Hur man förbereder en framgångsrik projektkontinuitetsplan? | #21 Komma igång med projektledning

Hur förbereder man en beredskapsplan? Det är bäst att ta ett steg-för-steg-tillvägagångssätt när man skriver ner den. På så sätt, när krisen kommer, kan du lugnt nå efter mappen som beskrivs som “Plan B”.

Projektberedsplan – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. När är det värt att ändra projektgenomförandeplanen?
3. Plan B: för möjligheter och hot
4. Hur förbereder man en beredskapsplan?
5. Sammanfattning

Introduktion

En projektberedsplan skapas baserat på en analys av riskområden. Syftet är att minimera förluster när saker inte går enligt plan och också att dra nytta av oförutsedda möjligheter som dyker upp längs vägen. Med andra ord, beredsplanen tjänar till att optimera hur man svarar på risker.

Den kan inkludera idéer för att svara på en nödsituation eller när oväntade tillväxtmöjligheter uppstår. Till exempel kan den inkludera idéer för att få ytterligare finansiering om budgeten överskrids eller en lovande investerare dyker upp. En beredsplan kan också indikera alternativet att omfördela ansvar inom teamet vid plötslig frånvaro av en nyckelspecialist eller möjligheten att anställa en ytterligare person. Förberedelsen av en beredsplan gör det också möjligt att definiera de villkor som definierar marknadssituationen där hela projektet omedelbart bör stoppas. Men när bör ett beslut fattas om att genomföra en Plan B? Och hur skapar man en beredsplan för att förbereda sig för de mest sannolika scenarierna?

När är det en bra idé att ändra projektgenomförandeplanen?

Risker följer med genomförandet av vilket projekt som helst. Det bör bedömas i initieringsfasen och sedan övervakas under hela dess varaktighet. Enligt PMBOK är det mest effektivt att svara proaktivt på förändringar, det vill säga att justera handlingsplanen till förhållandena innan riskerna når en kritisk punkt och att acceptera risker av viss nivå och avstå från att undvika dem till varje pris.

Genomförandet av en beredsplan bör bero på flera faktorer. Först och främst bör svaret vara:

• adekvat till hotets nivå – det vill säga, vi avbryter inte projektet för att Projektledaren har en förkylning,
• realistiskt – det vill säga, med hänsyn till kontexten av hotets uppkomst, till exempel, om priset på råvaror stiger snabbt i hela landet, tar vi oss inte tid att leta efter en billigare leverantör,
• medvetet taget av en person som kommer att bära ansvaret för det i förväg, efter att ha övervägt olika svarsalternativ.

Mycket ofta gör en beredsplan att situationen snabbt kan kontrolleras. Med ett väl utformat sätt att svara på oväntade händelser kan projektet återgå till den normala genomförandeprocessen. Men ibland innebär genomförandet av en beredsplan att viktiga områden av projektet måste omformas.

Plan B: för möjligheter och hot

Vilka typer av risker bör man vara särskilt uppmärksam på? En projekts genomförandeplan är värd att ändra i två fall: när det hjälper till att undvika en katastrof eller uppnå betydligt bättre resultat. Att ändra planen när riskerna ökar åtföljs vanligtvis av problem som:

• fördröjning av projektgenomförandet,
• budget överskridande,
• tekniska problem och fel,
• team problem,
• förlust av intressenternas förtroende.

I kontrast, möjligheter som uppmanar till att gå till Plan B inkluderar, men är inte begränsade till:

• nya teknologiska möjligheter,
• budget överskott,
• högre än förväntad effektivitet i teamets arbete,
• en plötslig ökning av efterfrågan på de produkter eller tjänster som projektet riktar sig mot.

Hur förbereder man en beredskapsplan?

Vi bör utarbeta en beredsplan parallellt med projektplanen som vi avser att genomföra. Genom att analysera de milstolpar som behövs för att uppnå projektmålet, är det lättare att föreställa sig de möjligheter och risker som kan följa med specifika åtgärder.

En bra beredsplan tar hänsyn till de risker som har högst sannolikhet att inträffa. Detta beror på att det är omöjligt att förbereda sig för alla situationer, och det är ineffektivt att skapa handlingsplaner i händelse av en attack från en utomjordisk civilisation.

Men, en erfaren Projektledare kan förutse de mest sannolika riskområdena. Till exempel, i ett projekt för att bygga mjukvara för en kund, kommer en stor risk att gälla förändrade krav. Och det är för en sådan omständighet som vi bör ha en plan redo. Till exempel, vi behöver anta i förväg och skriva in i kontraktet väldefinierade acceptanskriterier samt villkor som den färdiga produkten måste uppfylla, tillsammans med agila metoder som antagits med denna typ av projekt i åtanke.

Även om varje projekt kräver individuell behandling, är det värt att ha i åtanke några principer för att förbereda en beredsplan:

1. Förutse risk. Det kan inte undvikas, så det är bättre att möta det direkt.
2. Förbered en detaljerad handlingsplan för de mest sannolika scenarierna. En allmän skiss kommer inte att hjälpa i en kris.
3. Använd hotet som en möjlighet till förändring. Kanske gör det projektet mer framgångsrikt än du förväntade dig.
4. Försök inte förklara allt för teamet. De flesta teammedlemmar har inte en plan för hela projektet i sina huvuden, så de kanske inte ens är medvetna om dess genomförande. Berätta bara för dem vad som direkt rör deras arbete.
5. Hjälp teamet att gå igenom förändringen. Om förändringarna involverar hur projektet genomförs eller hur teamet arbetar tillsammans, var särskilt uppmärksam på om alla är bekanta med det nya sättet att göra saker på.

Sammanfattning

En beredsplan är ett sätt att proaktivt hantera risker i ett projekt. Den gör det möjligt att minska förluster från nödsituationer, såsom försenade leveranser eller förlust av en kund. Den möjliggör också att dra nytta av kommande möjligheter som erbjuder möjligheten att uppnå projektmålet snabbare eller bättre.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.