Förhandla om distansarbete med en anställd, hur gör man det?

Förhandla om distansarbete – vad är viktigt?

Som övervakare är du säkert orolig för att en anställds prestation av arbetsuppgifter hemifrån (eller från vilken annan plats som helst, istället för från kontoret) inte ska påverka personens effektivitet – det vill säga tidigare prestationer i att slutföra uppgifter eller visad produktivitet. De flesta motståndare till distansarbete är rädda för att den anställde kommer att vara upptagen med andra sysslor (t.ex. städa huset, hämta barnen från skolan, hänga upp tvätten, etc.) under arbetet och därför inte kommer att utföra alla uppgifter.

Av denna anledning är det så viktigt att tydligt och ärligt kommunicera dina förväntningar på det nya arbetssättet när du förhandlar om distansarbete. När den anställde vet exakt vad företagets krav är när det gäller arbetstider, tillgänglighet, deadlines, mål, resultat, etc., är det lättare för dem att anpassa sig.

Förhandla om distansarbete – hur?

Utan tvekan är korrekt kommunikation vid förhandlingar om distansarbete avgörande. Men vad mer bör göras för att säkerställa att båda parter är nöjda? Nedan ger vi några tips som kan göra det lättare att prata med en anställd om möjligheten att byta till distansarbete.

1. Fastställ regler för distansarbete

När du arbetar på distans är det avgörande att ni ömsesidigt kommer överens om hur arbetsuppgifter ska utföras i en hemmiljö. Som övervakare (om företaget inte har infört regler och riktlinjer för distansarbete för alla anställda och ger frihet att arrangera inom individuella team) bör du ha förutbestämda förväntningar som du presenterar för din anställde (samtidigt som du är öppen för möjliga förhandlingar). I detta avseende bör du svara på frågor som:

• Vilka dagar och tider är det möjligt att arbeta hemifrån?
• Kommer system att införas för att säkerställa rapportering av prestationer?
• Hur kommer kommunikationen att ske?
• Vilka verktyg är nödvändiga för att utföra arbetsuppgifter hemifrån?
• Hur kommer resultaten att utvärderas?
• Hur påverkar distansarbete rätten till förmåner?

Inför prövotid

Du kan också besluta att erbjuda den anställde en slags “prövotid”, under vilken du under en viss tid (t.ex. en månad) ger möjlighet att utföra arbetsuppgifter hemifrån.

Efter denna tid kommer du att göra en utvärdering (genom att granska resultaten och jämföra dem med resultaten som uppnåtts under stationärt arbete), för att avgöra om en sådan samarbetsmodell ger tillfredsställande resultat, eller kanske inte. Om du märker att effektiviteten har bibehållits på samma nivå, kommer du att kunna tillåta den anställde att arbeta hemifrån utan rädsla. Om å andra sidan produktiviteten har sjunkit, kommer du att ha ett starkt argument för att låta den anställde stanna på kontoret.

Föreslå en hybridmodell

Som en sista utväg, om du helt saknar övertygelse om att låta en anställd utföra arbetsuppgifter hemifrån på heltid, kan du också erbjuda att byta till en hybridmodell – till exempel 3 dagar på kontoret och 2 dagar hemifrån. Du kan också betrakta en sådan situation som en slags prövotid, inom vilken du kommer att undersöka personens effektivitet. Det kan visa sig av olika skäl (t.ex. att upprätthålla direkt kontakt med kollegor) att hybridmodellen kommer att vara tillräcklig för personen, och för dig är en sådan situation – acceptabel.

Förhandla om distansarbete – sammanfattning

När du förhandlar om distansarbete, håll dig öppen för de behov som den anställde lyfter fram och var flexibel när det gäller att sätta villkoren för utförandet av arbetsuppgifterna. Tänk också på att varje samtal bör skilja sig beroende på vem du pratar med och personens kapabiliteter, arbetsnatur eller ansvar.

Endast genom att agera på detta sätt kommer du att kunna utveckla en modell som säkerställer tillfredsställelse för båda parter och samtidigt ger en positiv bild av dig som övervakare eller företaget som arbetsgivare. Var också beredd på att du alltmer kommer att förhandla om distansarbete – anställda har kommit att älska distansarbete och kommer utan tvekan att förvänta sig en sådan möjlighet att utföra sina professionella uppgifter från sina arbetsplatser.

Läs också: Hur man genomför en distansuppsägning effektivt? 4 grundläggande och enkla steg

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.