Lean management – vad är det? Verktyg och exempel på tillämpning

Undrar du hur du bättre kan hantera ditt företag för att nå dess fulla potential samtidigt som du minskar slöseriet med dina resurser? Att implementera en lean management-strategi kan vara svaret!

Lean management – innehållsförteckning:

1. Lean management – vad är det?
2. Principer för lean management
3. Lean management-verktyg
4. Exempel på lean management inom e-handel
5. Fördelar för ditt företag
6. Sammanfattning

Lean management – vad är det?

Missionen för lean management-konceptet är att skapa produkter och tjänster av högsta kvalitet samtidigt som man minimerar förluster som uppstår under tillverkningen och utförandet. Det introducerades av Toyota med lanseringen av TPS (Toyota Production System), vilket bidrog till dess framgång och har antagits som en standardprocess i många andra företag.

Principer för lean management

Praktiken av lean management implementeras enligt följande principer:

1. VÄRDE

Fokusera på det värde som konsumenten ska få när de köper en produkt eller tjänst. Komponenter av processen som inte bidrar till detta värde anses vara onödiga och bör elimineras.

2. VÄRDEFLOM

Det handlar om att hitta defekter i de olika stegen av processen som är en källa till slöseri med resurser, t.ex. tid, pengar, råvaror, och att ta bort dem.

3. FLÖDE

Nästa steg är att se om processens prestanda har förbättrats efter förändringarna, om det finns några oegentligheter eller flaskhalsar. Dessa är begränsningar som stör effektiviteten och förhindrar uppnåendet av strategiska mål. Det är därför nödvändigt att säkerställa att flödet fungerar smidigt (utan att minska kvaliteten på produkter eller tjänster).

4. SUCKSYSTEM

Att optimera arbete, leverans, användning av resurser osv. är önskvärda resultat av lean management, men överproduktion bör undvikas. Detta beror på att produktion av för många produkter eller tjänster, som inte är i linje med den aktuella efterfrågan, leder till förluster som vi vill undvika.

5. ERFARENHET

Detta är den viktigaste principen som lean management-konceptet bygger på. Ursprungligen från Japan strävar kaizen-ansatsen efter kontinuerlig förbättring och självförbättring. Tillämpningen av nya handlingsnormer i företagets verksamhet bör komma som en engångsinitiativ, men som början på en långsiktig strategi.

6. BYGG ENGAGEMANG
När man driver ett företag är det värt att uppmärksamma en ibland förbisedd men lika kritisk aspekt – den mänskliga faktorn. Det är trots allt upp till ditt team att säkerställa att den förändring du har initierat kommer att accepteras och bli permanent. Anställda behöver känna att de respekteras, att deras åsikt räknas och att de kan dela sina idéer öppet. Denna inställning ökar engagemanget för att bygga ett starkt, stabilt varumärke.
7. STOR BILD

En verksamhet består av ett omfattande nätverk av relationer – de olika stegen i operativa processer är ömsesidigt beroende, till exempel kan överproduktion leda till onödig lagerhållning. Av denna anledning bör studien av effekterna av att införa lean management genomföras på många nivåer, snarare än styckvis.

Lean management-verktyg

Beroende på vilken typ av bransch ett företag verkar inom kan vi tillämpa olika typer av verktyg som är utformade för att minska slöseriet med olika resurser.

Flaskhalsanalys

Det handlar om att titta på de processer som orsakar förseningar eller blockerar den smidiga driften av de aktuella områdena. Du kan betrakta flaskhalsar som, till exempel, otillräcklig utbildning av anställda för den position de tar på sig, vilket resulterar i misstag som görs av den anställde; att arbeta för långsamt, vilket minskar processens effektivitet, osv.

Just-In-Time-metoden

JIT-konceptet gör det möjligt för företaget att hantera sitt lager mer effektivt – så vi kan öka dess omsättning och minska kostnaderna som är kopplade till att lagra det. Det bygger på att leverera produkter eller tjänster till konsumenterna i rätt mängd och vid rätt tidpunkt, vilket förbättrar processens effektivitet.

5S

5S-principen handlar om att organisera en säker arbetsplats som gör det möjligt för en anställd att utföra sina uppgifter så effektivt som möjligt. Namnet härstammar från de 5 elementen, som anger vilka aktiviteter som måste utföras för att uppnå det önskade resultatet:

• Sortera – ta bort onödiga föremål från din arbetsstation;
• Ställa i ordning – nära relaterat till urval, märkning av plats och etikettering av varje föremål som är nödvändigt för arbetet;
• Upprätthålla – ordning är viktigt ur säkerhetssynpunkt och för att hålla maskiner och verktyg i fungerande skick;
• Standardisera – systematisering av alla antaganden och standarder som införts i tidigare steg;
• Skinna – innebär att tillämpa de implementerade standarderna i det dagliga arbetet.

