Hur kan man förbättra faktureringsprocessen? 8 bra idéer för bättre fakturering

Vet du hur man förbättrar faktureringsprocessen? Måste den vara så tidskrävande och arbetsam? Faktureringsprocessen verkar vara svår, särskilt om du inte har haft någon tidigare kontakt med ämnet. Det visar sig dock att hela processen kan underlättas av verktyg som möjliggör självständig utfärdande av fakturor. Tack vare sådana verktyg får du mer tid, och vad som är ännu viktigare, du påskyndar de finansiella flödena. Hur kan du förbättra faktureringsprocessen? För att ta reda på det, läs artikeln och använd den checklista som vi har utvecklat.

Hur man förbättrar faktureringsprocessen? – innehållsförteckning:

1. Sätt dina egna villkor
2. Samla all information
3. Utfärda en faktura efter att arbetet är gjort
4. Använd färdiga mallar
5. Korrigera eventuella fel
6. Automatisera faktureringsprocessen
7. Håll koll på betalningsfrister
8. Använd en applikation för att optimera faktureringsprocessen

Sätt dina egna villkor

Det kan överraska dig, men även en liten insats under steget att skicka erbjudanden till kunder kan avsevärt underlätta faktureringsprocessen. Hur är det möjligt? En tydlig och transparent presentation av de ekonomiska frågorna från början hjälper till att undvika onödiga missförstånd senare. En kund bör veta exakt hur mycket och när han måste betala vid tidpunkten för att acceptera ditt erbjudande.

Bestäm om du gör dina avräkningar baserat på arbetade timmar, eller baserat på hela projektet, och specificera betalningsfristen. Om du ger rabatter för tidigare betalningar måste du informera dina kunder i början. Varninga dina kunder om räntor för sena betalningar. Låt dem veta när din fakturadatum är. Ju mer information om betalningar som finns tillgänglig i början av samarbetet, desto färre tvivel kommer din kund att ha under betalningen.

Kom ihåg att hålla skriftlig form av alla överenskommelser. All skriftlig form, även ett e-postmeddelande eller ett meddelande från en snabbmeddelandeapp, är tillräcklig. Vad händer om du har glömt att klargöra dina villkor – gör det bara innan du utfärdar din faktura. På så sätt undviker du onödiga frågor efter att fakturan har skickats. Att förklara alla missförstånd tar tid, vilket innebär att du kanske får din betalning först efter att du har diskuterat alla berörda frågor.

Samla all information

Innan du utfärdar fakturan, kontrollera om du har all information som behövs för denna process. Det finns information som måste ingå på varje faktura. Inga punkter får saknas. Du kommer att behöva:

• Namn och efternamn på kunden (företagsnamn är valfritt)
• Kundens adress (både fysisk och e-post)
• Kundens telefonnummer (det är inte nödvändigt men underlättar kontakten)
• Kundens skatteidentifikationsnummer
• Vald betalningsmetod
• Datum för fakturautgivning
• Fakturabelopp
• Beskrivning av posten på fakturan
• Övrig viktig information för kunden

Med en sådan uppsättning information redan insamlad bör faktureringsprocessen inte ta mycket tid. Varför är det fördelaktigt att samla all information innan faktureringsprocessen? När du har all information till hands behöver du inte söka efter den under faktureringen, vilket innebär att du kan hålla dig i flödet.

Utfärda en faktura efter att arbetet är gjort

Direkt efter att ditt arbete är klart kommer du fortfarande ihåg alla detaljer i uppdraget. Du vet exakt vad som stod i beställningarna eller i avtalet. Detta kommer att göra det möjligt för dig att skapa en noggrann beskrivning på fakturan. Även om du har ett mycket bra minne är det inte en bra idé att skjuta upp faktureringsprocessen till ett senare datum.

Fakturering bör vara snabb, annars kan din kund tänka att du inte nödvändigtvis förväntar dig snabb betalning. Dessutom kan varje försening med faktureringen göra hela processen mer komplicerad på grund av dokumentens kumulering – du kommer att behöva spendera hela dagen på att bearbeta dem.

