4P: projekt, produkt, program och portfölj | #24 Komma igång med projektledning

4Ps av management har mycket gemensamt – de kräver organisatoriska och interpersonella färdigheter, samt flexibilitet och förmågan att motivera ett team. Men vad döljer sig under de fyra bokstäverna P?

4Ps av management – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. 4Ps – Projekt, produkt, program, portfölj
3. Projektledning
4. Produktledning
5. Programledning
6. Portföljledning
7. Sammanfattning

Introduktion

Mindre företag genomför ofta ett enda projekt eller skapar en enda produkt. I sådana fall är dessa de enda målen för organisationen. Men när företaget växer kräver dess strategi ett bredare perspektiv för framtiden och dess mål diversifieras, är det värt att överväga hur man bäst organiserar projektledningen för att göra dess genomförande så effektivt som möjligt.

4Ps – Projekt, produkt, program och portfölj

4Ps står för något olika, ofta sammanlänkade grupper av uppgifter. Dessa är:

• projekt
• produkt
• program
• portfölj

Nedan ska vi ta en närmare titt på vad dessa är och varför det är viktigt att känna till deras specifika egenskaper när man går till planering, organisering av uppgifter och genomförande av ett projekt.

Projektledning

Varje projekt kan genomföras oberoende. Det kan också ingå som en del av ett program eller en portfölj. Det har en bestämd början och slut, och dess mål är att producera en unik produkt, tjänst eller ett annat resultat.

Kännetecknande egenskaper för projektet inkluderar:

• specificerad start- och sluttid
• definierat mål
• ett temporärt team som sätts upp specifikt för att utföra denna uppgift

Många projektledare hanterar flera projekt samtidigt. Detta gäller särskilt för projekt som tillhör ett enda program eller portfölj. Men hur skiljer sig ett projekt från en produkt?

Produktledning

Produktledning skiljer sig från projektledning främst eftersom det inte finns någon fast tidsram. Produktledare måste känna till produkten de övervakar och planera dess utveckling. De sätter prioriteringar, lägger till nya funktioner, förbättrar befintliga samt hanterar produktutvecklingsbudgeten genom att balansera företagets kapabiliteter och kundernas förväntningar.

Vi kan särskilja en produkt från ett projekt genom att tänka på den som ett permanent, fysiskt objekt. Detta beror på att en produkt upprätthåller en konstant identitet även om den genomgår justeringar. En produkt kan vara en smartphone som förändras beroende på installerade applikationer och hur den har personaliserats.

Till skillnad från ett projekt, har en produkt ingen definierad livscykel. Produktledning kännetecknas därför av:

• kontinuerlig förbättring som svar på förändrade kundbehov
• kontinuitet
• planering av anpassningar
• arbete med ett permanent produktutvecklingsteam

En produkt kan utvecklas genom projekt – temporära och genomförda under en tid. Återigen med exemplet med smartphonen, kan ett produktutvecklingsprojekt inkludera en programuppdatering för att göra det enklare att använda kameran på natten.

Programledning

Enligt PMBOK är programmet:

En samling relaterade projekt, och ibland mindre program, som hanteras tillsammans för att bygga värde som hantering av var och en separat inte skulle kunna leverera. (En version: “Program. Relaterade projekt, dotterprogram och programaktiviteter som hanteras på ett koordinerat sätt för att uppnå fördelar som inte är tillgängliga genom att hantera dem individuellt.”)

Projekt- och produktledning involverar planering, organisering och genomförande av uppgifter som är en del av organisationens profil och leder till uppfyllandet av ett mål som är användbart för kunden eller företaget självt. Programledning, å sin sida, involverar att bestämma vilka projekt som behöver genomföras i organisationen för att effektivt och i tid uppnå ett av de strategiska målen. Det är medellångsiktig planering som avgör vilken prioritet varje projekt ska ges, samt den pågående bestämningen av vad relationen mellan dem bör vara.

Låt oss överväga exemplet med “Nya Företagsfilialen” Programmet. Det kan bestå av:

• Projekt A, för att välja plats och inreda det nya huvudkontoret
• Projekt B, för att anställa ett team i den nya staden
• Projekt C, för att organisera en invigningsfest för företaget
• Projekt D, för att bygga en lokal kundbas

Bland annat, måste programledningen ta hänsyn till tidpunkten för projekten A, B och C. Att hantera varje projekt utan att veta statusen för de andra kan till exempel leda till att man organiserar en invigningsfest när renoveringen av huvudkontoret inte har slutförts, eller… teamet har ännu inte anställts.

