintliga kräver inte bara ekonomiska utlägg, utan också organisatoriska, personal- och mentala förändringar, samt kunskap om programmet. Därför, innan du beslutar dig för att implementera sådan programvara, analysera och förbered dig för de nödvändiga förändringarna.

Informationssystem i personalhantering – innehållsförteckning:

1. Element av informationssystem
2. Användbarhet av informationssystem i HRM
3. Fördelar med att använda informationssystem
4. Sammanfattning

Element av informationssystem

Ett informationssystem är en del av informationsteknik (IT) som använder datorverktyg. För att ett system ska kallas IT måste det bestå av datorhårdvara, programvara, telekommunikation och anställda.

Hårdvara är en uppsättning teknisk utrustning som möjliggör överföring, mottagning och bearbetning av information. Hårdvara består av sådan utrustning som inmatningsenheter (tangentbord, läsare, mus), utmatningsenheter (skärmar, skrivare, skannrar), processorer och minne. På grund av den snabba utvecklingen av moderna IT-lösningar förändras hårdvaran ständigt och blir snabbt föråldrad. Den mest bekväma och populära hårdvaran som används i personalhantering är en personlig dator (bärbar dator) och en smartphone.

Programvara är en samling av program, instruktioner, implementerade gränssnitt och integrerade data som möjliggör bearbetning av data för det syfte som användaren anger. Genom att använda programvaran byggs grundläggande verktyg som olika databaser, som fungerar som samlingar av sammanlänkade data. Anställdedatabasen innehåller all information om anställda, modell databasen möjliggör simulering av konsekvenser av beslut och utvärdering av anställda. Kunskapsbasen, å sin sida, möjliggör kunskapshantering, studier av anställdas beteende och genomförande av utbildningsprogram.

Telekommunikation innebär att koppla samman arbetet hos flera datorer och terminaler. Datorer kan kopplas samman på regional, nationell eller global nivå. En sådan lösning gör det möjligt att skapa virtuella organisationer och genomföra distansarbete. Telekommunikation fungerar baserat på telefon, fiberoptik, men också trådlösa och till och med satellitnätverk.

Anställda är det viktigaste och mest värdefulla elementet i informationssystemet. Personalen som driver systemet består av programmerare, arkitekter, chefer och användare. För att systemet ska fungera effektivt är det nödvändigt att utbilda och introducera anställda till nya uppgifter. Små företag använder vanligtvis extern teknisk support. De större anställer IT-specialister för att övervaka driften och den pågående moderniseringen av systemet.

Användbarhet av informationssystem i HRM

Innan du beslutar dig för att använda ett informationssystem, genomför en analys av organisationen och, i synnerhet, de anställdas behov som ansvarar för HRM-politik. Svara på frågan om huruvida och i vilken utsträckning systemet kommer att underlätta deras arbete och om de genomförda aktiviteterna kommer att vara mer effektiva. Det kan också vara till hjälp att genomföra en ekonomisk kalkyl för en specifik situation. Det är värt att komma ihåg att användbarheten av informationssystem beror på rollen och platsen för personalhanteringsavdelningen i företagets struktur.

Fördelar med att använda informationssystem

Human resource information systems som finns på marknaden skiljer sig åt när det gäller funktionalitet. Men det är deras unika egenskaper som påverkar deras implementering och användning. Rätt implementering av HRIS har flera mätbara fördelar såsom

• Besparingar. Avkastningen på investeringar är långsiktig, men efter en tid syns de ekonomiska resultaten av systemimplementeringen. Det centraliserade systemet möjliggör integration av mindre processer till en, vilket leder till en betydande ökning av arbetsproduktiviteten. Modulen för professionell utveckling minskar logistiska kostnader kopplade till organiseringen av utbildning.
• Förbättrad kommunikation. Den centraliserade databasen minskar den så kallade “kommunikationsbruset” genom att tillhandahålla en oförändrad uppsättning information för alla anställda i organisationen. Att minska fel orsakade av arbete med felaktiga data minskar också kostnaderna och eliminerar felaktiga beslut.
• Analys och rapportering. Sammanställnings-, sorterings- och tolkningsfunktioner gör det möjligt att analysera data enkelt och snabbt, och den erhållna informationen är inte föremål för fel. Snabb tillgång till rapporter gör att chefer kan fatta mer exakta personalbeslut.
• Ökad produktivitet. Systemets funktioner effektiviserar arbetet relaterat till exempelvis spårning av tidkort eller analys av anställdas kvarhållande och omsättning. Avancerade informationssystem automatiserar de mest tråkiga uppgifterna.

Informationssystem – sammanfattning

Information för personalhantering, som bearbetas i informationssystemet, är särskilt viktig. Tack vare denna specifika kunskapsbas är det möjligt att effektivt hantera personal genom adekvat planering, organisering, ledning och kontroll.

Information om organisationen och dess omgivning avgör hur rätt personalbeslut fattas. Det ökande antalet problem inom personalhantering på senare tid gör implementeringen av ett IT-hanteringssystem till en av de viktigaste förutsättningarna för framgång inom detta område. Rätt användning av systemet kan vara en av de viktigaste faktorerna som leder till ett företags konkurrensfördel.

Läs också: Typer av HRIS-programvara.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva bi-gemenskap på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.