Hur man skickar en faktura? Användbara verktyg

Varje frilansare, småföretagare eller entreprenör utfärdar fakturor varje månad. De är nödvändiga för att ta emot betalning för utfört arbete eller levererade varor. Men att bara utfärda ett sådant dokument garanterar inte mottagande av betalning. För fullständig framgång är det nödvändigt att leverera det till uppdragstagaren. I den här artikeln kommer du att lära dig 3 sätt att skicka en faktura och vilka verktyg som är särskilt användbara i denna process.

Hur man skickar en faktura – innehållsförteckning:

1. Hur skickar man en pappersfaktura?
2. Hur förbereder man en faktura i elektronisk form?
3. Hur skapar och skickar man en PDF-fil med en faktura?
4. Hur en faktureringsapplikation kan hjälpa dig?

Hur skickar man en pappersfaktura?

Även om internet har tagit över i våra hem och kontor för gott, skickas den överväldigande majoriteten av fakturor via traditionell post. Enligt rapporten E-Fakturering / E-Billing. Digitalisering och automatisering går så mycket som 90% av fakturorna till mottagarna i pappersform.

Tyvärr har detta sina nackdelar. En av dem är den tid det tar att leverera brevet till den angivna adressen. När du skickar, måste du ta hänsyn till hela processen som leder till att få betalt. Du måste komma ihåg att ganska många människor kan vara fästa vid pappersdokument. De kommer att förvänta sig att du tillhandahåller dem med fakturor i just denna form. Visserligen kan du kanske övertyga några att fakturera elektroniskt, men i andra fall måste du anpassa dig till dina kunders önskemål.

De flesta av de verktyg du behöver för att skicka en pappersfaktura finns tillgängliga på vilket kontor som helst. Du kommer att behöva en dator med skrivare, kontorsprogram och kuvert. Även om du kan skriva ut en faktura för hand i en särskilt förberedd form, är det mycket enklare att arbeta med elektroniska dokument.

Med en ordbehandlare eller kalkylblad kan du förbereda ett dokument som innehåller alla nödvändiga element. Sedan behöver du skriva ut det, lägga det i ett kuvert, adressera det och skicka det. De mest populära ordbehandlarna tillåter dig att skriva ut på kuvert, så du behöver inte plåga dig över att skriva adressen för hand. Allt som återstår för dig att göra är att köpa ett frimärke och skicka brevet till uppdragstagaren.

Hur förbereder man en faktura i elektronisk form?

En alternativ till pappersdokument är en e-faktura. Du behöver ingen speciell programvara för att skapa den, eftersom den du använder varje dag – ett enkelt kalkylblad eller ordbehandlare – räcker. Precis som med ett dokument som skickas med traditionell post, måste du först skapa en faktura, förutom att istället för att skriva ut bör du spara filen som skapats på detta sätt.

Undvik format som DOC eller XLS, eftersom de, även om de är vanliga och lätta att öppna, har en stor nackdel – ett dokument som förberetts på detta sätt kan enkelt redigeras. Visserligen har du möjlighet att skydda redigeringen av en sådan fil med ett lösenord, men det är bättre att använda en beprövad lösning – PDF-filer. Genom att skicka ett sådant dokument är du säker på att ingen kommer att påverka dess innehåll.

Hur skapar och skickar man en PDF-fil med en faktura?

Du kan använda en av de konverterare som finns på webben, som Adobe Acrobat, till exempel, för att skapa en PDF-fil. Välj bara en faktura som tidigare sparats i en DOC-fil, så kommer programmet automatiskt att utföra konverteringen till PDF. Beroende på din dators inställningar och de alternativ som finns i din ordbehandlare/kalkylblad kan du också redan välja alternativet att spara filen i PDF-format direkt från programmet.

Lägg till dokumentet som förberetts på detta sätt som en bilaga i ett e-postmeddelande. Det är en bra idé att börja skapa ett meddelande till en klient med detta steg. Detta säkerställer att du inte skickar ett e-postmeddelande utan bilaga. I titeln på meddelandet kan du inkludera namnet på projektet som fakturan gäller. Innehållet i e-postmeddelandet bör vara kort och koncist, men kom ihåg att hålla en artig ton. Du kan tacka dem för tidigare samarbete, uppmuntra dem att använda de erbjudna tjänsterna i framtiden, och i fallet med en delvis faktura ange vilket arbetsstadium den relaterar till.

Hur en faktureringsapplikation kan hjälpa dig?

Detta är ett verktyg som avsevärt underlättar skickandet av fakturor eftersom det ger dig det bredaste utbudet av alternativ. Om du arbetar med företag som kräver pappersdokument, utfärdar du helt enkelt, skriver ut och skickar fakturan med vanlig post enligt kundens önskemål. Fördelen för dig är att en sådan applikation kommer med färdiga fakturamallar, så du kan vara säker på att de kommer att följa ditt lands regler.

Du behöver inte heller oroa dig för moms-satser eller korrektheten i beräkningar och sammanställningar. Välj bara den lämpliga skattesatsen, ange nettovärdet av varorna/tjänsterna, så kommer programmet att beräkna värdet av själva varan tillsammans med skatten.

Med gratis faktureringsapp, kan du enkelt skicka e-fakturor direkt till e-postlådor för de uppdragstagare som accepterar denna form av kommunikation. Ett sådant dokument sparas omedelbart i PDF-format, så du kommer inte att ha problem med att konvertera en sådan fil till ett format som säkerställer dataintegritet. Du kan skicka en faktura som förberetts på detta sätt med bokstavligen några klick. Du behöver inte logga in på din e-post – du kan göra allt från applikationen. Du kan ange ämnet för meddelandet, fylla i dess innehåll eller använda en förberedd mall, vilket sparar tid och avsevärt förkortar ditt arbete.

Viktigt är att du aldrig mer kommer att råka skicka ett e-postmeddelande utan bilaga, eftersom genom att klicka på “skicka”-knappen fakturan du utfärdat automatiskt bifogas meddelandet. Precis som med standard-e-post kan du välja mottagaren av meddelandet, lägga till fler mottagare och till och med skicka en hemlig kopia. Detta är praktiskt när man hanterar stora företag eftersom du kan skicka fakturan både till den person du arbetar med på ett projekt och direkt till redovisningsavdelningen.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.