Projektmisslyckande. 5 anledningar till varför projekt misslyckas | #23 Komma igång med projektledning

Enligt Project Management Institutes rapport från 2021 minskar procentandelen av projekt som misslyckas år efter år. År 2019 var det 15% av projekten. År 2020 – 13%, och år 2021 endast 12%. Vad beror företagen på den gradvisa men märkbara minskningen av procentandelen av projektmisslyckanden? Och vad ska man göra för att vara bland projektteam som firar framgång?

Projektmisslyckande – innehållsförteckning:

1. Projektmisslyckande. Introduktion
2. 5x Varför?
3. 5 anledningar till projektmisslyckande
4. Sammanfattning

Varför misslyckas projekt? Introduktion

Vi kan nämna oändliga anledningar till projektmisslyckanden. Droppade sponsorn ut? Mötte inte materialen förväntningarna under testning på kundens plats? Visade det sig att budgeten var alldeles för liten, och teamet föll isär? Varje av dessa anledningar är värd att studera eftersom den speglar tillvägagångssättet till misslyckanden som gör att du kan förhindra dem. Så hur upptäcker du det underliggande problemet?

5x Varför?

För att inte drivas av känslor och för att upptäcka grundorsaken till projektets misslyckande, använd beprövade metoder. Tekniken med fem frågor är idealisk för detta. Den utvecklades av Taiichi Ohno för Toyota-koncernen. Men den blev populär på grund av sin höga effektivitet. Idag används den, bland annat, inom projektledning baserat på Lean och Six Sigma-metoder.

5 x Varför? kommer att fungera så länge vi är villiga att ge ärliga och omfattande svar på dem. På så sätt kan det vara möjligt att komma till källan till problemet. Detta kommer i sin tur att hjälpa till att förhindra att liknande misstag upprepas.

Om orsaken till projektmisslyckandet är, till exempel, sponsorns avgång, behöver följande fråga ett svar:

Varför avgick sponsorerna?

Efterföljande svar på frågorna kan se ut så här:

1. Varför? – För att de förlorade intresset för projektet.
2. Varför? – För att de inte kände till projektets aktuella status.
3. Varför? – För att de sällan informerades om framstegen i arbetet.
4. Varför?– För att under kommunikationsplaneringen bestämdes inte frekvensen av möten och rapporteringsdeadlines.
5. Varför? – För att projektledaren misslyckades med att säkerställa transparens och kommunikation i projektet.

Vi kommer därför att titta på orsakerna till projektmisslyckanden som svarar på den sista, femte “Varför?” frågan, det vill säga grundproblem. De potentiella rotproblemen är värda att uppmärksamma noga när man planerar ett nytt projekt.

5 anledningar till projektmisslyckande

De svåraste problemen att lösa som kan orsaka projektmisslyckande är relaterade till områden:

• intressenter – det händer att redan i planeringsstadiet finns insinuationer som inte realiseras av intressenterna som kommer överens om detaljerna för projektets genomförande,
• team – både uppgiften att skapa ett team och effektivt leda dess arbete kan vara utmanande,
• den tekniska sidan av projektet – både tillgången på resurser och kompetensen hos de personer som är anställda i projektet,
• affärsmiljö – att övervaka och reagera på externa händelser är särskilt viktigt när snabba förändringar inträffar, vilket i sin tur kräver en hög grad av flexibilitet och snabb respons, det vill säga effektiv förändringshantering.

Vi kommer nedan att diskutera orsakerna till projektmisslyckanden inom följande områden:

	Intressenter	Team	Teknisk sida	Omgivning
Kommunikation	x	x
Projektets omfattning	x	x
Resurser	x		x	x
Samarbete		x		x
Flexibilitet		x	x	x

Kommunikationsmisslyckanden

Transparens och kommunikationsproblem rör främst kontakterna med intressenter. Arrangemang bör inkluderas i projektplanen för att förhindra missförstånd som kan leda till att hela projektet misslyckas.

De samma principerna är också värda att tillämpa när man planerar informationsflödet inom teamet. Här kommer det att vara mycket viktigt att inte bara göra uppgiftslistan transparent och förståelig utan också att kommunicera och påminna om de mål som teamet strävar efter.

