Kaizen-filosofin är en ledningsmetod som härstammar från japansk kultur. Den tillämpades först i samband med socialt fungerande, familj och personlig utveckling, men började så småningom sprida sig till affärsvärlden – från småföretag till stora företag. Hur kan du använda denna professionella utvecklingsstrategi för att förbättra ditt företags prestation och nå dina mål snabbare? Låt oss ta reda på det!
Kaizen är ett koncept baserat på idén om ständig förbättring av olika processer inom ett företag. Det är en term som består av 2 ord – kai, som betyder förändring, och zen, som betyder bättre, vilket kan tolkas som förändring till det bättre. Det betonar behovet av systematisk planering, genomförande och analys, på grund av dynamiska förändringar inom industrier och konkurrens. Ett möjligt tillämpningsområde för denna strategi rör personalresurser och anställdas professionella utveckling.
Kaizen-attityden tillämpas på alla aspekter som rör företagets verksamhet – processer, produkter eller tjänster, personal, etc. Dess övergripande principer, som bör implementeras som en del av denna strategi, är:
Ett företag bör informera varje anställd om data eller effekter av alla förbättringar. Det bör också genomföra undersökningar med verktyg som visar på tillförlitligheten av dess resultat.
Varje åtgärd som vidtas bör ha kundens tillfredsställelse i åtanke, eftersom det är genom dem vi kan nå våra affärsmål. Tänk alltid på att de produkter eller tjänster som erbjuds behöver tillföra värde för konsumenten och hantera operativa processer på ett sätt som eliminerar onödiga element.
Det hänvisar till den föregående principen – resultaten av arbetet bör skapa mervärde. Detta kräver att man tar bort felaktig konsumtion av resurser (finansiella, materiella, etc.).
Ledningen måste känna igen och förstå platsen och förhållandena kopplade till arbetsplatsen. Till exempel, i fallet med att driva en nätbutik, kan det vara kundtjänstavdelningen, lagret, etc. (detta beror också på storleken och omfattningen av det aktuella företaget), vilket kräver tillfälliga besök. Idén är att ha en översikt över de operativa processer som pågår, men detta handlar inte bara om att genomdriva de uppgifter som personalen utför, utan att kommunicera öppet och hitta och lösa potentiella problem.
Personal som kommunicerar tydligt med varandra och etablerar samarbetsrelationer med ledningen kommer att vara mer engagerade i att förbättra företaget.
Anställda är värdefulla tillgångar för ett företag, som bidrar stort till att uppnå företagets mål. Därför spelar sättet att hantera personalresurser och effektivt motivera dem en viktig roll här. Kaizen betonar vikten av att engagera alla teammedlemmar i företagets liv, som har stor potential inom sig. Vi kan särskilja flera modeller som bidrar till genomförandet av en strategi för kontinuerlig förbättring:
3M-diagrammet hänvisar till orden muda, mura och muri, som anses vara hinder för att uppnå kaizen och hindra smidig genomförande av processer. De sätts samman eftersom vanligtvis förekomsten av en beror på närvaron av de andra två. Genom att känna till de individuella orsakerna till förekomsten av begränsningar bör ledningsstrategin sträva efter att ta bort dem (detta är inte alltid möjligt) eller åtminstone minska deras påverkan.
Figur 1: 3M-modell
Vi har redan nämnt 5S-principen i en tidigare artikel, så om du inte vet vad det är ännu, se till att läsa den.
Att investera i hållbar anställd utveckling kräver någon form av verifiering för att veta om det är effektivt. Det kan vara till hjälp att känna till PDCA-cykeln, som är en förkortning för Plan (planera), Do (genomföra), Check (kontrollera) och Act (agera).
Figur 2: PDCA-cykeln
Det handlar om att sätta mål som fokuserar på strategier för anställdas förbättring.
Vidta åtgärder för att uppnå förutbestämda mål.
De förändringar som har gjorts måste utvärderas för att se om de har uppfyllt sin funktion, vilka effekter de har haft och vilka lärdomar som har dragits.
Utvecklingen av en professionell utvecklingsstrategi anses vara en garanti för större engagemang från personalen och bättre kvalitet på deras uppgifter. Detta inkluderar inte bara tydlig och exakt angivelse av uppgifter och regler för uppträdande utan framför allt möjligheten att förbättra arbetstagarnas färdigheter. Ändå kan identifiering av vissa brister som kan begränsa utvecklingen ske under de tidigare stadierna. Att identifiera dem är förutsättningen för att organisera temautbildningar för att möta teammedlemmarnas behov.
