E-postanvändning för att minska dina stressnivåer. 3 bra sätt att hantera distanskommunikation.

Hur kan du minska dina stressnivåer när du använder ett e-postkonto? Visste du att sättet att använda e-post kan öka ångestnivåerna avsevärt? Det kan verka som att e-post främst är en bekvämlighet. Det möjliggör snabb kommunikation mellan anställda och externa parter, men samtidigt skapar det teknostress för användarna.

E-postanvändning – innehållsförteckning:

1. Minska dina stressnivåer
2. Försök med en annan kontaktform
3. Skicka inte e-post på fredagar
4. Kommunicera tydligt och enkelt
5. Sammanfattning

Minska dina stressnivåer

Använd endast din arbetstelefon. Din telefon bör vara tillgänglig för kontakt endast under 8 arbetstimmar och sedan stängas av – denna regel bör följas av personer som vill behålla balansen mellan sitt privata och professionella liv. Åtgärder som att stänga av e-posten efter arbetstid (företag kan använda dessa funktioner), fördröja leveransen av paket (schemalägga frakten till morgontimmarna nästa arbetsdag) eller planera fasta tider för mottagande av post tillåter att man tar hand om den mentala hälsan under arbetet och på sin fritid.

Kom ihåg att undvika att installera e-post (eller andra företagsmeddelandetjänster) på din privata telefon. Det är olämpligt av många skäl, det är inte säkert för säkerheten av känsliga data, och å andra sidan – det påverkar ditt välbefinnande och din förmåga att vila efter arbetet.

Försök med en annan kontaktform

Hur många gånger har du skickat ett e-postmeddelande till din kollega eller partner och väntat i flera dagar på svar, även om frågan var enkel och inte särskilt svår att hantera? Som du ser, gillar vissa människor att vänta med sitt svar varje gång och detta kan frustrera den som väntar.

Hur kan du lösa problemet? Du kan försöka att kontakta personen direkt (om det är möjligt) ringa, eller använda företagets snabbmeddelande, vilket möjliggör snabb visning av meddelanden – gör vad som helst för att lösa problemet och få det överstökat.

E-post är vanligtvis inte den bästa lösningen, även om vi tänker att det är den bästa kontaktformen med anställda eller affärspartners. Man bör noga överväga denna fråga när det gäller kommunikation, som kan utlösa negativa känslor – när vi läser meddelandena tolkar vi dem genom att föreställa oss tonläget och samtalspartnerns attityd. I många situationer, även i den moderna digitala eran, kan direkt kommunikation ge bättre resultat.

Skicka inte e-post på fredagar

Behandla andra som du själv vill bli behandlad – denna regel bör gälla för alla meddelanden som skickas efter arbetstid. Om du inte gillar ljudet av ett e-postmeddelande som kommer efter klockan 18 eller senare, sluta skicka dem själv. Oavsett om du är en vanlig anställd, en chef, eller arbetar tillsammans med din partner, bör du inte visa din tillgänglighet. Det är inte bara ohälsosamt utan stör rytmen i dagen för de personer du samarbetar med.

Det är värt att komma ihåg att undvika att skicka e-post på fredagseftermiddagar. Det är svårt att förvänta sig att en person snabbt ska svara på vårt e-postmeddelande bara några timmar innan den kommande helgen – många anställda har attityden att: det kan vänta till måndag morgon. Om man kan vänta på svaret, kan man vänta med att skicka e-postmeddelandet, särskilt eftersom alla börjar veckan med extra energi efter helgens vila.

Kommunicera tydligt och enkelt

Du har förmodligen skrivit ett e-postmeddelande med flera frågor och ärenden som behövde förklaras, men du har fortfarande inte fått något svar. Denna situation (särskilt om du har väntat på svaret) ökar stressnivån. Tyvärr måste du vara beredd på att denna typ av problem kommer att uppstå då och då – ibland till och med oftare än du har förväntat dig. Hur ska man hantera det?

Först och främst, skriv ämnet för meddelandet tydligt, och kom sedan ihåg att skriva ett e-postmeddelande med tanke på att hålla en tydlig och enkel kommunikationsstil. Ibland kommer det att tvinga dig att begränsa ämnet för e-posten. Du måste tänka noga på vilket ärende som är viktigast för dig, och vilket som kan hanteras vid ett senare tillfälle (genom att använda andra kommunikationsformer).

Sammanfattning

Den snabbt utvecklande teknologin har medfört många fantastiska saker när det gäller att underlätta vardaglig kommunikation både privat och professionellt. Samtidigt har vi ställts inför många utmaningar, särskilt kopplade till att vara ständigt tillgänglig.

E-postmeddelanden kommer ständigt till vår inkorg – under arbetet, på vår fritid, eller till och med på helger – vilket är ett exempel på arbetslivsbalans störning. Därför är det värt att uppmuntra anställda att använda alla ovanstående tips och råd, och komma ihåg att i alla fall är exempel bättre när det kommer från toppen.

Läs också: Hur man minskar digital stress när man arbetar på distans

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.