Hur man implementerar en kunskapshanteringsstrategi i små och medelstora företag? 5 användbara tips

Vad är kunskap?

I samband med entreprenörskap kan kunskap definieras som idéer, koncept eller observationer som används för att vidta åtgärder för vinst.

Relationen mellan data, information och kunskap

Data i sig är bara ett faktum som saknar mening utan tolkning. Först efter att det har bearbetats och organiserats blir det information som besvarar frågor som: Vem? Vad? Var? När? I sin tur ger förklaringen och förståelsen av den information vi får oss den kunskap vi behöver för att fatta beslut.

Kunskap är en ovärderlig del av ett företags affärsstrategi eftersom den kan skapa en konkurrensfördel. Det är viktigt att identifiera svagheter och kunskapsluckor.

Vad är kunskapshantering?

Oavsett vad du gör är det en bra idé att ha en handlingsplan. Att driva ett företag är inget undantag. En strategi gör att du kan förverkliga ditt företags uppdrag och mål genom att specificera riktningen och typen av åtgärder du behöver vidta. Effektiv kunskapshantering i en organisation gör det lättare att fånga, dela och använda kunskap.

Kodifiering och personalisering

Några av de vanligaste strategierna som används i praktiken är kodifiering och personalisering. Dessutom är de kopplade till begreppen formell (explisit) och tyst (implicit) kunskap.

Kodifieringsstrategin baseras på formell kunskap som lagras i företagsdokumentation – tekniska specifikationer, utbildningsmaterial, rapporter, analyser, etc. Denna form underlättar i hög grad överföringen av kunskap till nya och befintliga anställda.

Personaliseringstrategin, å sin sida, baseras på interpersonell kontakt mellan anställda och utbyte av erfarenheter mellan dem. I detta fall sker delning av så kallad tyst kunskap under teammöten, samtal, diskussioner, etc.

Kunskapshantering i SME

Att driva ett företag är en krävande uppgift på grund av den höga dynamiken av förändringar och behovet av ständig utveckling. Detta kan vara särskilt utmanande för små och medelstora företag vars räckvidd och resurser är betydligt begränsade.

SME-sektorns bidrag till ekonomisk tillväxt är betydande. Små och medelstora företag är ofta en källa till innovativa lösningar och diversifierar marknaden. De har en förenklad organisationsstruktur och erbjuder vanligtvis nischprodukter och tjänster.

Det kapital som används för att utveckla verksamheten kommer vanligtvis från ägarnas besparingar, banklån eller ibland från privata investerare, såsom affärsänglar. De sysselsätter ett relativt litet antal personer (små företag – högst 50 anställda, medelstora företag – mellan 50 och 250 anställda) så att de kan upprätthålla en nära relation med ledningen och identifiera sig med företagets mål.

Myndighet är centraliserad – de flesta beslut fattas enbart på grundval av ägarens åsikt och erfarenhet. Att övervaka alla områden av verksamheten på detta sätt medför risker – företagets framtid beror på ägarens kompetens, vissa områden av ledningen kan fungera ineffektivt, och de anställdas intellektuella potential kan gå obemärkt förbi.

Fördelar med att implementera en kunskapshanteringsstrategi

Att göra förändringar tar tid och ansträngning. Att sätta en kunskapshanteringsstrategi i praktiken beror mycket på attityden hos ledningen och de anställda. Men det är nödvändigt för utvecklingen och tillväxten av ditt företags potential. Hur kan du dra nytta av att göra några förändringar i din ledarstil?

• Ökad effektivitet – ett sammanhängande och organiserat ledningssystem gör det möjligt för anställda att enkelt få tillgång till information, vilket förbättrar kvaliteten på deras arbete,
• Bättre samarbete och kommunikation – användning av informationssystem och olika kommunikationskanaler garanterar större transparens och bygger positiva relationer inom teamet,
• Effektiv beslutsprocess – tillgång till kunskap och erfarenhet från anställda hjälper till att få den objektiva perspektiv som behövs för att vidta åtgärder i linje med företagets mål,
• Att känna igen luckor och brister – när du kompletterar och dokumenterar den kunskap du har samlat kan du identifiera ytterligare möjligheter att förbättra dina affärsprocesser, säkerhet – genom att lagra data på servrar eller i dokument minskar du risken för att data lämnar din organisation.

Framgångsfaktorer för att implementera kunskapshantering i en organisation

Om du inte vet vad framgångsfaktorer är, läs den här artikeln. Återigen finns det flera organisatoriska egenskaper som kan underlätta införandet av positiva förändringar i strategisk kunskapshantering. Dessa inkluderar:

• Vilja att kontinuerligt förbättra och lära sig,
• Vilja att överföra kunskap till andra, anställdas engagemang,
• Anpassning av organisationsstrukturen och tekniska faciliteter,
• Betona värdet av kunskap och fördelarna med att använda den.

Hinder för att implementera kunskapshanteringsstrategier i SME

Att förändra vanor tar tid och ansträngning eftersom det finns flera hinder på vägen. Att veta i förväg om de begränsningar som kan uppstå under denna process kommer att göra det lättare för dig att hantera dem. Här är några möjliga problem som kommer att kräva din uppmärksamhet:

• Motvilliga anställda – högre chefer kan vara rädda för en läcka av information som skulle skada företagets ställning, medan andra anställda kan vara rädda för att förlora en viss plats i hierarkin,
• Brist på engagemang – kommer ofta från eller är relaterad till den ovan nämnda orsaken. Det kan relatera till anställda och ägarna själva, som kommer att fokusera mer på andra aktiviteter,
• Brist på tid och resurser för att fokusera på kunskapshantering,
• Misstro mot rådgivare – kritik från en utomstående kan uppfattas som en attack snarare än ett försök att hjälpa och åstadkomma förändring.

Hur implementerar man en kunskapshanteringsstrategi i ditt företag?

Faktum är att implementera ett kunskapshanteringssystem kan vara utmanande för företagsägare. Brist på information och oerfarenhet kan vara skrämmande i början. Men det mervärde du kan få är väl värt det. Att hålla följande tips i åtanke kommer att göra det lättare för dig att framgångsrikt slutföra processen:

• Utvärdera din nuvarande situation – granska effektiviteten hos det befintliga systemet, med fokus på procedurer, personal, teknik och organisationsstruktur. Att upptäcka oegentligheter gör att du kan avgöra vad som är värt att förbättra,
• Klart definiera dina mål – när du har identifierat organisationens svagheter, sätt dina långsiktiga och kortsiktiga mål så att du vet vad du siktar på och kan övervaka din framsteg,
• Förbered dig för förändringarna – anpassning av den nya strategin involverar hela företaget. Dessa förändringar påverkar också företagets anställda, som är en värdefull tillgång,
• Vidta åtgärder – det sista och mest utmanande steget är att implementera kunskapshanteringssystemet i det dagliga arbetet. Detta kräver inte bara mycket pengar utan också en proaktiv attityd från ägare och anställda.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.