4 typer av HRIS-programvara

Vilka typer av HRIS-programvara finns det? Företag använder i allt högre grad informationssystem för att stödja arbetet inom många organisatoriska områden. Datorsystem används för att förbättra informationsflödet och arbetet, samt för effektiv användning och hantering av mänskliga resurser. Stödpelaren i varje företag är HR-avdelningen, som stödjer alla pågående processer. Dess huvuduppgifter inkluderar att attrahera anställda, hjälpa nya anställda att anpassa sig till en ny miljö, utbilda personal, administrera förmåner och behålla nyckeltalanger. Effektiv personalhantering är endast möjlig med kontinuerlig övervakning av arbetet, insamling av information om anställdas prestationer, undersökningar om arbetstillfredsställelse, analys och rapportering. Ett modernt IT-verktyg som kallas HRIS – Human Resources Information System – kan användas för att effektivt genomföra dessa processer. Läs vidare.

4 typer av HRIS-programvara – innehållsförteckning:

1. Vad är HRIS?
2. Typer av HRIS-programvara
3. Funktioner av HRIS
4. Fördelar med HRIS
5. Sammanfattning

Vad är HRIS?

En av de mest populära informationssystemen för att hantera mänskliga resurser är Human Resources Information System (HRIS). Det är en komplett uppsättning verktyg, funktioner och lösningar för alla företag. Systemet fungerar baserat på en fullfjädrad databas av anställda och kandidater, som kan kommunicera med varandra med hjälp av populära meddelandetjänster, såsom Slack.

Idén bakom detta system är att minska byråkrati och tid som är kopplad till manuellt och ofta tidskrävande arbete. Systemet erbjuder fullständig analys, genom arbetsblad, beräkningar och rapporter som finns på ett ställe. Det genererar också rapporter automatiskt, och data uppdateras ständigt.

Informationen i systemet är konfidentiell, och tack vare möjligheten att definiera roller för enskilda anställda är datan endast tillgänglig för de auktoriserade. Vad mer är, systemet är en unik kunskapsbas. Det inkluderar en samling av dokument, regler, beslut, uttalanden, kontrakt och andra dokument i text-, grafisk- eller videoform.

Åtkomst kan konfigureras för en avdelning eller en specifik anställd eller position. All data från databasen skickas till molnet, vilket gör det möjligt att hantera systemet på distans. Dessutom är det möjligt att få åtkomst till det från var som helst på jorden och från vilken enhet som helst med internetåtkomst.

Typer av HRIS-programvara

Det finns fyra typer av HRIS-programvara:

• Operativ – avsedd för att samla in data om mänskliga resurser och fatta personalbeslut, en anställd databas.
• Taktisk – möjliggör beslutsfattande inom rekrytering, arbetsplanering, professionell utveckling, incitamentsystem och arbetsanalys.
• Strategisk – stöder de centrala strategierna för organisationen och ger grunden för viktiga beslut och nya projekt baserat på organisationens mål och uppdrag. Ger information om mänskliga resurser som används i arbetskraftsplanering.
• Omfattande – ett komplett och integrerat system som inkluderar en modul för mänskliga resurser som innehåller information om anställda, rekrytering, professionell utveckling och anställdas erfarenhet.

Funktioner av HRIS

Den grundläggande funktionen av HRIS är att säkert lagra anställdas information såsom känsliga personuppgifter, dokument och certifikat. För att öka säkerheten övervakar systemet och registrerar alla datändringar och de personer som gjorde dem. Ytterligare funktioner är följande:

• Förvärv av värdefulla anställda och talanger, genom att publicera jobbannonser genom olika medier, förurval och verifiering. I fallet med nyanställningar stöder HRIS onboarding genom att tillhandahålla en kunskapsbas, utbildning och intern meddelandehantering.
• En strategisk del av effektiv HR-hantering är kontinuerlig övervakning av arbetsprestationer. Applikationen för prestationsspårning underlättar uppgiftsanalys baserat på definierade KRAs (nyckelprestandaområden) för att uppnå önskade KPI (nyckelprestandaindikatorer) mål. Systemet hjälper till att uppnå organisatoriska och teammål och kontrollerar anställdas prestationer.
• Tids- och ledighetsförvaltning, närvarokontroll, snabb och enkel registrering av ledighet och sjukfrånvaro, integration med lönenivån.
• En kunskapsbas som kan användas av alla anställda. De är auktoriserade att se, ändra och uppdatera sina data. De kan kontrollera beloppet av sin lön, uppnådd arbetsprestation och skicka in olika typer av formulär och ansökningar.
• Modulen för lönehantering möjliggör felfri beräkning av ersättning baserat på faktisk arbetstid, frånvaro och uppnådda resultat.

Fördelar med HRIS

Att stödja hanteringen av mänskliga resurser med HRIS-informationssystemet ger många mätbara fördelar för alla organisationer. Först och främst, genom att automatisera HR-processer ökar effektiviteten i utförda uppgifter. Anställda förbättrar sin kunskap och erfarenhet genom effektiv professionell utbildning.

HRIS minskar avsevärt byråkratin tack vare flera dokument som finns online, utan behov av att skriva ut dem. Det eliminerar ineffektivitet orsakad av manuella HR-processer och förhindrar duplicering av arbete samtidigt som arbetsbelastningen och administrativa kostnader minskar. Vad mer är, den tillgängliga informationen, tack vare kontinuerlig analys och uppdateringar, är alltid konsekvent och utan fel.

Typer av HRIS-programvara – sammanfattning

Human Resources Information System är ett av de mest effektiva och moderna verktygen som stöder hanteringen av mänskliga resurser. Det är helt säkert och kompatibelt med många mobila enheter. Det eliminerar risken för fel, och de tillhandahållna analyserna täcker ett brett spektrum av information. Kort sagt, automatiseringen av HR-processer gör organisationer mer effektiva och underlättar viktiga beslutsfattande. Systemet är avsett för alla företag, oavsett storlek, verksamhetsområde och bransch.

Du har just läst en artikel om typer av HRIS-programvara. Läs också: Typer av NGO:er.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.