5 vanliga faktureringsmisstag

Misstag är oundvikliga. När man utfärdar fakturor händer de då och då. Vilka faktureringsmisstag är de vanligaste? Hur kan man undvika faktureringsmisstag? Vilka konsekvenser kan de ha? Om du vill veta svaren på dessa frågor, läs vår artikel om 5 vanliga faktureringsmisstag.

5 vanliga faktureringsmisstag – innehållsförteckning

1. Felaktigt fakturanummer
2. Felaktiga motpartuppgifter
3. Ingen information om betalningsmetod
4. Felaktig beskrivning av varor eller tjänster
5. Faktureringsfel
6. Sammanfattning
7. Kolla in hur man utfärdar fakturor med Firmbee

Felaktigt fakturanummer

Varje faktura måste ha ett unikt nummer. Detta är något uppenbart, men i vissa situationer är det lätt att göra dessa faktureringsmisstag. Detta gäller särskilt om du använder program som Word eller Excel eller deras motsvarigheter för att utfärda fakturor. Vid första anblick kan det verka som om detta gör ditt faktureringsjobb enklare. I sådana program kan du förbereda färdiga fakturamallar, där du bara behöver ändra uppgifter när du utfärdar efterföljande dokument. Men denna lösning har en stor nackdel.

Överskrivning av efterföljande filer kan göra att du tappar bort numreringen. Och att spara fakturor som efterföljande sidor i ett Word-dokument eller efterföljande blad i Excel kan också leda till felaktigheter.

Vilka är de vanligaste faktureringsmisstagen när det gäller fakturanummer? Det finns två typer: duplicerade fakturanummer och luckor i numreringen. Båda dessa faktureringsmisstag kan få obehagliga konsekvenser när skattemyndigheterna kontrollerar dem. Numrering som innehåller luckor kan indikera att inte alla utfärdade fakturor ingår i skatteberäkningarna. Luckor i numreringen kommer att väcka allvarliga tvivel även om de är oavsiktliga och inte avsedda att vilseleda skattemyndigheterna.

Den andra typen av fel, dvs. två eller flera fakturor med samma nummer men olika innehåll, kan också antyda att de avsiktligt utfärdades på det sättet för att undvika skatt. I detta fall kan det också uppstå problem med att bokföra sådana fakturor, eftersom bokföringsprogrammet kanske inte tillåter dig att ange två eller flera dokument med samma nummer.

Att rätta till sådana förbiseenden kan vara svårt, särskilt om du redan har skickat sådana felaktiga fakturor till dina kunder och först senare insett att du hade fel numrering. De spelar inte så stor roll för dina uppdragstagare, eftersom de inte kontrollerar den korrekta numreringen av dina fakturor. Därför kan de betala sådana fakturor utan problem. Men vid en skatterevision kan du bli straffad för det. Därför är det bättre att förebygga dem, till exempel genom att använda ett faktureringsprogram eller app där numreringen tilldelas automatiskt. På så sätt undviker du faktureringsmisstag och du kan vara säker på att du inte har utfärdat fakturor med fel nummer.

Felaktiga motpartuppgifter

Vi är bara människor och misstag händer oss alla då och då. Det kan vara en slumpar i namnet på företaget du fakturerade eller en felstavning av din kunds namn. En typisk är också felaktig adress till uppdragstagaren. I sådana fall kan det finnas en mängd olika fel: fel byggnadsnummer, fel postnummer, fel gatunamn eller till och med en felstavad stad för företagets huvudkontor. Det kan också hända att du skriver fel skatteidentifikationsnummer för din kund på fakturan.

Det skulle verka som om detta bara är småsaker. Men ingen gillar när deras namn eller efternamn innehåller stavfel. Dessutom kan de leda till skattekonsekvenser. Felaktiga uppgifter om uppdragstagaren kan göra att han inte kan erkänna en sådan faktura som en kostnad för sin verksamhet. I sådana fall kommer det att vara nödvändigt att rätta till uppgifterna. Detta kommer att förlänga tiden du måste vänta på betalning för en sådan faktura, eftersom din kund kan hålla inne betalningen tills de får dokumentet med de korrekta uppgifterna.

En annan typ av fel är att utfärda en faktura till helt andra mottagaruppgifter. Detta kan hända särskilt när fakturor skapas manuellt genom att överskriva uppgifter i en fil. I detta fall ingår de korrekta mängderna av sålda varor eller tjänster på fakturan, men mottagaruppgifterna förblir från den föregående fakturan.

