Projektförväntningar och hur man uppfyller dem

Att genomföra ett projekt innebär ett stort ansvar. Oavsett om du arbetar som projektledare eller frilansare, måste du uppfylla flera definierade och höga projektförväntningar. Vid många tillfällen, på grund av bristande kommunikation, missförstås och misstolkas dessa krav. Teamet tappar moralen när tiden används för att göra projektet mindre kaotiskt istället för att gå framåt. Hur får man ett projekt att uppfylla alla förväntningar? I dagens artikel vill vi ge dig några riktlinjer som, när de sätts i praktik, kommer att säkerställa att ditt projekt genomförs felfritt och med lätthet.

Projektförväntningar – innehållsförteckning:

1. Projektförväntningar – varför de ofta leder till besvikelse
2. De 5 elementen av projektförväntningshantering:
3. För framtiden

Projektförväntningar – varför de ofta leder till besvikelse

Det har förmodligen hänt dig att din klient inte var nöjd med resultatet av ditt arbete. Du undrade ständigt varför dina visioner inte stämde överens och i vilken grad det gjorde hela agendan otydlig. När du äntligen förstår, är det mycket för sent, ibland till och med värre – hela projektet avslutas. Ändå funderar du – vad gick fel? Svaret i det här fallet är nästan alltid kommunikation och korrekt uttryck för förväntningarna från båda parter. Lyckligtvis finns det ett sätt att förhindra sådana katastrofer.

Förväntningar är inget annat än starka övertygelser om att något vi har i åtanke har ett bestämt utseende, form, material osv., och att saker kommer att hända på det sätt vi föreställer oss. Dessa frågor är ofta svåra att definiera väl, vilket kan vara problematiskt, särskilt ur ett affärsperspektiv. Det suddar också ut både projektets mål och sätten att mäta dess framgång.

Vidare kan problemet vara bristen på definierade prioriteringar och tidsramar för en given uppgift eller att man lägger för mycket fokus på fel stadier. I slutändan står vi kvar med bortkastad tid, låg moral och minskad arbetseffektivitet. Sådant organisatoriskt kaos leder till brist på engagemang inom teamet, men viktigare är att det medför en allvarlig förlust av förtroende mellan klienten och teamet av personer som arbetar med ett givet projekt, inklusive dig.

De 5 elementen av projektförväntningshantering:

Som du kan se kan korrekt hantering av förväntningar hjälpa dig att undvika många onödiga problem och leda genom hela processen av att genomföra projektet från början till slut som klienten avsåg. Det finns 5 grundläggande element av projektförväntningshantering:

1. Projektplanering

Det är ofta så att de parter som är intresserade av ett projekt har en viss färdig vision redan innan de skapar ritningen för ett givet företag. Av den anledningen är det en bra idé att involvera klienten redan i det inledande skedet, dvs. planeringen. Tillsammans med klienten och medarbetarna bestämma omfattningen av aktiviteter, prioriteringar och mål, identifiera relationer mellan uppgifter. Om något är oklart – tveka inte att fråga. Glöm inte heller att formulera en riskbedömningsplan för att ha en utväg vid oförutsedda omständigheter.

Förväntningarna från båda parter kanske inte alltid stämmer överens – denna metod kommer att klargöra alla antaganden för ett givet projekt och engagera hela teamet mer.

2. Genomförande av projektet

Projektplanering är viktig men inte lika avgörande som dess genomförande. För att göra det behöver du hålla möten med klienten och teamet för att bestämma hur man ska genomföra och övervaka utvecklingen av ditt företag.

När du möter ditt team, se till att alla förstår sin roll och vet vad de ska göra. Sätt upp roller, uppgifter, tid som ska läggas på dem, en kommunikationsplan och ett sätt att redovisa milstolpar. Det är bäst om du också inkluderar KPI:er direkt, samt nästa schemalagda möten när du kommer att ge en uppdatering.

Kommunikation är avgörande i detta skede – ta hand om det, till exempel genom att införa en lämplig plattform för kommunikation. Firmbee är en av dessa typer av verktyg som, förutom möjligheten att kommunicera med medarbetare, har många andra funktioner som är användbara inom projektledning och arbete. Det är en av de få projektledningsplattformar som gör att det inte behövs integrera flera program och den så kallade tekniska tröttheten slutar att besvära oss.

3. Kommunikation

Som du kan se, handlar den största delen av ett effektivt arbetsflöde, och därmed att möta förväntningar, om förmågan att kommunicera tydligt. Detta bör hållas i åtanke genom alla projektets faser för att undvika onödiga missförstånd och därmed förlust av tid och motivation.

Framför allt, använd enkelt och klart språk, ett som alla förstår. Det bör inte finnas någon tvetydighet eller tvekan. Dessutom är det bäst att sammanfatta alla möten med snabb feedback.

Du kan också skapa en kommunikationsplan som inkluderar:

• metoden för kommunikation (e-post, meddelanden, kommunikationsverktyg),
• frekvens av kommunikation,
• en särskild person ansvarig för en specifik uppgift,
• riskbedömning och potentiella kommunikationsproblem.

Det kommer att säkerställa att de involverade vet vad de kan förvänta sig och att även de värsta scenarierna är en eftertanke snarare än en obehaglig överraskning. Att dölja dåliga nyheter hjälper inte och kan resultera i en förlust av teamets förtroende och engagemang.

Underlöfte och överleverera

Bokstavligen, underlöfte innebär att nedvärdera sina löften i början av ett företag, och omvänt, överleverera betyder att överträffa förväntningarna vid leveransen.

Det är inte svårt att bli upphetsad och lova något i början av planeringsprocessen som, med tiden och efter att entusiasmen har svalnat, kan visa sig vara svårt eller till och med omöjligt att uppfylla. Eftersom tärningen är kastad och du inte kan ta tillbaka det, vad gör man då? Förmodligen lite stress framöver. Knepet är att inte låta denna situation hända från första början. Hur?

Vi bör föreslå lite mindre än vi kan leverera. På så sätt känner klienten sig nöjd när projektet avslutas och vi lyckades överträffa hans förväntningar. I händelse av oförutsedda besvärliga omständigheter som river bort några bitar från ritningen, är klienten fortfarande glad eftersom vi förhoppningsvis lyckades hålla vårt ord. Ändå, för att förbli lugn genom hela processen behöver vi noggrant sätta målen och milstolparna så realistiskt som möjligt för att kalibrera vår under- och överstrategi.

Personliga förväntningar

Människor kan inte läsa tankar. De kommer inte att gissa vad vi menar, antar eller förutser om vi inte uttrycker saker tydligt och explicit. Så når vi det sista men inte minst betydelsefulla elementet – att uttrycka våra förväntningar. Transparens och tydlighet i våra avsikter, handlingar och förväntningar möjliggör för våra kollegor och potentiella klienter att förstå och föreställa sig den fullständiga bilden av det projekt vi åtar oss.

För framtiden

Förväntningar är en integrerad del av vårt liv, inklusive dess professionella aspekt. Att proaktivt hantera dem kan effektivisera arbetsflödet och leda till ett mer engagerat team, nöjda klienter och slutligen, personlig framgång! Tänk på detta när du arbetar med dina projekt och försök att sätta dessa få principer i praktik – du kommer att se skillnaden på nolltid.

Läs: Vilka nya projektledningsfärdigheter du bör ha 2021 och 2022.

Om du vill hålla kontakten, gå med i vår Facebook-gemenskap.