Hur kan chefer effektivt hantera förväntningar?

Hur kan chefer effektivt hantera förväntningar hos sina distansanställda? Anställda som arbetar inom olika branscher välkomnade möjligheten att arbeta på distans – det gör att de kan spara tid som tidigare spenderades på pendling (och ofta stå i trafikstockningar eller hantera förseningar med kollektivtrafiken), fokusera på arbetet utan distraktioner i form av kontorskollegor, eller utföra sina uppgifter var som helst enligt individuella behov och planer. Chefer ser också fördelarna – de flesta studier visar att produktiviteten hos distansarbetare är densamma eller ibland till och med högre än hos kontorsarbetare. Men att övervaka ett distansteam utgör utan tvekan en utmaning och kräver andra samarbetsregler.

Hur kan chefer effektivt hantera förväntningar – innehållsförteckning:

1. Ta det första steget – sätt reglerna för samarbetet
2. Börja från dag ett – onboardingprocessen
3. Satsa på effektiv kommunikation
4. Kommunicera förväntningar hos distansarbetare – sammanfattning

Rätt distanssamarbete kommer från ett åtagande från båda parter och är resultatet av väletablerad och tydlig kommunikation. Det underlättar att upprätthålla goda relationer med distansarbetare. Idag kommer du att se våra tips om hur man samtalar med distansarbetare för att utarbeta din kommunikationsstrategi som förmedlar ditt budskap och skapar rätt arbetsvillkor.

Ta det första steget – sätt reglerna för samarbetet

Vilka timmar ska distansarbetare vara på tjänst? Hur ska de rapportera om sin prestation? Hur ofta kommer feedbackmötena som sammanfattar framstegen att äga rum?

Dessa är bara toppen av isberget av frågor som ställs till alla chefer som är engagerade i att implementera effektiv distanssamarbete. Att ta detta steg kräver att man förstår vilka utmaningar som finns med att utföra uppgifter på distans (inklusive problemet med korrekt tidsplanering, nedbrytning av principerna för balans mellan arbete och privatliv, lätt distraktion, kommunikationssvårigheter, utrustning som inte fungerar som den ska, eller brist på interpersonell kontakt), samt att hitta sätt att mildra dem genom att ge anställda den bästa miljön för att utföra sina uppgifter hemifrån.

Förutom principerna för distanssamarbete är det också värt att välja att gemensamt sätta de mål som en person förväntas uppnå under en viss period (KPI:er). Detta är det enklaste sättet att kommunicera dina förväntningar samtidigt som du säkerställer produktiviteten hos den anställde, som kommer att sträva efter att uppnå dem och hålla ett oberoende öga på var hans arbete befinner sig för tillfället. Sådana mål bör sättas för varje anställd, eftersom de hjälper till att hålla dem motiverade att arbeta.

Börja från dag ett – onboardingprocessen

Att korrekt genomföra onboardingprocessen, det vill säga att introducera de nya anställda till företaget och deras uppgifter, är avgörande både för att få dem att känna sig bekväma i organisationen och för att de ska bli bekanta med de regler som ska följas och förväntningarna som ska uppfyllas. Därför bör du ha dessa frågor genomtänkta och nedskrivna innan det första mötet (i linje med den föregående punkten) för att göra allt klart för dem och säkerställa att de inser sitt kravområde. Det är värt för den anställde att se att de beskrivna samarbetesriktlinjerna gäller för alla teammedlemmar om de följs – vilket underlättar processen att acceptera dem och vänja sig vid hur saker och ting fungerar.

Om dina befintliga och inte nyanställda medarbetare byter till distansarbete kan du fortfarande besluta att genomföra en slags onboardingprocess – att arrangera ett möte och tydligt förklara hur det befintliga samarbetet kommer att förändras och vad som förväntas av var och en är mycket rekommenderat. Personer som arbetar på distans måste inse sådana frågor eftersom många arbetsgivare fortfarande betraktar distansarbete som en förmån (och inte som ett effektivt sätt att utföra sina dagliga uppgifter), vilket innebär att vissa ytterligare ansvar eller begränsningar åläggs deras anställda.

Satsa på effektiv kommunikation

En av de största utmaningarna med att arbeta på distans är utan tvekan att implementera effektiv kommunikation mellan individer – många anställda anger att det är detta område som de finner mest problematiskt, eftersom det hindrar dem från att utföra sina uppgifter. Trots allt kommer distansdialoger aldrig att ersätta ansikte-mot-ansikte-samtal och kommer inte att tillåta dig att få feedback lika snabbt som när du är i samma rum eller byggnad (eftersom, till exempel, en person just är i ett möte, missar en avisering, visar och glömmer att svara, osv.).

Men du kan underlätta processen genom att ge anställda information om de kommunikationsverktyg som företaget använder och kommunikationsreglerna, samt dela upp ärenden i till exempel brådskande och icke-brådskande. Detaljerade riktlinjer för att skicka påminnelser inom området frågor som redan ställts eller saker som vidarebefordrats för granskning kan också vara till hjälp.

Hantera förväntningar hos distansarbetare – sammanfattning

Korrekt kommunikation av chefens förväntningar på hur man arbetar och prestationen hos varje anställd är grunden för effektiv distanssamarbete. Av den anledningen är det så avgörande att du förbereder en beskrivning av tydliga riktlinjer som varje teammedlem kommer att ha tillgång till och veta hur man följer.

Men du måste komma ihåg att ditt jobb som chef inte slutar där. För att du ska kunna svara på dina förväntningar i praktiken måste du ta hand om schemalagda regelbundna teammöten (som också fokuserar på integration, som en del av att återknyta personliga kontakter), ge teknisk support vid problem samt hjälpa till att organisera arbetet och se till att det finns en bra balans mellan arbete och privatliv. När du kombinerar alla dessa element kommer du säkert att hantera ett distansteam professionellt.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av bin på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.