Otydlig projektomfattning

Att definiera omfattningen av ett projekt och förhindra dess förändringar under genomförandet är en av projektledarens huvuduppgifter. Han eller hon måste grundligt förstå kundens förväntningar och, om förändringar görs, hålla kunden informerad om deras påverkan på projektets omfattning.

Eftersom projektet är en engångsverksamhet, begränsad av en specifik tid och budget, kan en vag omfattning lätt bli en orsak till misslyckande. Till exempel, vi åtar oss att skapa en prototyp av en $10000 elcykel på en månad. Men vi går med på kundens förändrade förväntningar. Således, under genomförandet, upptäcker vi att inom samma tid och budget, och med samma team, förväntas vi skapa en prototyp av en vätgasmotorcykel.

Omfattningsförändringar i mjukvaru- eller evenemangsprojekt är ibland mindre illustrativa än i vårt exempel. Men en förändring i krav och förväntade resultat, liten från kundens synvinkel, kan orsaka att slutförda uppgifter hamnar i papperskorgen, medan planerade teamaktiviteter kräver nya resurser.

Resursproblem

Problem med råvaror eller komponenter som behövs för tekniska uppgifter kan effektivt blockera projektet. Därför måste projektledaren orientera sig mot affärsmiljön och konsultera med teammedlemmarna – inklusive om de resurser som behövs för projektet. Försenade leveranser och brist på tillgång kan få projektet att stanna av.

En stor problematik utgörs också av lågkvalitativa lösningar som, istället för att göra projektet enklare, gör det svårare. Detta kan gälla projektledningsprogramvara, såväl som specialiserade lösningar specifika för projektet – halvfabrikat, visuella material eller transporttillgång.

En separat fråga relaterad till resursförvaltning är den tid som krävs av kunden för att slutföra uppgifter. En vanlig orsak till bristen på realism i bedömningen av deadlines är tryck från kunden eller företagets brist på erfarenhet av liknande projekt. Det finns också projekt vars genomförandeområde inte tillåter specifika slutförandedatum. Dessa inkluderar projekt där djupinlärningslösningar utvecklas. Att uppnå den antagna noggrannheten hos modellen kan vara omöjligt att uppnå inom den angivna tidsramen, men i allmänhet ouppnåeligt på grund av svår tillgång till data eller nödvändig datorkraft.

Samarbetsproblem

En annan svårighet som kan orsaka ett projektfiasko är svårigheter i samarbetet inom teamet. De kan orsakas av interpersonella problem, men den vanligaste orsaken är en dåligt genomtänkt ansvarsfördelning, där en person är överbelastad med arbete och de andra väntar på att han ska slutföra sina uppgifter.

När man formar ett nytt team kan det också uppstå oväntade problem med att hitta och anställa specialister, samt svårigheter i hanteringen av ett distans- eller hybridteam.

Brist på flexibilitet

Brist på flexibilitet och oförmåga att anpassa sig till den föränderliga affärsmiljön är en ofta förekommande orsak till långsiktiga projektmisslyckanden. Föränderliga miljöer, reglerande krav och konkurrensdynamik kan lämna en projektledare oförmögen att hänga med i förändringarna. Eller, som händer ännu oftare, är han eller hon oförmögen att övertyga nyckelintressenter om behovet av att reagera dynamiskt på förändringar. Således, vid tidpunkten för projektets slutförande, kan det visa sig att resultatet redan är föråldrat, eller inte uppfyller miljöns krav.

Sammanfattning

Projektmisslyckanden är ibland kopplade till oförutsägbara händelser, så procentandelen av misslyckade projekt kommer aldrig att vara noll. Det finns dock verktyg för att förutse risker och beredskapsplaner för att hantera dem. Även i planeringsstadiet är det också avgörande att noggrant uppmärksamma transparens och kommunikation med intressenter. Det är också viktigt att strikt definiera projektets omfattning och att komma överens om kundens förväntningar och entreprenörens tekniska kapabiliteter.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.