Översikt över projektledningsprogramvara | #12 Komma igång med projektledning

Vilken programvara fungerar bäst för projektledning? Om du undrar vilken av de lösningar som finns på marknaden som kommer att möta dina behov, har vi förberett en översikt över programvara för projektledning. Var och en av dem har sina fördelar och specifika egenskaper. Därför, för att säkert välja den mest lämpliga lösningen, börja med att definiera vilken typ av projekt du kommer att genomföra, samt storleken på ditt team och dess bekantskap med digitala verktyg.

Programvara för projektledning – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Jira
3. Asana
4. Trello
5. Firmbee
6. Sammanfattning

Introduktion

Många projekt äger rum enbart i den digitala världen. Teamet arbetar på distans och träffas sällan på kontoret. Alla kommunicerar via Slack eller genom snabbmeddelanden som tillhandahålls av Meta, Apple, Google eller Microsoft. Men även i fall av hybrid- eller kontorslägen, underlättar användningen av programvara för projektledning avsevärt teamets arbete. Det blir en digital mötesplats för dem som arbetar med det. En plattform för uppgiftsfördelning och för att hålla statusen uppdaterad dagligen.

Ändå, beroende på om teamet utvecklar komplex programvara, förbereder marknadsföringskampanjer eller hanterar kakleveranser för konferenser i regionen, kan kraven på programvaran skilja sig radikalt. Låt oss ta en titt på översikten över programvara för projektledning.

Jira

Jira är utan tvekan det mest komplexa verktyget för projektledning. Om du letar efter programvara för att hantera ett stort projekt, portfölj eller portfölj av projekt kan det vara värt att titta närmare på det. Dess inlärningskurva är grundläggande, men i gengäld kommer en enorm mängd anpassningar av projekt.

Jiras fördel är möjligheten till gratis användning för team på upp till 10. Men bland dess nackdelar – förutom dess svåra implementering jämfört med andra program vi kommer att diskutera – är dess tydligt definierade profil. Detta beror på att det är ett verktyg som ursprungligen är utformat för IT-utvecklingsteam. Så team som arbetar med agila metoder, särskilt Scrum, för vilka kodförrådet är det primära arbetsverktyget, kommer lätt att hitta sin väg här. Det kan bli besvärligt för team som är mer löst kopplade till den digitala miljön, som kan känna sig överväldigade av antalet alternativ som kan visa sig vara onödiga.

Asana

I en sådan situation kan den mycket enklare Asana vara ett bättre val. Detta beror på att den skapades med alla team i åtanke. Basen är fyra vyer:

• uppgiftslista,
• en tavla med anpassningsbara kolumner,
• kalender, och
• filer.

I den kostnadsfria planen finns ett stort urval av mallar tillgängliga, vilket avgör hur vår digitala arbetsyta kommer att se ut. Men Asanas kostnadsfria plan har en grundläggande begränsning. Den ger dig ett val mellan två delningsalternativ: privat – endast tillgängligt för ägaren eller offentligt – öppet för alla. Att dela ett projekt endast med utvalda personer tillhör redan den betalda planen, vars fördelar inkluderar enkelheten att generera visuellt tilltalande rapporter samt att upprätthålla en portfölj av projekt.

Trello

Behöver ditt projektteam ett ännu enklare verktyg – den digitala motsvarigheten till en Kanban-tavla med uppgiftskort som flyttas från “Att göra”-kolumnen till “Färdig”-kolumnen? Då skulle Trello vara det mest lämpliga. Enkelheten hos detta verktyg och tillgången till en mobilapp gör att det ofta används som en praktisk uppgiftslista för personer som inte arbetar med PC.

Dess främsta fördel gäller en obegränsad mängd teammedlemmar redan i den kostnadsfria planen, och den automatiserade tilläggningen av återkommande uppgifter, såsom återkommande möten. Detta kan göra det lättare att arbeta i Trello, med tanke på att gratisanvändning inte ger tillgång till en kalender.

Firmbee

Den kostnadsfria Firmbee-planen som är avsedd för frilansare inkluderar inte bara en kalender med omfattande åtkomstkontroll utan också tidsregistreringsmöjligheter och helt anpassningsbara Kanban-tavlor. Till skillnad från de lösningar vi diskuterade ovan, bygger den på ett omfattande affärsprojektledningssystem.

Firmbee, trots sin komplexitet, är mycket transparent. Den utmärker sig från andra lösningar med sina projekt budgethanteringsverktyg, inklusive möjligheten att:

• utfärda fakturor,
• skapa en lista över entreprenörer,
• spåra betalningar
• kategorisera utgifter,
• övervaka projektbudgeten, till exempel en procentandel av hur mycket av budgeten som förbrukades av en viss typ av kostnad.

HR-verktyg, såsom en kandidatdatabas som möjliggör lagring av CV och portföljer, samt fritt konfigurerbara rekryteringsprocesser, är också mycket funktionella för små företag.

Om du letar efter ett omfattande system för att hantera företagsprojekt och team, då är Firmbee gjort för dig. Det är också värt att nämna att NGO:er kan adoptera detta system gratis – du kan hitta mer information om det här.

Sammanfattning

Programvara för projektledning varierar från enkel som Trello till komplex som Firmbee. Förutom de vi har listat ovan, finns det andra som tävlar om popularitet, inklusive:

• Wrike – erbjuder något mer avancerade rapporteringsverktyg men är liknande i funktionalitet som Trello,
• Basecamp – attraktivt särskilt för större organisationer eller företag som arbetar med många frilansare,
• Microsoft Project – veteranprogramvara för projektledning som funnits på marknaden sedan 1984, populär på grund av sin fullständiga integration med andra Microsoft-produkter,
• Monday.com – en molnbaserad plattform som möjliggör vilken kombination och konfiguration av moduler som helst som behövs för att hantera ett specifikt projekt.

Kom ihåg att basera ditt val av programvara inte bara på priset för prenumerationen utan framför allt på specifikationerna för det projekt du genomför och färdigheterna hos projektteamet. Dessutom, överväg om du letar efter engångsstöd för uppgifter eller programvara för att hantera inte bara ett utvalt projekt utan de flesta av de uppgifter som utförs av en mindre organisation. Vi hoppas att översikten över programvara för projektledning kommer att vara till hjälp för dig.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.