Varje av de projekt som utgör programmet genomförs separat, och deras resultat beror på de utförda uppgifterna, som bär olika risker. Därför är de huvudsakliga skillnaderna mellan projekt- och programledning relaterade till perspektivet för resultatvärdering och tillvägagångssättet för variabilitet. Dessa är:

• Antagen acceptans av osäkerheten i resultaten
• Behovet av effektiv förändringshantering
• Noggrann justering av prioriteringar till den aktuella statusen för varje projekt
• En långsiktig perspektiv i utvärderingen av programmets fördelar.

Portföljledning

Projektportföljen är en term som används något mindre frekvent än ett program, men separationen av en portfölj av projekt i ett företag är särskilt användbar när vi periodiskt genomför projekt av liknande natur. Slutförandet av individuella projekt som tillhör portföljen är inte beroende av varandra, som i fallet med ett program.

Till exempel, för ett företag som utvecklar programvara för smartphones, kan separata portföljer vara projekt som implementerar:

• uppdateringar, t.ex:
• kameraprogramvaruuppdateringar,
• säkerhetsuppdateringar för att skydda mot olika typer av attacker,
• programvaruförbättringar, t.ex:
• som gör det möjligt för användaren att välja skins och ikoner,
• lägga till 3 funktioner som oftast föreslagits av användare,
• refaktorering, t.ex.:
• förbättra koden för modulära delar av applikationen,
• skriva om koden som belastar enheten mest.

En portfölj är en centraliserad samling av projekt och program som pågår i ett företag. Deras hantering syftar främst till att uppnå organisationens strategiska mål. Liksom projekt och program bör portföljen detaljeras:

• milstolpar – för att ha en tydlig bild av delmål, deras uppfyllande och en plan för att hantera misslyckanden,
• en riskhanteringsplan,
• intressenter – dvs. alla som är intresserade av statusen för portföljens genomförande

Men den viktigaste aspekten av företagets projektportföljhantering är att etablera ett prioriteringsschema. Det säkerställer att alla projekt, produkter, program och portföljer som genomförs och planeras i företaget får sin plats i hierarkin av uppgifter som ska slutföras.

Vad är skillnaderna mellan 4Ps?

Hantera var och en av 4Ps – projekt, produkt, program och portfölj – skiljer sig på vissa sätt. Särskilt viktiga är skillnaderna inom områdena för ledningens ämne och teamets natur.

Ledningsämnena i 4Ps skiljer sig åt beroende på detaljnivån för de utförda uppgifterna och närheten till kunden.

I fallet med ett projekt, övervakar projektledaren och produktledaren genomförandet av uppgifter och skapandet av lösningar som är direkt riktade mot kunden. I fallet med ett program, är relaterade projekt och deras relationer föremål för ledning. I en portfölj, handlar ledningen om alla program och projekt i organisationen i förhållande till dess mål, så portföljledarens roll och uppgifter ligger längst bort från kunden.

Ändå bör hans eller hennes uppgifter fortfarande centreras kring relationen mellan organisationens uppdrag, mål och kundernas behov.

Skillnaderna mellan 4Ps gäller också teamet. I ett projekt, sätts teamet upp för varaktigheten av ett givet projekt, så projektgenomförande är ofta bara en del av deltagarnas ansvar.

Situationen är annorlunda i fallet med en produkt – här byggs ett permanent team, vars huvudsakliga och ofta enda uppgift är att arbeta med produkten. Detta minskar risken för stillestånd mellan projekt som utvecklar produkten. Behovet av kunskapsöverföring, dvs. tidskrävande implementering av nya teammedlemmar, är också mindre frekvent.

Team som leds av program- och portföljledare, å sin sida, är sammansatta av projekt- och produktledare från hela organisationen, samt analytiker, konsulter och specialister på hög nivå inom affärsområdet.

Sammanfattning

4Ps består av projekt-, produkt-, program- och portföljledning. Ledningen av var och en skiljer sig i detalj, teamets natur och ansvar.

Ett projekt är en underliggande, tidsbegränsad strävan med en specifik varaktighet och syfte. En produkt kan utvecklas genom projekt, men den har ingen definierad livscykel och dess utveckling är nära kopplad till kundernas förväntningar. Ett program är en samling av sammanlänkade projekt av olika typer som tjänar ett gemensamt syfte. En portfölj kan definieras som en samling av projekt av samma typ, som genomförs cykliskt eller parallellt, och syftar till att anpassa alla andra Ps med organisationens strategiska mål på bästa möjliga sätt.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.