Hur man kommunicerar på jobbet för att bli mer effektiv och nå mål snabbare?

Varje enda dag är fylld med kommunikation. Vi skickar tusentals – om inte miljoner, verbala och icke-verbala kommunikationssignaler till dem i våra liv. Hur vi talar och svarar resulterar i de resultat vi ser. Ändå är det inte svårt att se att kommunikation ibland misslyckas med att vara effektiv. Misskommunikation orsakar ofta frustration och konflikt, och vi känner oss maktlösa att göra något åt det.

Kommunikation på jobbet – diskuterade frågor:

1. Lösningar börjar med att ställa rätt frågor
2. Bygg en öppen och transparent kommunikationskultur
3. Lär dig att kommunicera effektivt
4. Håll periodiska – och värdefulla – möten
5. Lyssna på dina kollegor
6. Utnyttja rätt projektledningsverktyg
7. Uppmuntra feedback från anställda och kollegor

En plats där kommunikationen verkar kämpa är på arbetsplatsen.

Oavsett om du är en distansarbetare eller sitter i ett kontorsrum bland hundratals kollegor, sker kommunikation – och inte all kommunikation är effektiv.

Misskommunikation mellan kollegor, kunder och chefer kan lämna dig frustrerad, besviken på jobbet och med deadlines som närmar sig.

Hur kan vi förändra detta problem som plågar så många kontor och team? Hur kan vi lära oss att kommunicera mer effektivt på jobbet för att vara lyckligare, mer produktiva och nå våra mål mer effektivt?

Lösningar börjar med att ställa rätt frågor

Att veta rätt metod för att be om projekt- eller uppgiftsuppdateringar kan vara knepigt. I en nyligen genomförd omröstning på Twitter frågade vi följare hur de följer upp med kollegor eller anställda och implementerar sina tilldelade uppgifter på jobbet.

Överväldigande många av de tillfrågade sa att de använde en “vänlig knuff” när de sökte uppdateringar om tidskänsligt arbete.

Varför rankar en vänlig knuff högre än formella e-postmeddelanden eller handlingsdrivna meddelanden? Kanske beror det på relationella okända faktorer som finns på arbetsplatsen. Eller kanske en brist på produktiva kommunikationsverktyg gör det svårt att kommunicera behov på ett sätt som är effektivt men ändå vänligt och uppmuntrande.

Ingen vill vara den kollegan som bygger ett rykte om att vara gnällig eller hård. Ändå fortsätter misskommunikation och missade förväntningar att plåga företag varje dag.

Kanske är lösningen inte att vara mer kommunikativ, utan istället kommunicera mer effektivt. Med rätt metoder och verktyg tillgängliga kan du förbättra din arbetsplatskommunikation, undvika oväntad dramatik och nå dina mål tillsammans – snabbare.

Här är några sätt du kan förbättra din arbetsplatskommunikation:

1. Bygg en öppen och transparent kommunikationskultur

Det bästa sättet att börja undvika misskommunikation på arbetsplatsen är med en stark kultur.

Detta tar tid och kräver att du investerar i några högvärdiga åtgärder. Börja varje tryckt, digitalt eller personligt meddelande med målet att vara direkt, ärlig mot dina anställda (kollegor) om eventuella företagsmål eller projekt.

Med denna strategi kan du enkelt bekräfta nya prioriteringar och slutmål för affärsuppgifter – det hjälper till att snabbt stänga gapet mellan ledning och anställda. Följ upp regelbundet med vanliga uppdateringar så att anställda kan fastställa prioriteringar för sig själva och ha en tydlig vision för framtiden.

2. Lär dig att kommunicera effektivt.

God kommunikation är en konstform.

Det rätta sättet att kommunicera på jobbet är att tydligt och öppet uttrycka dina idéer, tankar, önskemål eller problem du står inför med en person som bör hjälpa dig med det.

Undvik konflikter genom att hitta den bästa lösningen för båda parter. Du kan också be en opartisk tredje part att hjälpa dig med situationer när du eller någon annan inte kan kommunicera effektivt på grund av de känslor som är involverade.

3. Håll periodiska – och värdefulla – möten.

Var inte rädd för att hålla frekventa möten – håll dem bara värdefulla.

Konsekventa möten med din chef och teammedlemmar kan hjälpa dig bygga förtroende och gemenskap. De är också avgörande för att kontrollera framstegen av tilldelade uppgifter, mål, projekt och eventuella problem som uppstått.

Tillsammans kan ni analysera och utveckla en lista över prioriteringar för kommande perioder.

4. Lyssna på dina kollegor.

Underskatta aldrig kraften i aktivt lyssnande. Att lyssna är avgörande för att förbättra kommunikationen på jobbet och lösa problem som kan uppstå i vilket företag som helst.

Stöd dina ord med handlingar. På så sätt kommer du att vinna respekt från ledningen, teammedlemmar eller anställda och snabbt kunna vinna deras förtroende.

5. Utnyttja rätt projektledningsverktyg.

Det finns många projektlednings- och uppgiftsspårningslösningar som du kan välja mellan för att hjälpa till att öka teamkommunikationen och synergin.

En annan Twitter-omröstning som vårt team genomförde visade att teknologiska lösningar kan hjälpa team att undvika misskommunikation mer än du kanske förväntar dig:

Med rätt kommunikationsverktyg blir det lättare att skapa arbetsscheman för dina anställda och se var de står vid en given tidpunkt. På så sätt kan du enkelt samordna och diskutera företagets strategiska drag.

6. Uppmuntra feedback från anställda och kollegor.

Utan feedback kan du inte förbättra din kommunikation eller minska misskommunikation. Detta kan uppnås genom att implementera ett enkelt feedbacksystem på din arbetsplats.

Anställda kommer att veta exakt vad som förväntas av dem i sina dagliga uppgifter. Det hjälper också till att hålla teammedlemmar uppdaterade om den aktuella arbetsprocessen och vad som pågår med tilldelade projekt eller uppgifter.

Att ge utrymme för feedback är ett utmärkt sätt att bygga en förtroendefull kultur på arbetsplatsen. Förtroende och uppmuntran är en balsam för nästan all misskommunikation – och kanske det bästa förebyggande åtgärden i din verktygslåda.

Om du vill förbättra ditt teamwork, läs om facilitering och dess bidrag till arbetsmiljön.

Nu, med tanke på vad som är viktigt i korrekt kommunikation, kan du ge oss feedback genom att lämna en kommentar nedan! Gå också med i vår Facebook-gemenskap för att hålla kontakten.