Vad är en teamcharter? 5 viktiga skäl till varför du bör skapa den

Vad är en teamcharter?

En teamcharter är ett dokument som används för att organisera och samordna anställdas arbete. Det kan ta olika former – en enkel text i Microsoft Word, ett kalkylblad i Excel, eller ett ark skapat i ett komplext projektledningsverktyg. Det inkluderar all information om uppgifter som teammedlemmar förväntas utföra, vilket anger varje persons ansvar, arbetsplan och tillgängliga resurser. Det bör utarbetas tydligt och transparent. Dessutom måste det uppdateras i takt med att arbetet fortskrider för att återspegla takten i aktiviteterna eller eventuella förändringar i schemat eller kraven.

Hur gör man en teamcharter?

Komponenterna i en teamcharter beror på behoven hos den specifika organisationen, men oftast inkluderar den följande information:

• teamets namn,
• mål som ska uppfyllas,
• uppgifter som ska göras,
• tidsfrister,
• anställdas ansvar,
• nödvändiga resurser (verktyg, programvara, medel),
• kommunikationsplan (möten, kommunikationsverktyg),
• potentiella risker och korrigerande åtgärder,
• nyckeltal (KPI:er).

Fördelarna med att skapa en teamcharter

En teamcharter är ett verktyg för att planera och organisera individuella aktiviteter – det gör att du tydligt kan definiera när och hur de tilldelade uppgifterna kommer att utföras. Men detta är inte den enda funktionen som denna lösning kan erbjuda. Dess mål inkluderar också:

• samordning – ett välutformat dokument hjälper alla att förstå vad som förväntas av dem och vilka uppgifter som behöver slutföras,
• tilldelning av ansvar – definierar tydligt vem som är ansvarig för varje uppgift, vilket eliminerar förvirring och oklarhet som ibland kan leda till konflikter eller förseningar,
• övervakning av framsteg – detta dokument låter dig övervaka vilka uppgifter som redan har slutförts och vilka som är under arbete. På så sätt kan du snabbt identifiera potentiella flaskhalsar som kan försena ditt projekt,
• kommunikation – detta dokument kan fungera som en ram för både intern och extern kommunikation,
• riskhantering – kan inkludera information om potentiella risker och korrigerande åtgärder som ska vidtas i händelse av nödsituation.

Som du kan se finns det flera fördelar som en teamcharter kan ge dig och dina kollegor. Först och främst förbättrar den arbets effektiviteten eftersom den identifierar mål, uppgifter, tidsfrister och ansvar. Den förbättrar också kommunikationen inom ett team eftersom den definierar regler på arbetsplatsen. Den hjälper också till att lösa potentiella konflikter och bygga en positiv atmosfär, vilket översätts till större engagemang och produktivitet.

Sammanfattning

En av de viktigaste elementen i framgångsrik projektledning är utan tvekan att skapa en solid grund för att organisera och planera vissa uppgifter. Även om det kan verka som en ganska trivial lösning, har en välutformad teamcharter potential att perfekt återspegla dynamiken i de utförda uppgifterna och relationerna inom ett team.

Av just denna anledning används den ständigt som ett av verktygen för att säkerställa att ett projekt eller en uppgift ger de förväntade resultaten. Det är särskilt värt att använda när du upptäcker kommunikationsproblem inom ditt team, kollegor inte vet vad deras ansvar är, och när du har svårt att följa deras framsteg.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.