Vad är snabbspårning inom projektledning? Nyckelfördelar och nackdelar

Vad är fast-tracking?

Fast-tracking är en projektledningsmetod som innebär att man minskar varaktigheten av ett projekt genom att arbeta med särskilda uppgifter parallellt. I praktiken betyder detta att uppgifter som inte är logiskt relaterade utförs samtidigt. Detta är motsatsen till den traditionella metoden där de görs sekventiellt – en uppgift börjar efter att den föregående har slutförts. Målet med denna metod är att påskynda uppnåendet av projektmål genom att eliminera eller minska förseningar orsakade av sekventiell utförande av uppgifter. Du kan fast-tracka ett projekt på två sätt:

• genom att påbörja en uppgift strax före slutförandet av en föregående uppgift som är relaterad till den,
• genom att öka resurserna eller antalet personer som arbetar med en uppgift för att påskynda genomförandet.

Fördelarna med fast-tracking

En av de främsta fördelarna med att använda denna teknik är utan tvekan minskningen av projektets varaktighet, vilket är särskilt användbart när ett projekt har en snäv tidsram. Denna metod säkerställer också bättre användning av resurser – att utföra vissa uppgifter samtidigt minskar behovet av att vänta på att andra ska bli klara. Dessutom möjliggör fast-tracking snabbare uppnåelse av viktiga projektleveranser, vilket kan vara viktigt när dessa leveranser behövs för att uppfylla andra affärsmål. Denna metod kan tillämpas på projekt inom olika branscher eller områden (inklusive bygg, marknadsföring, IT, etc.).

Har fast-tracking några nackdelar?

Även om fast-tracking har många fördelar kan det medföra vissa risker, såsom konflikter mellan teammedlemmar eller ledningssvårigheter som kan uppstå när uppgifter utförs samtidigt. Som ett resultat kan kostnaden för ett projekt öka, till exempel på grund av behovet av att anställa nya personer eller öka resurserna. Dessutom kan antalet fel öka, vilket påverkar kvaliteten på den utvecklade produkten eller tjänsten. Samtidigt minskar denna metod flexibiliteten i planeringen och genomförandet av projektet – samtidig utförande av uppgifter kan lämna lite marginal för att anpassa sig till förändringar under projektets gång.

Hur använder man fast-tracking?

Fast-tracking kan vara en effektiv strategi när du har ont om tid eller när du behöver förkorta projektplanen (till exempel i byggprojekt där eventuella förseningar genererar höga kostnader). Men några viktiga principer bör följas för att säkerställa att denna projektledningsmetod ger önskade resultat. De viktigaste av dem sammanfattar vi nedan.

• Val av uppgifter – inte alla uppgifter kan slutföras med hjälp av denna teknik. Av den anledningen är det nödvändigt att noggrant förstå beroendena mellan olika uppgifter och faser av projektet och att eliminera sådana som behöver vänta på att andra ska bli klara.
• Riskbedömning – av de skäl som anges ovan är det nödvändigt att utföra en noggrann riskanalys och att avgöra om användningen av denna teknik är fullt berättigad.
• Övervakning och kontroll – det är nödvändigt att övervaka projektets framsteg och kommunicera med projektteamet för att säkerställa att aktiviteter som utförs samtidigt inte orsakar oönskade konflikter eller förseningar.

Sammanfattning

I projekt där tid är en nyckelfaktor kan fast-tracking visa sig vara en ovärderlig strategi, som påskyndar leveransdatumet för det avsedda resultatet, vilket utan tvekan kommer att tillfredsställa målgruppen. Det bör dock användas med försiktighet för att undvika, för det första, ökade kostnader och, för det andra, att kompromissa med projektets kvalitet. Av denna anledning, innan du tillämpar denna teknik, bestäm vilka uppgifter som kan utföras samtidigt. Planera dem sedan i enlighet med detta och övervaka kontinuerligt deras framsteg för att minimera potentiella negativa konsekvenser.

Oavsett om du väljer att använda fast-tracking-metoden eller den sekventiella metoden, kommer Firmbee att stödja dig hela vägen. Systemet erbjuder många funktioner som Kanban-tavlor, att-göra-listor, kontaktdatabaser, kalendrar och mer. Prova Firmbee gratis!

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.