Poka-Yoke

Det är en förutsättning att felaktigt konstruerade procedurer, inte människor, är ansvariga för fel vid ett givet steg i processen. Därför bör arbete göras för att förbättra dem.

Visuell ledning

Det bygger på att ersätta verbal information med visuella hjälpmedel i form av ritningar, linjer, pilar i olika färger. Meddelanden som förmedlas på detta sätt är mycket lättare att uppfatta.

Kanban

Det är en metod för grafisk representation av vilken affärsprocess som helst som används för att optimera arbete, öka punktlighet. I sin grundläggande form inkluderar den kolumnerna Att göra, Pågående, Avslutad.

Värdeflödesanalys

Det handlar om att upprätta ett flödesschema för en given företagsprocess och identifiera faktorer som bidrar till lägre effektivitet.

Exempel på lean management inom e-handel

Här är några förslag på hur du kan implementera lean management-tekniker i ditt e-handelsföretag. Du måste betrakta dem som ett nytt, långsiktigt sätt att leda, inte bara ett projekt med en deadline.

1. Utbildning av anställda

Företagets framgång beror i stor utsträckning på engagemanget och färdigheterna hos dess personal. Varje person som innehar en position bör ha adekvat erfarenhet eller utbildning. En sådan anställd kommer att göra färre misstag, arbeta mer effektivt och känna att han eller hon har blivit väl förberedd för tilldelade uppgifter. Förbättring av personalens färdigheter bör baseras på tillämpningen av förvärvad kunskap för att lösa verkliga problem som uppstår i företaget.

2. Effektiv kommunikation

Effektiv kommunikation av information är nyckeln till att uppnå strategiska mål. Utnyttja en mängd olika kommunikationskanaler för detta, vilket gör det möjligt för personalen att övervaka framstegen i en given process i realtid, kontakta andra kollegor eller dela idéer. Dessutom är det lämpligt att hålla regelbundna teammöten (fysiska eller online), där medlemmarna kan diskutera aktuella uppgiftsrelaterade frågor och förbättra relationerna.

3. Korta leveranstider för kunder

Köparen av din produkt bryr sig om tid. De stora fördelarna med att handla på Internet, som många människor uppmärksammar, är bekvämlighet och möjligheten att leverera försändelsen till den plats som kunden anger. Du bör dock se till att utföra denna tjänst effektivt och så snabbt som möjligt. För detta ändamål, ta bort de faktorer i leveranskedjan som kan förlänga leveransen av en beställning, eller generera ytterligare kostnader, för att ge den bästa möjliga servicen till kunden.

4. Betona på webbplatsen

Din webbplats för onlinebutik är ditt visitkort. Ta hand om dess utseende med UX-principer i åtanke, förbered väloptimerade produktbeskrivningar, sätt in högkvalitativa foton som visar ditt sortiment, osv.

5. Investera i teknik

Implementering av teknologiska lösningar kan avsevärt förbättra processens effektivitet. Ett exempel på en tillämpning är RFID-systemet, som använder radiovågor för att identifiera och spåra varor som skickas till kunden. Transpondrar (kallade taggar) placeras i taggar, till exempel, och kan ta emot och skicka en signal. På så sätt kan du omedelbart lokalisera var en produkt är och ha kontinuerlig kontroll över leveranskedjan.

6. Outsourcing

Outsourcing gör det möjligt för dig att delegera vissa tjänster till externa företag. Att driva en onlinebutik involverar flera uppgifter inom olika områden där du inte behöver din professionella expertis och din värdefulla tid. Till exempel kan du outsourca webbdesign, logistik och hantering av leveranskedjan (såsom dropshipping), IT, driva en marknadsföringskampanj eller skapa innehåll för webbplatsen till en separat enhet.

7. Lean management som en plikt

Om du vill se resultaten av dina ansträngningar att implementera lean management, måste det bli en obligatorisk praxis, inte bara ett alternativ för villiga individer.

Fördelar för ditt företag

Varför använda lean management-verktyg i din bransch? I de mest allmänna termerna – det ger en möjlighet till kontinuerlig förbättring, vilket översätts till bland annat:

• Hållbar och långsiktig utveckling av företaget;
• Uppnå affärsmål;
• Större affärsavkastning;
• Lägre kostnader;
• Bättre prestanda för individuella processer, avdelningar;
• Mer effektiv upptäckte av oegentligheter;
• Bättre hantering av ägda resurser;
• Minska processens genomförandetid.

Sammanfattning

Omorganisering av dina processer och förändring av din ledningsstrategi till förmån för en lean management-filosofi kräver mycket ansträngning och engagemang, men effektiv implementering kan ge påtagliga fördelar och framgång för ditt företag.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.