Vad är en RACI-diagram?

Vid en tid då projekt blir alltmer komplexa och mångfacetterade, och de involverade teamen inkluderar många personer med olika kompetenser, blir det avgörande att säkerställa en tydlig ansvarsfördelning. Ett verktyg som RACI-diagrammet kan vara till hjälp på detta område. Nedan diskuterar vi exakt vad denna lösning är och hur den kan stödja dina verksamheter.

RACI-diagram – vad är detta verktyg?

Ett RACI-diagram är ett verktyg för projekt- och organisationshantering som är utformat för att tilldela en specifik person till specifika uppgifter eller aktiviteter inom ett projekt eller en process. Dess användning hjälper till att effektivt hantera ansvar – det ger klarhet i fördelningen, minimerar risken för att aktiviteter som ska utföras förbises och förbättrar kommunikationen (när en person är beroende av en annan med sina ansvar).

Således underlättar användningen av detta verktyg planering och övervakning av framsteg, samtidigt som det möjliggör uppnåendet av uppsatta mål. Den beskrivna lösningen används för närvarande av företag som verkar inom olika branscher, liksom av organisationer inom den så kallade tredje sektorn.

Hur ser RACI-diagrammet ut?

Hur ansvarsmatrisen exakt kommer att se ut kan skräddarsys för ett särskilt team, projekt eller organisation. Oftast presenteras det dock i form av ett diagram, med uppgifter eller projektelelement i en dimension (t.ex. i kolumner) och de personer eller team som tilldelas dem i den andra (t.ex. i rader).

I större projekt eller organisationer kan tabellen vara mer omfattande (t.ex. inkludera beslutsfattande nivåer också). De beteckningar som anges nedan (som förklarar ett annat namn för detta verktyg – RACI) används för att ange de roller som tilldelas varje person:

• R – Ansvarig – en person som är skyldig att utföra en uppgift,
• A – Ansvarstagande – en person som måste acceptera utförandet av en given uppgift,
• C – Konsulterad – en person som har specialiserad kunskap och kan hjälpa till att utföra en given uppgift,
• I – Informerad – en person som behöver informeras om framstegen i uppgiften, men som inte är aktivt involverad i dess genomförande.

Fördelar med att använda RACI-diagrammet

Det huvudsakliga syftet med att använda det beskrivna verktyget är att exakt definiera vem som är ansvarig för att utföra en given uppgift, vilket eliminerar oklarheter och skillnader i förståelsen av ansvar, och minskar risken för misstag (särskilt duplicering av uppgifter eller deras utelämnande).

Men detta är inte den enda fördelen med detta tillvägagångssätt för pågående projekt och processer. RACI-diagrammet möjliggör också:

• förbättra kommunikationen i teamet – när alla vet vilka roller och uppgifter som tilldelas dem och andra, blir den dagliga kommunikationen och samarbetet enklare och smidigare,
• säkra effektiv hantering av resurser – att tilldela individuella uppgifter till personer med den bästa kompetensen för att utföra dem möjliggör optimal användning av resurser (och säkerställer samtidigt att uppgifter fördelas jämt, om möjligt). Samtidigt stödjer det att hålla sig inom den angivna budgeten,
• hantera risker effektivt – genom att tilldela en godkännarroll (Ansvarstagande) för varje uppgift kan den person som fattar det slutgiltiga beslutet identifieras noggrant och därmed förhindra potentiella problem,
• strömlinjeforma affärsprocesser – verktyget möjliggör också att identifiera nyckeluppgifter, vilket gör att du kan tänka om dina affärsprocesser och undvika onödiga förseningar eller luckor i verksamheten.

RACI-diagram – sammanfattning

Det aktuella verktyget hjälper till att säkerställa transparens i fördelningen av uppgifter så att förseningar kan minimeras, skillnader i förståelsen av ens roll kan elimineras, och alla projektmedlemmar kan arbeta tillsammans harmoniskt. När RACI-diagrammet används måste dock uppgifter tilldelas enligt de faktiska färdigheterna och kompetenserna hos individer, så att varje teammedlem har tydligt definierade roller och vet vad som förväntas av dem under projektet.

Du måste också se till att verktyget regelbundet uppdateras i takt med att arbetet fortskrider och förändringar görs i projektet. Detta kommer att säkerställa anpassning till den föränderliga situationen, förhindra konflikter och upprätthålla smidigheten i pågående aktiviteter.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.