Toyota betraktas som en pionjär inom kaizen-ansatsen, det första företaget som integrerade denna filosofi i sin ledningsstrategi och har dragit stor nytta av det. Ledningen insåg med rätta att de inte alltid var ofelbara, så det var rimligt att uppmuntra underordnade att föreslå lösningar och bli mer involverade. Anställda fick betalt i utbyte mot idéer för att förbättra företagets processer. Viktigt är att detta inte var en engångsinitiativ, utan vid varje steg av Toyotas utveckling fanns det möjlighet att dela sina åsikter och insikter.
De nämnda 3M-, 5S- och PDCA-modellerna infördes på just detta företag för att minska kostnader och öka produktiviteten så mycket som möjligt.
I den polska grenen av Masterfoods kan införandet av positionen som specialist på kontinuerlig förbättring ses som en japansk accent av kaizen-filosofin. Individuella team har möjlighet att delta i kaizen-ledarskapsutbildningar för att utbyta erfarenheter och kunna implementera positiva förändringar. När positioner avskaffas, läggs inte anställda av, utan det görs ansträngningar för att erbjuda dem ett jobb i en annan position inom det aktuella företaget. Det finns också ett förslagssystem för anställda, vilket gör att rank-and-file anställda kan komma till tals och lära sig om sina perspektiv och idéer. De bästa av dessa belönas i form av bonusar, etc.
Den avgörande frågan för en framgångsrik införande av en kaizen-strategi är att identifiera befintliga problem i företaget och utveckla sådana procedurer som kommer att eliminera dem. Vilka åtgärder kan du vidta i denna riktning?
När du implementerar ett nytt koncept är medarbetarnas medvetenhet avgörande för att sätta det i praktik. Detsamma gäller kaizen. Få dina teammedlemmar att förstå hur kaizen-strategin kommer att tillämpas.
Teamet behöver en väg för vart och hur det ska gå. Välformulerade mål fokuserar uppmärksamheten på rätt åtgärder.
Du kan hålla en diskussion eller brainstorming med ditt team för att få medlemmarnas synpunkter. De föreslagna lösningarna kan hjälpa till att öka effektiviteten i det dagliga arbetet och optimera resurser. Med tanke på att de hade en röst i de slutgiltiga besluten, kommer de att vara mer villiga att anpassa sig till de nya förhållandena.
Uppmuntra människor att ställa frågor, dela åsikter om de vidtagna åtgärderna och var inte rädd för kritik (men den bör vara konstruktiv). Håll målet för kontinuerlig förbättring i åtanke.
Bli av med de hinder som begränsar företagets effektivitet – slöseri med resurser, ojämlikhet och överbelastning (3M).
Genom att känna till färdigheterna hos de enskilda teammedlemmarna kan du tilldela dem uppgifter som passar dem bäst och uppnå sina mål. Det kommer också att ge dig information om vilka brister som finns i deras färdigheter och, baserat på detta, införa en plan för utbildning och workshops. Tänk på vilken budget du kan avsätta för denna initiativ.
Att implementera denna filosofi i sin ledarstil är överhuvudtaget ingen lätt uppgift. Mycket beror på attityden hos överordnade såväl som underordnade. Kontinuerlig förbättring bör baseras på dialog och fri uttryck för åsikter, och inte, som det ibland händer, på att ge eller utföra order. Idéer bör komma främst från personer som känner till arbetets specifika och har erfarenhet av det. Konsekvenserna av en dåligt tillämpad strategi för kontinuerlig förbättring är till exempel.
Att implementera kaizen-filosofin i ditt företag är en utmaning. Reformen kräver inte bara att man vidtar rätt åtgärder utan framför allt en förändring i tänkande och uppfattning om arbete. Att fokusera enbart på effekter och resultat kan vara katastrofalt, så du måste fokusera på kvalitet och systematisk processförbättring. En sådan flexibel inställning är nödvändig särskilt nu när endast de enheter som kan svara på dynamiska förändringar och modernisering har en raison d’être på marknaden.
Läs också: Hur implementerar man Agile i ditt företag?
Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.
Som projektledare är Caroline en expert på att hitta nya metoder för att utforma de bästa arbetsflödena och optimera processer. Hennes organisatoriska färdigheter och förmåga att arbeta under tidspress gör henne till den bästa personen att förvandla komplicerade projekt till verklighet.
Vad är arbetsanalys? Har du någonsin hört termen, vet du vad du måste göra för…
Filer i PDF-format följer med oss varje dag. Detta universella sätt att spara innehåll garanterar…
Utvecklingen av Internet och maskininlärning har äntligen satt åt sidan traditionella skrymmande pappersordböcker. Oavsett om…
Röntgensökning är en av många datorsökningstekniker som används för att rekrytera anställda av HR-avdelningar. Den…
Idag kommer vi att fokusera på den inledande fasen av företagsutveckling – nystartade företag. Vi…
Program för att bygga appar utan kodning – känner du till några av dem? Som…