Att spionera på anställda – är det etiskt för HR-avdelningar?

Är det etiskt att spionera på anställda för HR-avdelningar? HR-avdelningar i moderna organisationer är permanent knutna till den organisatoriska strukturen. Personalresurser – HR-hantering syftar till att utveckla rätt balans mellan förväntningarna från ledningen och de anställda. HR-avdelningens arbete baseras främst på att utforma lämpliga personalpolicys när det gäller rekrytering, motivation och professionell utveckling.

Inte mindre viktigt är kontrollen över anställdas ärenden och interpersonella kontakter. Å ena sidan måste HR-specialisten på rätt sätt uppmuntra personalen att arbeta och utvecklas mer effektivt, och å andra sidan uppfylla de mål som arbetsgivaren har satt. Att upprätthålla rätt balans är en svår utmaning, vilket är anledningen till att HR-avdelningar i allt högre grad vänder sig till ganska kontroversiella kontrollmetoder, såsom att spåra datorer genom spionprogram eller installera kameror.

Spionera på anställda – innehållsförteckning:

1. Etik inom HR
2. Spionera på anställda, är det lagligt?
3. Metoder för att spåra anställda
4. Spionera på anställda – sammanfattning

Etik inom HR

Vi hör ofta talas om affärsetik. Men är HR-etik samma sak? Förmodligen inte, affärsetik är ett mycket bredare begrepp och inkluderar tekniska, miljömässiga och pro-sociala aspekter. HR-etik, å sin sida, fokuserar endast på interpersonella relationer inom organisationen och kretsar kring en kod för etiskt beteende. De viktigaste rekommendationerna för etik inom HR-hantering handlar om hur man ska hantera och på ett lämpligt sätt intervjua kandidater och anställda, hur man ska behandla alla anställda lika, hur man ska hålla konfidentiell information (ofta anställdas personliga angelägenheter) och hur man ska driva systemet för medarbetarutvärdering och incitamentverktyg på ett rättvist och transparent sätt.

HR-etik är mer än en uppsättning normer och regler. Det är ett ansvar för korrekta interpersonella relationer och kommunikation över hela organisationen. HR-avdelningen bör upprätthålla etik, och vid oegentligheter i detta avseende omedelbart vidta lämpliga korrigerande och åtgärdande åtgärder. Är pro-etik propaganda fördelaktig för organisationen, och är det värt utmaningen? En etisk arbetsmiljö ökar företagets värde på lång sikt och höjer dess konkurrenskraft på marknaden, minskar kostnader och maximerar vinster. Det påverkar företagets image positivt och stärker anställdas lojalitet, vilket därmed minskar personalomsättningen.

Spionera på anställda, är det lagligt?

Varje organisation har kontrollsystem för att övervaka sina anställdas arbete. Hur den implementerar kontrollaktiviteter beror främst på den organisatoriska kulturen och personalpolicyn. Utvecklingen av modern teknik och elektroniska kommunikationsmedel är en stor incitament för arbetsgivare att noggrant övervaka sina anställdas arbete.

Spionprogram installerade på företagsdatorer gör det möjligt att se vilka sidor en anställd har besökt och hur mycket tid han har spenderat på dem, vilka sociala meddelandeprogram han har använt, och var och vilka meddelanden han har skickat. Dessa program gör det också möjligt att se e-postlådor och läsa korrespondensen i dem. Kameror installeras också för övervakning och bevakning, som spelar in arbetet vid de aktuella arbetsstationerna. Och i fallet med företagsbilar installeras GPS-moduler i dem, som anger rutt och tid för fordonens rörelse.

Frågan uppstår, är denna typ av övervakning i arbetsmiljön laglig? Självklart, lagligheten i denna fråga varierar från land till land. I Storbritannien, till exempel, får arbetsgivare använda teknologier som registrerar personalens arbete. Villkoret är att de anställda varnas om dessa aktiviteter och att det finns en åtskillnad mellan arbetstid och fritid. Arbetsgivaren får inte kränka de anställdas integritet.

I vissa östeuropeiska länder är gränsen mellan tillåten och olaglig övervakning av anställda inte direkt reglerad av lag. En arbetsgivare som vill vidta åtgärder för att registrera anställda och deras aktiviteter bör få tillstånd från dem att använda sådana kontrollåtgärder och dessutom ange syftet med sådana åtgärder. Situationen är liknande i Tyskland med undantag för att installationen av kameror görs på ett mer restriktivt sätt, stödd av oemotsägliga argument. Dessutom är ljudinspelning förbjuden. Överträdelse av konfidentialiteten i samtal kan leda till fängelsestraff på upp till tre år.

Metoder för att spåra anställda

HR-avdelningar använder ofta tekniska enheter som en del av arbetskontrollen, för att kontrollera effektiviteten av utförda uppgifter, kvalitet och resultat. Kontrollaktiviteter kan utföras på olika sätt med hjälp av en mängd olika verktyg, såsom:

• Installera kameror på arbetsplatsen. För att spela upp bilden i realtid eller spela in och lagra den.
• Spela in samtal och analysera telefonregister. Arbetsgivaren äger telefonen, som endast ska användas för affärsändamål. Därför kan han övervaka dess användning genom faktureringsanalys.
• E-postövervakning, kontroll av internetaktivitet. I detta fall är situationen analog. Arbetsgivaren, som ägare av datorn, kan installera spionprogram på den för att förhindra delning av konfidentiell information med obehöriga.
• Installera GPS-enheter i företagsbilar, för att kontrollera rutt och restid. Detta involverar oftast säljrepresentanter och yrkesförare.
• Fingeravtrycks- eller irisavläsning. Dessa är biometriska data som klassificeras som känsliga. Arbetsgivarens användning av denna typ av data för övervakning måste vara särskilt motiverad.

Övervakningsaktiviteter kan vara antingen kontinuerliga (förebyggande) eller intervention och ad hoc. Men HR-chefer bör inse att att överskrida sin befogenhet i detta avseende innebär civilrättsligt ansvar. För att undvika dessa konsekvenser bör de typer av övervakning som används, reglerna för genomförande och de personer som ansvarar för dessa aktiviteter specificeras i detalj i de interna reglerna.

Spionera på anställda – sammanfattning

Den juridiska kontexten för att spionera på anställda har redan presenterats. Men är sådana åtgärder förenliga med etiken i arbetsmiljön? Svaret på denna fråga är självförklarande. Om skälen för att övervaka arbetet presenteras transparent och berättigat, de anställda görs bekanta med dem och avsikterna med en sådan kontroll förklaras, då är sådana åtgärder i linje med professionell etik i allmänhet. Å andra sidan, om företaget övervakar i hemlighet, utan att informera de anställda, då är ett sådant beteende inte bara i strid med etiken utan också framför allt olagligt.

Läs också: 7 fördelar med personlig revision och hur man utför den

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.