Vem behöver ett FMS? 5 tecken på att du behöver ett frilanshanteringssystem i din organisation

Vi har redan skrivit om fördelarna med ett frilanshanteringssystem i artikeln “Hur hjälper ett frilanshanteringssystem dig på jobbet?” Men hur känner man igen om ditt företag behöver ett FMS? Vilka tecken indikerar att detta system inte bara skulle göra hanteringen av frilansare enklare utan också förbättra de traditionella affärsmodeller som används i din organisation? Idag ska vi gå igenom några alarmerande ledtrådar som antyder att ett företag behöver byta till ett modernt frilanshanteringssystem.

5 tecken på att du behöver ett FMS – innehållsförteckning:

1. Försenade deadlines
2. Arbete som försvinner i e-post
3. Ingen möjlighet att övervaka framsteg
4. Idéer som bleknar bort
5. Oväntade och frekventa missförstånd

Försenade deadlines

Förmodligen har vi alla i våra karriärer stött på en situation där vissa uppgifter ständigt skjuts upp. Det handlar inte om fall av oförutsedda omständigheter som sjukdom eller plötsliga familjesituationer. De kan hända alla. Vi pratar om sena deadlines relaterade till situationer när frilansare har flera projekt att slutföra och inte vet hur de ska organisera sig för att slutföra dem i tid.

Arbete som försvinner i e-post

Att använda frilansare som arbetar på flera platser runt om i världen och därför i flera tidszoner har många fördelar. En stor hindring för sådan samarbete över flera zoner är bristen på en ordentlig plattform för att kommunicera och kontrollera arbetsframsteg. Här kan frilanshanteringssystem vara till hjälp eftersom de fungerar som en sådan plattform. Dessutom påverkar tidsfördröjningar starkt den snabba kommunikationen mellan företaget och entreprenörerna. Till exempel kommer en frilansare som arbetar i Östeuropa att läsa ett e-postmeddelande skrivet från ett kontor i USA nästa dag. Så uppstår förseningar som gör att projektet förlänger sin deadline.

Ingen möjlighet att övervaka framsteg

En av fördelarna med att använda frilansares tjänster är att de kan arbeta hemifrån, vilket översätts till lägre kostnader för företaget genom att minska utgifter kopplade till elräkningar eller hyra av ett dedikerat kontor. Men en stor nackdel, särskilt bland nya frilansare, är bristen på kontroll över deras arbete. En dag kan de mobilisera sig genom att regelbundet svara på e-post och generera rapporter, nästa dag är deras arbete inte lika systematiskt som det var dagen innan. FMS ger möjlighet att ständigt övervaka beställningarna och att kontrollera framstegen mobiliserar frilansaren internt för att arbeta systematiskt.

Idéer som bleknar bort

Ingen enskild plattform för att hantera frilansare är verkligen bristen på ett virtuellt kontor. Ett kontor där inte bara chefen hörs, utan också en mötesplats där alla diskuterar problematiska frågor och anställda delar sina tankar och idéer. Hur ofta har det hänt att under möten och planering har inga nya idéer uppkommit eller förbättringar föreslagits angående arbetet i företaget?

Genom att ha ett ordentligt frilanshanteringssystem kan du spåra framstegen för givna projekt och excel-diagram eller grafer på ett ställe samt ha en virtuell mötesplats. En plats där du kan dela idéer och tankar. Om du märker en brist på nya idéer i ditt företag från personer som arbetar där, bör du tänka på om det inte orsakas av spridningen av specialister som arbetar där.

Oväntade och frekventa missförstånd

I den digitala kommunikationens tidsålder som överskrider avstånd och tidszoner är det mycket lätt att få missförstånd. Hur många gånger har det hänt att medan man sms:ade eller mejlade någon missade man några intrikata detaljer och hade många frågor efteråt som ledde till missförstånd och ibland till och med ilska? Hur många gånger har du faktiskt insett att om du hade sagt samma sak till någon ansikte mot ansikte eller genom ett videosamtal skulle sådana situationer kunna ha undvikits? En bra FMS hjälper till att undvika sådana situationer genom att skapa en plats där alla kan klargöra alla frågor i realtid och att informationen inte stannar i mottagarens e-postinkorgar.

Om något av varningstecknen gäller ditt företag, eller ännu värre, om du märker att de flesta av dem gäller, är det rätt tid att överväga att implementera ett FMS. Men vi försäkrar dig att det inte är en så svår uppgift som du kanske tror. För att bevisa det för dig har vi förberett en separat artikel om hur man effektivt implementerar ett FMS i ditt företag.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook och Twitter.