Att bearbeta dokument kontinuerligt möjliggör inte bara en jämn fördelning av arbetsbelastningen utan minskar risken för att någon faktura utelämnas. Elektroniska fakturor är överlägsna på många sätt – du kan utfärda dem när som helst, även under helgen, och omedelbart skicka dem till din entreprenörs e-post. Pappersversioner av fakturor måste skrivas ut och skickas som brev med traditionell post under en arbetsdag.

Använd färdiga mallar

Vissa processer är repetitiva. Fakturabehandling är en av dem. Fakturaformuläret anges i lagen, därför förblir de flesta av elementen på fakturan oförändrade. Istället för att tänka på elementen i dina fakturor, använd färdiga mallar.

Varje färdig mall för en faktura bör innehålla utrymme för alla nödvändiga detaljer – inget kan gå förlorat. Fyll bara i de tomma fälten så är din faktura klar. I detta skede av processen kommer din databas med nödvändiga detaljer att vara särskilt användbar. Vanligtvis kan mallen justeras efter karaktären av din verksamhet. Det finns många typer av mallar att välja mellan. Vissa av dem är mycket traditionella och officiella, andra visar intressant design, eller deras form fokuserar på transparens. För att justera mallen efter dina egna behov kan du lägga till din företagslogotyp eller använda färger som är förknippade med ditt varumärke.

Korrigera eventuella fel

Att använda mallar gör att du kan undvika de flesta av möjliga misstagen. Mallar inkluderar vanligtvis alla nödvändiga element på en faktura. Ändå kan fel uppstå när som helst. Innan du skickar ditt dokument till kunden, kontrollera det noggrant och kom ihåg att jämföra din faktura med beställningen eller avtalet. Det är bättre att kontrollera alla detaljer innan du skickar fakturan till kunden istället för att göra korrigerande fakturor, vilket resulterar i längre väntetid för betalning.

Automatisera faktureringsprocessen

De flesta operationer kan göras med hjälp av programvara. Datorn kan också hjälpa till med fakturabehandling. Du kan skapa din egen databas av kunder – du behöver bara ange uppgifterna i systemet en gång för att kunna använda dem igen och igen. Bra faktureringsprogramvara hjälper till att undvika fel under faktureringsprocessen.

Automatisering av faktureringsprocessen är särskilt användbar för återkommande fakturor. Varför? Du har samma kunduppgifter, belopp och beskrivning, allt du behöver göra är att ställa in datum eller frekvens för betalningar och programmet gör resten. Det är ännu enklare i fallet med elektroniska fakturor – programvaran kan utfärda och skicka en faktura till kunden. Det är en stor förbättring i fakturabehandlingen.

Håll koll på betalningsfrister

Faktureringsprocessen inkluderar inte bara utfärdande av en faktura och att skicka den till kunden utan också att säkerställa att betalningen görs i tid. Det är den sista åtgärden i hela faktureringsprocessen, men fortfarande inte den minst viktiga. Det är mycket fördelaktigt att hålla koll på alla betalningsfrister kontinuerligt.

Ibland, efter betalningsdatumet, har du fortfarande inga pengar på ditt konto. Du kan skicka en vänlig påminnelse till kunden – taktik och artighet är mycket viktiga här. Kunden har rätt att betala i sista stund och även en liten försening kan inte vara orsaken till en sträng reprimand. Det är bättre att hålla goda relationer med kunder även om du måste bekräfta dina intressen.

Använd en applikation för att optimera faktureringsprocessen

För att optimera faktureringsprocessen, använd fakturaapplikationen – den hjälper till att följa alla ovanstående riktlinjer. Vanligtvis har applikationen funktioner som färdiga mallar, en databas av kunder och en adresseringsmodul.

Applikationen för fakturering hjälper till att undvika numeriska fel tack vare automatiseringen av beräkningar. Ytterligare funktioner möjliggör återkommande fakturering, påminnelser och övervakning av betalningsstatus eller till och med att skicka krav på betalning till gäldenärer.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva bi-gemenskap på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.