Denna brist kan göra att du skickar en sådan faktura till fel mottagare, som inte har köpt de varor som anges på den från dig. Du kan också skicka den till en uppdragstagare som har köpt från dig, men mottagarens information kommer att vara felaktig på den fakturan. Tills du rättar till dem kan du definitivt inte räkna med att få betalning för en sådan faktura.

Hur kan man undvika dem? Här kan ett faktureringsprogram komma till din hjälp. Du kan använda det för att skapa en databas över dina kunder. Du behöver bara kontrollera deras uppgifter en gång, så kan du fakturera felfritt senare. Vissa program gör det möjligt att ladda ner företagsuppgifter från offentliga register, så att du kan undvika dessa fel när du utfärdar fakturor.

Ingen information om betalningsmetod

Alla gillar att få pengar insatta på sitt konto. Men brist på information om hur man betalar kan göra det omöjligt att betala en faktura.

Här kan en mängd olika fel uppstå, från att inte ha ett bankkontonummer till ett felaktigt kontonummer till att inte veta när och hur man betalar en faktura. Felaktigheter här kan få olika konsekvenser. Att missa förfallodagen kommer förmodligen att resultera i att kunden betalar dig för fakturan inom den lagliga tidsfristen. Men ett felaktigt kontonummer eller till och med bristen på ett sådant kommer att resultera i att uppdragstagaren inte kan betala dig. Först när du rättar till eller kompletterar dessa uppgifter kan du räkna med betalning för fakturan.

Felaktig beskrivning av varor eller tjänster

Fakturor måste innehålla korrekta beskrivningar av sålda varor och tjänster. Medan misstag i fallet med varor är mycket mindre vanliga, kan en bra beskrivning av tjänster orsaka många problem. Din kund får inte tvivla på att de betalar för vad de beställt. Därför måste uppgifterna på fakturan matcha uppgifterna på beställningen.

Beroende på de rutiner dina uppdragstagare har, kan vissa kräva mer detaljerade beskrivningar av de tjänster du tillhandahåller, medan andra kanske inte gör det. Ändå är det en bra idé att säkerställa noggrannhet så att du inte får problem med att få betalning senare. En felaktig beskrivning måste rättas till, vilket troligen kommer att ta tid. Som ett resultat kan du få betalning för en sådan faktura senare än du förväntade dig. En lösning på detta problem kan vara att skapa en katalog över sålda varor och korrekta beskrivningar av individuella tjänster. På så sätt har du alltid tydliga och läsbara beskrivningar av ditt erbjudande på fakturan.

Faktureringsfel

En faktura får inte innehålla några bokföringsfel, men dessa situationer kan inträffa. Det finns flera ställen där de oftast uppstår. Dessa inkluderar det totala beloppet som ska betalas. Det kan vara felaktigt summerat, vilket gör att fakturan antingen är underskattad eller överskattad. Ingen av dessa alternativ är fördelaktiga. Varför? För att det reflekterar dåligt på den som utfärdade fakturan.

Det kan hända att kunden inte noggrant kontrollerar om dokumentet som utfärdats av dig inte innehåller bokföringsfel och betalar för en sådan faktura. Men som ett resultat kan du få för lite eller för mycket pengar. I det första fallet måste du be kunden att betala extra, vilket kan sätta dig i dålig dager. I det andra fallet kan kunden kräva återbetalning av överbetalningen, vilket kan reflektera dåligt på ditt företags rykte. I båda fallen kan en sådan faktura ifrågasättas av en skatterevision, så det är bättre att undvika det.

En annan plats där bokföringsfel uppstår på en faktura är i beräkningen av värdet på sålda varor. I detta fall kan det finnas ett fel i multiplikationen av antalet varor och priset för en enhet. Detta händer oftast när beräkningar görs manuellt. Ett fel kan också uppstå vid beräkning av moms. Att använda ett faktureringsprogram hjälper dig att undvika sådana faktureringsmisstag eftersom beräkningarna görs automatiskt där.

Faktureringsmisstag – sammanfattning

Faktureringsmisstag händer alla. Men du bör vara medveten om att de kan få juridiska konsekvenser. Faktureringsmisstag bidrar också till förseningar i betalningar och kan ha en negativ inverkan på ditt företags trovärdighet. En av lösningarna är att använda dedikerade faktureringsplattformar som automatiserar många processer och samtidigt gör att du kan undvika grundläggande fel.

Läs också: Vad ska en faktura innehålla? – 12 viktiga element

Kolla in hur man utfärdar fakturor med Firmbee:

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva bi-gemenskap på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.