Vad är ett organisationsschema?

Ändå finns det ett ytterligare element av extrem betydelse som du kan ha utelämnat – den effektiva struktur som ett företag eller en organisation etablerar. Denna struktur består av beroenden och ansvar som effektivt visualiseras av det så kallade organisationsschemat. Nedan förklarar vi vad detta verktyg exakt är, samt påpekar vilka fördelar dess användning ger för företag och institutioner som verkar inom olika branscher.

Org-schema – eller vad?

Ett org-schema är inte bara en enkel, rak ritning, utan ett komplext ledningsverktyg för att avbilda – men viktigast av allt förstå – strukturen för ett givet företag, institution eller annan enhet. Det är en grafisk visualisering av hierarkin (från högsta till lägsta nivå), ansvarsfördelningen samt länkarna mellan olika enheter (olika team eller individer).

Det är ett praktiskt medel för anställda (särskilt de som just har börjat), eftersom det hjälper dem att se strukturen för ett företag eller en institution genom att tydligt definiera rollerna för varje enhet och deras ansvarsområden och kompetenser. Det kan också vara praktiskt för utomstående (som potentiella investerare eller partners) som vill veta hur ett företag eller en institution fungerar. Kärnan i ett organisationsschema ligger därför i att säkerställa transparens och effektiv hantering av de resurser som finns tillgängliga.

Vad innehåller org-schemat?

Det finns olika typer av verktyg som beskrivs (från hierarkiska, till funktionella, till matris, dvs. fokuserade på pågående projekt). Exakt vilka element som ingår beror på det specifika fallet (särskilt storleken på enheten och den bransch den verkar inom). Oftast inkluderar det dock information om sådana element som:

• ledande befattningar – i den högsta delen av visualiseringen placeras de mest viktiga ledande positionerna som ansvarar för att fatta nyckelbeslut som rör hela företaget eller institutionen. Här dyker vanligtvis upp personer som president, vice president, generalchefer (för områden som HR, marknadsföring, utveckling, försäljning, etc.), och ibland högsta chefer,
• individuella avdelningar eller enheter – varje avdelning (t.ex. marknadsföring, HR, IT, försäljning, juridik och efterlevnad, etc.) representeras av en separat block, och i den finns individuella positioner och roller (inom avdelningar kan det också finnas team som ansvarar för ett specifikt område, t.ex. marknadsföringsavdelningen kommunikations-, prestations- och outreach-teamet),
• Uppdelning av positioner – inom varje avdelning eller enhet listas också de specifika positioner som finns i företaget eller institutionen (från direktörer till seniora och juniora specialister, till praktikanter och trainees), ofta med deras tilldelade ansvar,
• kommunikations- och underordningslinjer – som en del av den grafiska representationen av strukturen anges det också vem som är ansvarig för att rapportera sina aktiviteter och till vem en sådan rapport måste lämnas,
• nyckel/legend – en grafisk visualisering inkluderar ofta också en nyckel eller legend som förklarar betydelsen av olika symboler och linjer som används i diagrammet. Detta gör det enkelt för alla användare att se strukturen och förstå betydelsen av alla de olika elementen.

Varför bör ett företag ha ett org-schema?

Vad är nyttan med att förbereda ett organisationsschema? För det första kan anställda på detta sätt lättare förstå sin plats i strukturen – de vet vad deras uppgifter är, till vem de exakt är ansvariga (både inom de grundläggande och högre nivåerna) och till vem de kan vända sig i händelse av problem.

Dessutom, om de behöver stöd från en person från en annan avdelning, kan de själva kontrollera i org-schemat vem som är ansvarig för ett visst område och vara säkra (i de flesta fall) på att de har hänvisat frågan till rätt person. På detta sätt hjälper tydligt definierade kommunikations- och ansvarslinjer till att undvika förvirring och arbetsstopp. Samtidigt gör den beskrivna grafiska visualiseringen det också möjligt att identifiera områden där det finns luckor eller för mycket arbetsbelastning, vilket möjliggör en mer effektiv fördelning av aktiviteter.

Org-schema – sammanfattning

Med tanke på de fördelar som nämnts ovan kan vi med säkerhet säga att det skulle vara en skrämmande och extremt svår uppgift att leda ett företag, en institution eller en annan enhet utan ett org-schema. Kommunikationen skulle bli mer utdragen, besluten skulle vara mindre genomtänkta (på grund av bristen på fullständig kunskap om den interna strukturen och relationerna), och resurser skulle användas på ett icke-optimerat sätt.

Ett org-schema underlättar ledningen, samtidigt som det möjliggör en förståelse för företaget eller institutionen som helhet och identifierar områden där förbättringar och förändringar kan genomföras för vidare tillväxt och framgång. Således bör varje företag och institution – även ett litet – ta hand om att skapa ett korrekt och (avgörande) aktuellt org-schema.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.